档案立卷管理系统的设计

文/ 凌源市人力资源和社会保障局　李士旺

【摘要】档案管理是否完善是衡量一个企业管理水平高低的评价标准之一，特别是档案的信息化管理程度高低更是衡量企业管理水平是否先进的一个关键指标。因而本文对档案管理系统进行了可行性分析和设计。

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关键词 档案；立卷管理；档案管理

在当前己进入云计算信息处理时代，计算机、网络的应用已渗入到工作、生活的每一个角落，信息化早己不再是虚无飘渺的词汇了，而是成为一种实实在在地应用到工作中的管理方式和手段。计算机和网络技术的飞速发展，使得档案的信息化管理功能变得越来越强大，越来越易于实现。

一、系统目标

这一系统的研发主要为了解决某单位档案管理高新技术应用和信息化处理方面存在的主要问题，依据本单位档案管理工作现状，主要目的就是为了提高系统部层级的二级机构档案管理工作信息化程度，在保证档案资料安全的基础上，提高档案管理工作效率和档案利用率，进一步减轻档案管理工作人员的工作。当前严重缺少专职档案管理人员，负责一部分一级档案管理部门的档案管理工作，承担必要的一级档案管理部门的档案流通利用压力，对一级档案管理部门当前缺少的电子档案数据给予有效的补充，使档案管理工作与当前档案资料载体多样性变化相适应，逐步实现档案管理工作科技化、网络化和高效化。

二、系统可行性分析

（一）管理层面的可行性分析。档案管理工作长期以来没有得到有关人员的重视，在管理改革中没有对其给予充分的关注。几十年来，随着单位的不断发展，规模越来越大，业务逐步增多，档案的数量和种类也越来越繁琐，但设置的专业管理人员并没有增多，仍然应用过去的档案管理工作模式和管理手段，档案管理工作没有实现改革。在此期间虽然也增添了计算机等专用设备和网络环境，但由于应用的系统过于陈旧，操作过于繁琐，存在大量的虚设功能，不能满足单位管理政策与档案管理工作的要求，导致本单位的档案管理科技化程度没有得到明显提高。所以，为了迅速提高本单位档案管理工作质量，使档案发挥应有的作用，提高档案利用处理效率，随着当前信息化程度的快速发展，实行档案管理信息化得到了人们的普遍关注，同时也是实现档案载体电子化的必要手段。

（二）技术层面的可行性分析。硬件设施方面，单位的网络体系在多年运行的基础上已经发展完善，具有较高的安全性能，单位对此也进行了严格管理及维护，达到了较高的计算机终端普及率和联网率，单位二级机构兼职档案员全部配备有计算机，在设施方面保障了档案管理系统的稳定运行。人员素质方面，在过去较长时期内，人们都认为档案管理工作没有技术含量，因此人员素质没有得到有关方面的重视。当前存在的主要问题就是人员年龄结构过大，素质不高，但随着引进大量的兼职档案员，有力改善了这一现状。由于单位多年实行信息化管理，当前应用的OA 系统得到了迅速普及，人们普遍具备办公所需的计算机操作技能，兼职档案员本身所具备的计算机操作能力完全可以胜任当前的档案管理工作，并且实现了短时间内的推广应用，不用再对这些人员进行计算机操作技能培训，在操作技术上保证了档案管理工作的稳定发展。

（三）系统功能需求。本系统主要提供二级档案管理机构兼职档案员在完成档案管理工作各项职能要求时所需要的操作功能，是针对提升基层档案管理工作质量和效率而进行的设计，从安全性、实用性、高效性和可操作性等方面着手，进行各项功能设计，主要包括了用户登入登出、系统管理、档案立卷、档案查阅、档案打印、档案备份等各项功能模块。按照档案管理工作的实际要求，细化为用户登入、安全登出、用户管理、数据统计、档案录入、档案修改、立卷标准录入、立卷审核、多种形式档案查阅管理、外借及归还管理、各种档案管理资料的打印输出及档案的备份和还原等功能。

本系统在单位办公网络平台下运行，采用B/S( 浏览器/ 服务器) 模式架构，在二级机构系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。系统使用者利用个人办公终端使用浏览器实现系统的使用和各项操作。系统工作时，首先由档案管理员输入用户信息和部门信息，确定可使用系统的人员及用户的初始登录密码;然后兼职档案员按照档案归档时限的要求和立卷规范输入档案信息内容，并根据各类档案的公开性要求确定档案是否对借阅人网上开放，在立卷过程中通过系统进行档案的分类、案卷的形成、档案目录、卷内目录等各项档案资料的生成。立卷完成后由档案管理员进行立卷审核，审核完毕即可进行网上查阅并进行实物案卷移交；借阅人此时可进行档案资料的查阅，系统生成各种查阅记录; 最后档案管理员可通过系统提供的数据统计功能对档案的数量、分类及利用记录等进行汇总统计，可通过系统对档案数据进行多格式兼容性备份( 如WORD、EXCEL 等格式) 和还原，有效地提高了档案资料的利用价值，保障了系统数据的安全性，在系统工作的某些环节中，按照功能所需提供对应的打印、下载等操作。

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参考文献：

[1] 施丽虹. 小议档案立卷[J]. 山西档案，2010(S1)

[2] 耿长秋. 浅谈科技档案立卷与归档操作规范的建立[J].中国药事，2010(06)