如何协助领导做好时间效能管理

文/ 西部矿业股份有限公司锡铁山分公司　童红辉

【摘要】本文借助快速交通系统的构建思维模式，提出了协助领导做好时间效能管理的思路，达到有序高效的目的。

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关键词 快速交通；规则；统筹规划；时间快速通道

在国内一线城市往往设置有快速交通系统，其运行非常高效。快速交通系统的构建思维模式对于做好时间管理有着很好的借鉴意义，下面以广州市的公交BRT 为例进行说明。2010 年，广州市政府为了改善交通状况迎接亚运会、亚残会，在原来交通拥挤的路段修建了BRT 快速线，交通状况改善很多。BRT 就是为公交专门修建的路线，其它车辆不能进入BRT 线路行驶。BRT线路设置在道路的最中间，兼顾了双向乘车的需要。为了使公众能够方便搭乘公交车，BRT 站台修建得比较长，分设了多个乘车点，使乘车变得有序高效。天桥将道路两侧的人行道与站台相连，既解决了公交车站台的问题，又解决了行人过马路的问题，一举两得。机动车道、自行车道和人行道，相互分离。构建这样高效便捷的交通系统的思维模式，对于从事企业行政办公工作的人员协助领导做好时间效能管理非常具有借鉴意义。企业的领导们工作非常多，时间非常珍贵，作为企业的行政工作人员，协助领导做好时间效能管理是一项必须具备的基本功。

首先，领导们的时间是容易被打断的，特别是企业一把手。当领导在做重要工作时，下属随时进来找领导汇报请示工作、签批报销都是非常常见的事情。这时领导手头的重要工作就被迫中断，等听完汇报、签完字后，又要重理思路，导致工作效率低下。如果我们把领导的工作比喻成公路上行驶的汽车，如果这汽车是行驶在没有天桥、没有地下通道的公路，这时如果行人不遵守交通规则，不时有人横穿公路，车辆就不得不放慢速度或是停下来。如何尽量让领导的时间不被打断，需要建立像交通系统一样相应的规则：不能随意横穿马路，只能走人行横道且绿灯时方可通行。这样就在允许的时间里集中时间使行人通过，减少随意打断。行政工作人员在为领导安排工作日程时，可以这样来考虑：把需要找领导签字、汇报工作的时间尽量集中起来。例如公司可以规定领导出差回来后第一天全部用来听取下属的汇报请示，办理员工报销签字等事宜，第二天用来召开相关会议，了解公司的一些近况，传达公司的意图或进行工作安排、部署。

第二，要协助领导很好地规划工作日程。如果一个领导总是将自己的时间处于一种没有规划的状态，那只能是被各种没有规律的事件所充斥。所以企业的行政工作人员应该协助领导对工作日程进行规划，界定清工作的紧急程度与重要程度，既要将当前紧急而重要的工作做好，还要把重要但不紧急的工作作为日常工作的重点。套用时间管理的721 原则，就是要把70%的时间精力处理好紧急的、当前的各项工作；用20% 的时间精力处理好重要但不紧急的工作；用10% 的时间精力来处理一些其它的工作。如果我们把紧急事件比喻成道路上的障碍物，驾驶员在行驶过程中就会要不断调整行驶方向、速度。作为一位领导，如果能每天花一定的时间用于重要但不紧急的工作上，重要而紧急的工作就会越来越少，在工作时往往可以从容不迫。此时领导的工作状态如同行驶在无障碍物的平稳道路上。交通道路上常有提前提醒的各类标识，驾驶员会根据提示信息做好预判。领导的工作日程中，也会有一些工作日程需要提前沟通，方可在正式处理时从容不迫。特别是对于上级领导、重要客人等关键人物来访，行政工作人员应该提前跟领导沟通，做好相关的准备与日程安排，以免因准备不充分而影响领导的形象与工作效率。

第三，一个公司要提高效率，也需要建立各行其道的时间区域规划，也就是各部门的时间要统筹规划，步调一致。如一个公司可以规定，在公司的调度会开完后，下属部门的会议可以规定在同一时间召开。还有内部检查工作、业务培训、安全学习等时间都可以进行统一规定，这样互相工作不会受到影响。如此可以避免同一个公司内部A 部门的人到B 部门办事，结果B部门的人在开会或在培训的情形。相同的时间规划有利于同一个公司内部有交叉工作时提高效率。

第四，搭建类似于天桥或地下通道的时间快捷通道，可以进一步帮助领导提高工作效率。在时间管理上，我们可以借助高科技的手段来实现这些功能，也可以通过一些职能部门来完成这些功能。如领导工作非常繁忙，需要向领导汇报请示工作或需要领导签批的事情又很多，大家排着队都在等领导，往往浪费了很多的时间。这些时间如果用来工作，是可以创造一定效益的。我们可以将汇报请示事项形成文字材料或写成提案提交行政工作部门，由行政工作部门整理好之后，送到领导的办公室，由领导在合适的时间进行处理或批示，这样既不会随意打断领导的工作，汇报请示人员也可以节省很多等候的时间。现在很多企业都已经应用了办公自动化系统，行政工作人员可以充分利用办公自动化系统，将日常工作流程化，提高领导的工作效率与企业的运行速度。不管是请示、汇报，还是合同审批、生产计划、资金计划、日常报销等都可以在系统中实现领导批示的功能，这就相当于是架设了一个将领导与下属工作信息高效沟通的通道。

第五，协助领导减少无效的工作。领导的工作非常繁杂，各种资料、材料也是纷繁复杂。有时领导要找一个重要的资料，却往往找不到放在哪里了，在找资料上浪费了许多时间。作为公司的行政工作人员，要帮助领导建立资料分类整理、归档存放的习惯。将同一类资料整理后归入文件夹或档案盒，标识清楚，做好目录，对新加入的资料及时添加目录。这样领导使用时就可以方便地找到相应的资料。有些会议因参会人员事先对会议内容没有做好充分的准备，往往非常浪费时间，导致会议效率不高。如果行政工作人员在征求领导的同意后，在保密性允许的情况下，将会议的议题及相关提案提前发给参会人员，参会人员就能根据自己的专业进行针对性的准备，这样在会上就会减少很多无效的讨论，做到有的放矢，会议效率就会提高很多。有序和充分准备可以有效地减少领导的无效工作时间，提高领导的时间效能。

时间效能管理是一门学问，也是一门艺术，更是一种组织能力。秩序创造效益，管理创造效益。以上是本人在工作中经常会运用到的帮助领导提高时间效能的一些方法，与大家一起分享。如何将交通系统构建的思维模式用于时间效能管理，可能还会有很多的创新思维，将在以后的工作中逐步进行探索。