浅谈办公自动化系统对系部秘书工作的积极作用

文/ 东莞职业技术学院　宋柳萍

【摘要】办公自动化成了高校秘书工作发展的必然趋势。本文以自身所处系部秘书岗位为出发点，论述办公自动化系统对系部行政秘书工作产生的积极作用。

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关键词 办公自动化系统， 系部秘书， 计算机，文件

一、办公自动化对系部行政秘书工作的重要性

在高校行政管理中，系部行政秘书是下属教学部门与学院行政职能岗位，是与各领导层联系的纽带，负责系部与各部门工作互通，是各项工作的重要枢纽，负责部门上传下达的工作。同时，系部行政秘书的工作还兼具综合性、时效性、繁杂性等特点。高校行政管理中采用OA 办公系统，可以本着把单位日常办公管理系统化、规范化、标准化、科学化的原则，将领导层、相关职能部门及下属各教学系部利用互联网相联，实现公文、通知、公告、请示的上传下达，实现基层数据的采集与汇总，形成一个涵盖数据采集、信息保存、信息处理、传输控制的信息行政管理系统。

综上所述，办公自动化系统涵盖面广，实用率高，办公速度快等特点能够极大限度地提升行政秘书的工作速度，保证工作质量，无疑是提高工作效率的重要及有效手段。

二、办公自行化系统对系部行政秘书工作的积极作用

（一）节约成本、节省时间、提高工作效率。传递、办理公文、撰写各项文书是系部行政秘书的常规工作。秘书撰写各类文书通常需要经过多次斟酌、删减等修改程序才能定稿发出，根据传统的秘书工作，文件在反复的过程中必定需要消耗大量时间，大量纸张笔墨，不可避免地造成了资源浪费；同时，按照传统的秘书工作，公文的办理也需要秘书人员手动将各类文件分类，整理，编排时间顺序，按照急缓程度传到不同领导处查阅审批，在公文的传递过程中，即使秘书人员如何抓紧时间传送文件，中间都会出现由于程序复杂而消耗时间，如出现同一文件需要经过多个领导审批，这种滞慢的情况更加不可避免，甚至可能出现领导尚未审批完成文件已经过期的情况。同时在公文办理中，也可通过计算机将文件扫描传送到相应领导的计算机中待其查阅审批，即使领导不在办公室，也可通过计算机网络系统办公，并且可在系统上查看领导批阅情况，方便行政秘书在领导出差时能够严格按照领导审批文件，传达文件精神，下达文件任务，真正地实现无纸化、网络化、个性化办公，确保各项工作按时按量完成，节省时间，节约资源，提高工作效率。

（二）提高文件归档的系统性、科学性，方便查阅。系部行政秘书负责系部上传下达的重要工作，也负责本部门相关文件的归档整理工作。办公自动化系统的出现，行政秘书人员可通过办公系统及互联网，接收各部门传送的公文并可在计算机中建立相关文件夹，将公文文件按照类别、重要等级等情况以电子文件的形式归档存储于计算机磁盘中。秘书也可根据实际的工作需要，打印复印相关的纸质材料归档，避免传统的档案管理需要众多文件柜储存大量纸质材料的问题，大大节省了档案归档的时间及空间。系部领导、系部人员在工作过程中，经常会出现需要用到多种不同类型的文件，甚至是多年前的文件。通过办公自动化系统，秘书避免了传统纸质资料查阅工作的麻烦，计算机搜索功能使秘书人员可以在最短的时间内提供相关文件，保证各项工作及时顺利地开展。

（三）增强系部秘书与各工作人员的协同合作。系部行政秘书工作属于学院行政管理工作的基层管理，所有的材料数据的收集汇总，通过不同领导审批，甚至可能出现同一份文件需要递交多个部门审批存档的情况。利用办公自动化系统，秘书人员可以同时给多个部门多个工作人员及时准确地发送各种办理文件，实现各项工作同时进行。利用自动化系统，各部门人员也可随时查阅文件的办理进度、办理情况，做到实时工作跟踪，节省大量的工作时间、人力及物力。工作过程中，行政秘书也可将材料及数据的收集工作利用电子文档的形式统一发送、收集、整理。这就可以最大限度地避免系部在岗教师由于上课等原因不能及时上交材料的情况，确保工作按时按量完成。

（四）有利于促进秘书人员业务素质水平。办公自动化系统在方便秘书人员工作、提高办公效率的同时也对秘书人员的综合业务素质水平提出了较高的要求。办公自动化系统是以计算机为中心，利用先进的互联网技术及一系列的先进设备形成的办公系统，要求秘书人员不仅仅需要具备秘书的专业知识及能力，还要求秘书人员必须懂得相关的计算机及其他办公设备例如一体复印机、传真机、扫描机等相关先进设备的运用知识。所以，为了适应办公自动化的发展需求，秘书人员必须提高自己的专业技能及先进设备的运用能力。由于系部处理的办公文件及相关数据均为教学一线数据材料，相对而言更加零散繁杂，所以系部行政秘书更应该掌握好办公自动化系统的运用技能，提高工作效率，才能更好地服务一线教学部门，为整个学院的行政管理奠定好基础。

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参考文献：

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