电子档案在事业单位档案中的重要作用

文/ 吉林省高速公路管理局长春管理分局　丁亚楠

【摘要】本文对档案在事业单位中的重要作用进行研究，希望能对我国事业单位的档案管理工作提供帮助。

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关键词 电子档案；事业单位；档案管理；重要作用

随着电子计算机网络技术的不断更新，在我国事业单位的档案管理中，电子档案管理已经逐渐取代了纸质档案的管理模式，并且逐渐居于主要的地位，可以说，这是对我国事业单位档案管理工作的一次变革，它以自动化的办公方式取代了纯手工的办公方式，提高了档案管理人员的办公效率，但是，任何事物在发展的过程中，都会存在一定的问题，这就需要我们进行不断的探索，寻找出改善问题的方式与方法，只有这样，才能更好地使得电子档案发挥其在档案管理中的有效作用。

一、电子档案管理概述

目前，在大多数事业单位档案管理的工作中，基本运用了电子档案的管理方式，使得自动化办公有了充分的发展空间，大大提高了工作人员的工作效率。在电子档案管理工作中，工作人员只需要将档案的信息输入到计算机的系统之中，计算机便会将这些信息进行编排，形成电子文件，然后再通过电子计算机后台的运作，将这些文件进行统一的处理。这样不仅仅方便了工作人员的档案管理工作，同时也为用户的档案查询带来了一定的便利。这样有利于事业单位各部门的协调发展，促进我国事业单位的稳定发展。

二、电子档案管理的优势

在传统的电子档案管理工作中，事业单位的工作人员主要是以手工抄写的方式来进行档案的管理与编排工作，这种工作方式的效率极其低下，工作量浩大，而且这项工作又比较繁琐，所以，比较浪费时间。同时，纸质的档案还不容易保存，会随着时间的变化而受到不同程度的损坏。因此，为了提高事业单位工作人员的工作效率，将计算机网络和信息技术相结合运用到事业单位的档案管理工作中，形成自动化的电子档案管理模式，提高了工作人员的工作效率，同时也提高了事业单位对档案信息的有效利用，体现了它独特的优势。

（一）高效、快捷。在事业单位的电子档案管理工作中，利用先进的计算机管理技术，在很大程度上为电子档案的归档工作提供了快捷的管理手段，为信息的利用提供了快速的途径，免除了传统的手工档案管理中立卷归档、检索查找的困难，达到减轻档案管理工作人员工作量的目的，提高了档案归档的质量和检索的速度，使得档案管理工作不再变得繁琐与枯燥。另外，由于电子档案实现了档案的随机管理，这就把集中的立卷工作变为了随时整理立卷的工作，提高了立卷管理的水平，可以实现档案随时归档的目的。由此不难看出，高效与快捷是电子档案管理的突出优势。

（二）及时补漏增缺。在传统的档案管理工作中，如果一旦出现档案相关的文件收集不齐的情况，要想进行补漏增缺，就一定要拆卷重做。而在电子档案管理的工作中，如果出现类似的状况，只要将档案检索出来，就可以随时进行补漏增缺的工作了，这在很大程度上提高了事业单位工作人员的工作效率，使得他们有更多的时间去对其他的工作进行改善，不断提高事业单位档案管理的工作质量。

（三）提高档案的利用效率。电子档案的管理提高了档案管理的工作质量，而档案管理工作的本质就是在于利用。传统的文书立卷工作是人为的，是工作人员根据自己的理解来进行的操作，具有一定的主观性，对立卷工作的标准上很难实现统一，就会影响立卷的质量，为以后工作人员对档案的利用工作带来了极大的不便。而电子档案管理的实施，就使得这些问题迎刃而解，使得档案管理工作人员从繁琐的工作中解脱出来，使他们有更多的时间进行档案其他工作的研究，进而提高了文书档案在档案管理中的工作效率，为用户提供了更优质的服务，大大提高了档案的使用效率。

三、电子档案管理在事业单位档案管理中的重要作用

（一）强化了广大档案管理人员的档案意识。很多工作人员对自己的档案根本就不重视，所以，不能使他们的档案被很好地利用以及保护。而电子档案出现之后，由于它快捷，便于操作，实现了员工对自己的档案管理的实践，事业单位提高了对档案的利用率，这就使得员工认识到档案对他们自身发展的重要性，进而强化了他们的档案意识。

（二）充分认识电子计算机管理档案工作的重要性。可以说，电子档案管理在很大程度上使得事业单位档案管理工作的质量得到了不断的提高，尤其是在文件的管理上，运用电子计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辨认到期应销毁的文件和档案的归档利用工作，使得事业单位中从事档案管理的工作人员，充分认识到电子档案管理的重要性，进而促进了事业单位的档案管理工作顺利地进行，提高了档案管理的质量。

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