十堰市科技档案信息资源开发与利用研究

文/ 十堰市科技情报研究所　姚欣

【摘要】本文结合工作实际，论述了十堰市科技档案信息资源开发利用存在的问题及解决方案。

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关键词 十堰市；科技档案；信息资源；开发利用；研究加强十堰科技档案的收集与管理，充分开发和利用科技档案宝贵资源，是促进十堰科技进步与科技成果转化，提升科技创新能力的重要手段，对提高十堰科技事业发展水平和加快国民经济发展进程具有十分重要的意义。

一、科技档案信息资源开发利用研究背景及意义

随着国家研发经费的不断增加，科技部门申请获得资助的项目和科研成果也随之增加，形成的科技档案数量呈逐年上升态势。而科技档案形成后，只能在短期内实现其利用价值。因此，对科技档案信息资源进行合理开发，最大限度地挖掘科技档案的价值，已成为科技事业发展的必然趋势。

二、开发利用科技档案信息资源的内容和方法

（一）加强科技档案的收集、归档和优化工作，保证科技档案的齐全、完整和准确。首先要提高科技工作者重视档案的意识，注重科技文件和材料的保存和积累，其次要通过制定相关管理办法来健全和完善归档制度，并在实践过程中不断修正完善。

（二）加强科技档案的整编和管理工作，形成系统化、规范化、信息化的档案管理体系。档案的整理工作是科技档案管理工作的中心环节。在整理过程中，应严格按照湖北省档案管理标准进行整理，对各类科技信息进一步加工，建立科学全面、高效实用的档案检索系统，利用计算机档案管理系统完成全文的电子归档，进而提高科技档案利用率，提升使用者工作效率。

（三）加强科技档案鉴定和保护工作，增强科技信息使用率和服务性。为了使档案得到更好地保存，应尽量减少对档案原件的使用频率。另外，加强对档案的编研工作也是做好档案保护工作的一项重要举措。使用者可以直接利用科技信息和数据档案编研成果，节省了亲自去查找原件的时间，减少对原件查阅的次数。

三、科技档案信息资源开发利用现状及存在的问题

科技档案的开发利用是科技档案工作的最终目标。十堰市科技局现有科技档案1034 卷，目前仍处于“稳妥保管”的状态之中，重管轻用现象依然存在，档案利用效率极低。同时，档案涉及内容不全面，电子档案数量较少，缺乏档案信息资源共享交流平台等因素严重制约着科技档案信息资源开发利用工作。

（一）科技档案的收集整理不够全面完整。从目前我市科技档案存储状况来看，只收集整理了科技成果、科技计划等相关资料，而作为涵盖科技领域内的各类专利技术、科技人才、高新技术企业、产品等科技含量较高的资料内容还没有系统地加以归整，编目到科技档案之中，急待整编完善、分类归档。

（二）科技档案数字化管理尚未实现。虽然建立了数字化档案管理系统，但由于人力、物力及经费等因素限制，案卷目录及文件资料入机率较低，全文扫描工作尚未完成，通过档案管理系统进行查阅科技档案的难度较大。

（三）科技档案共享交流平台尚未搭建。在科技计划管理层，各类科技计划形成的科技档案处于分散保管中，未形成数字化，没有统一的科技计划项目数据库。省科技厅虽然建立了科技计划申报系统，但缺乏过程管理及结题管理系统，导致科技档案数字网络化系统很难建立。

四、加强科技档案信息资源开发利用的建议

（一）采取多种形式广泛宣传档案工作，为开发利用科技档案信息资源开辟渠道。必须在做好日常工作的同时，加大宣传力度，将我们所保管科技档案的范围、类别以及我们为社会提供服务的种类告知广大群众，增加人们对科技档案的了解。如举办科技成果展览、出版科技成果和专利技术刊物、编写档案利用效果选编、在相关网站发布档案信息等，不断扩大科技档案信息的影响力，促进和指导人们更加充分而有效地利用科技档案信息。

（二）运用现代化手段进行档案信息开发，逐步实现档案信息化管理。要在短时间内为科技档案信息开发利用工作配备相关设备，加强电子计算机终端网络的应用，为科技档案信息开发创造条件。科技管理部门应把工作重点从收藏转移到开发利用上来，把发挥科技档案中蕴藏的有利价值的信息资源作为科技档案工作的职责，建立完善的科技计划管理系统，建立一站式科技档案信息数据库，实现科技档案的收集和管理向数字化、网络化方向发展，及时向公众提供便捷的检索和存取服务，满足不同人群的科技需求。

（三）大力开展科技档案编研工作，以多种形式服务大众。科技档案工作者要坚持以利用为中心，通过对库藏的各种形式的科技档案信息进行分析、筛选、整序和加工，编辑成文件汇集、专题汇编、史料选编、科技年鉴、大事记等参考资料，形成编研成果或编辑出版档案史料，内部或公开出版发行，实现同一事物的多种表现形式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给读者。

（四）提高科技档案人员素质，确保科技信息资源开发利用显成效。科技档案工作人员不但要掌握系统的档案专业知识，还必须具备一定的现代科技知识和相关学科知识，具备较强的信息捕捉能力，能从纷繁复杂的科技档案资料中提炼出有价值的信息，并及时地传递到科研中去。同时要熟练操作计算机，懂得网络知识，灵活使用科技档案管理软件，掌握数据录入、数据库管理等现代化技术和手段，这样才能成为具有较高管理能力、服务水平和创新意识的复合型人才，适应科技档案信息开发利用工作的需要。