国企基层单位秘书撰写工作报告实战经验

文/ 国网冀北电力有限公司物资分公司（华北电力物资总公司） 井雅

【摘要】本文参考秘书学理论知识，结合自身工作经验，由繁入简、举重若轻的详细介绍了部署性工作会议讲话各部分的写作方法，希望能给新手秘书或者希望进入秘书行列的同志们一点启发，加快公文写作的入门速度，进一步提升公文写作水平。

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关键词 秘书；公文写作；工作报告；实例

国企主要负责人每年的部署性讲话即总经理工作报告，是向职工代表大会汇报全年工作的重要形式，意义重大。办公室的工作急、多、细、杂，只有优秀的秘书，才会被赋予为领导写讲话稿的重任，被赋予这项任务也代表着领导对秘书的高度信任和对秘书个人能力、政治觉悟、综合素质的认可。笔者在这篇文章中用自身写作经验告诉大家，公文写作也是一项事务性工作，不论是工科生、文科生，不论有没有文学写作基础，只要肯学习、下苦功，研究公文写作的模式化思维，都可以成长为一名合格的文字秘书，写好年度工作报告。

部署性工作报告的写作，各类公文写作书籍都有详细介绍，通常来说，领导讲话大多是三段论，即表扬成绩、发现问题、提出措施。结构上，每年度工作报告的正文由开头、主体和结尾三部分组成，而基层国企年度工作报告的主体由本年度总结、形势分析和下一年度工作要求三部分组成。在文章整体层次构建时要充分理解，本年度计划是本年度总结的前提和依据，本年度总结是本年度计划的检验和结果，同时对本年度计划完成情况作出判断和分析，从而提出下一年度计划的目标、任务和措施。总结和计划是沿着计划—实践—总结—再计划—再实践的螺旋式道路前进的。

一、“巧妇难为无米之炊”

写公文重在积累，平时看得多、听得多，写东西的时候就不怕没话可说，就能做到心中有数。写材料前，首先要收集业务材料，包括每个周、月度例会各部门的汇报材料；各部门的总结和工作计划、业务调研报告、总经理在各个会议上原汁原味的讲话等，多参会、多听会、长跑文书室，都是获得各类信息的好途径，好多东西都是在正式材料上看不到的内容。因为当你慢慢掌握了公文写作的基本方法后，你就会发现，真正制约公文质量提升的最大障碍就是内容匮乏。多多掌握这些第一手业务资讯，对于写作是十分重要的。

二、列提纲是成文的最关键一步

不管写什么材料，列提纲都是非常重要的步骤，就算是很熟悉的题材，素材很成熟、时间很紧张等任何情况下都不要省略，列出一个成熟、经过推敲的提纲（包括题目、标题、层次、内容），而且列的越详细越好，至少要到三级目录。

第一步，照着工作报告的通用结构列一、二级标题，将所有总结、形势和问题分析、计划的大块内容都罗列出来，力求全面。第二步，是对已经罗列出来的大块结构尽可能细致地列出三级标题，修改小标题的文字，以达到明确段落层次的效果。

内容上，可以参考往年工作报告的三级标题，再加上今年新的工作。第三步，是明确三级标题下想表达的内容。这一步要求对所有手中的素材和材料进行归类。特别是形势分析部分，如果拿不准每段的标题，至少把平时积累的领导思路罗列出来。

这一步如果觉得写不完整或者全面，需要将收集的材料再粗略地过一遍，或者和办公室其他写作人员一起讨论，查漏补缺。第四步，检查审视这些标题之间逻辑关系、整体层次是否清楚，比如总结部分或计划部分的第二级标题结构要保持一致；第三级标题要内容明确，层次一致；标题与内容之间是否匹配，是否有题目太大内容过细或者文不对题的情况；最后一步，就是将一个完整的提纲提交办公室主任或者总经理进行沟通，反复修改调整，直到确定最终的结构和大致内容。当提纲没有问题之后，整个文章就完成50% 了，剩下来的工作就是充实完善了。

三、正文写作五大要点

（一）开头部分要“简”。概述要讲的内容要点或者讲话的缘由，如贯彻上级单位的要求等，起到导入话题的作用。

（二）概括成绩要“实”。一是内容上“全”，要涵盖“所有”部门、主要业务，必须保证材料准确无误，特别要归纳所有的亮点性工作或者奖励，发挥好每年一度的工作报告对各部门的鼓励作用。二是结构上“新”，要充分研究素材规律，切忌面面俱到，没有特色，特别是根据每年上级单位的年度总要求，如“经营管理年”“电网建设年”，调整往年总结的顺序、重点、详略，总结出新意。三是形式上“齐”，总结部分工作杂、内容多，要特别注意结构严谨、层次清晰、条理清晰、逻辑严密。

（三）分析问题要“透”。工作报告的第二部分是为了分析形势、指出问题、总结经验教训，部署新的工作主线，确保工作任务的落实和目标的实现。这几句话说起来容易做起来难，是整个报告中最核心的部分，就是常说的“干货”，也是最能体现总经理思维深度和工作主线的部分。就笔者自身的经验来说，公司的工作总结和下年度工作计划，虽然会随着每届总经理的习惯和上级单位的年度重点而有所调整，但业务内容已经烂熟于心，列出提纲，填充素材后只需调整位置、精炼语言即可。

每次的报告修改过程中，内容和形式调整最大的就是形势分析。

如果将写工作报告比喻为打一套拳，总结和计划部分如果分别需要用4 成和6 成功力，那形势分析就必须用10 成功力，甚至超水平发挥了。1. 一定的业务积累，是提升报告深度的必备条件。

和别的部分一样，收集素材是形势分析部分的前提，为了保证形势分析部分的架构是完整的一个理论脉络，建议秘书先梳理出形势分析部分的提纲，再去引导各部门对提纲架构下本部门业务形势、问题和改进措施的思考，用各部门素材来充实秘书的理论脉络。2. 勤于思考的习惯、善于思考的能力，是写好形势分析的前提。形势分析的结构、层次、内容千变万化，但都是为了说明有了问题、面临新的形势后，我们要怎么做，起着性质定调、理论导引的作用，这就要求秘书有理论水平、政策水平和思想水平。3. 形势分析部分最重要的目的，是让总经理觉得写出了他的想法，并提升到了新的高度。一开始会无从下笔，因为内容和结构和每年的重点紧密联系，必须要经过深入思考。先说内容，从总经理的日常讲话中寻找蛛丝马迹，也就是他最关注的工作、最想下大力气抓得问题，把这几方面列出来，分别成段，先分析形势、再剖析问题、然后写改进措施。再说结构，可以先说几方面形势，再对应着说几个问题，再沿着问题说几种改进措施；可以就你觉得肯定要写的几个方面，分别说形势、问题和措施；如果总经理没有特殊喜好，建议论述方式模仿上级单位本季度的工作报告，这样既显得你已经充分学习并消化了上级指示和精神，也显得你可以灵活运用现有素材，非常与时俱进。在把这部分提纲（是的，再困难的写作也一定要先写好提纲）列出来后，跟办公室主任或者总经理直接沟通，不管你写得结构或者内容是否让他满意，他都会觉得你已经充分思考过了，至少不会减分，同时也可以起到启发总经理思路的作用。其实绝大多数时候，总经理和办公室都是在互相启发思路中，完成年度工作报告的。熟悉工作报告的发言人的语言风格、关注问题。形势分析部分最体现讲话者个人风格，平时要多参会，多注意观察领导的工作风格、话外之意，是一言九鼎还是循循善诱型的，是理论严肃型的还是喜欢鲜明案例的，这样才能达到让讲话者满意的目的。

（四）计划安排要“细”。年度工作报告的计划安排部分，对全年各项业务应该有明确的指导型意见，要具体，才能落地执行；要全面，才能让每个部门有工作方向。各部门提交的总结和计划，大部分情况是微观的，方向上不明确、内容上不全面、做法上不具体，甚至出于部门利益的角度，会故意忽略掉大块难啃的硬骨头工作。所以计划部分的起草，更多靠秘书的能力，根据收集的素材，将上级单位各专业对口部门的要求、本单位领导班子的要求结合后，尽可能多地充实内容，在内容上给班子和总经理充分的选择余地，以决定下一年度的工作目标。秘书毕竟不是各部门业务都精通，如何能列出既专业又让各部门接受的工作计划，同时还能符合年度工作思路的大方向，这就要求秘书平时要大量收集关于上级单位下发的业务工作要点、要求的文件，用于交流经验的工作动态专刊，年中、年底的各专业务虚会文件等，浏览过一遍后，对工作重点和方向就能做到心中有数了。

（五）总结全文要“响”。是对全文作出结论，表明态度，或提出要求与希望，或表示敬意和祝愿。在形式上要与开头呼应，结尾要再明确一次本年或者近年的工作目标。可以加几组成语或者诗句，给人耳目一新的感觉即可，切忌画蛇添足，迟迟结束不了。

四、修改过程要百折不挠、百炼成钢

成文是一个对大量材料消化再产出的过程，完成初版报告的起草过程之后，工作就基本完成70% 了，然后就是写文章最艰苦的过程——修改。千万不要小看了修改，好的文章是改出来的。只有不停地修改完善，我们才能学到真东西。内容上反复修改，充实调整的过程，要保持平和的心态；对于总经理的修改意见，不要气馁、要虚心接受，牢记这篇工作报告是为贯彻领导班子决策而存在的；领导班子之间如果有不同的修改要求，要以主要负责人的意见为主；对于各部门负责人的修改要求，不要通盘接受，要多思考，在不与通盘结构和领导决策相悖的前提下，坚持自己经过调查研究之后得出的结果。

经过几年的历练，笔者逐渐认识到，写文章，听批评，不断修改，那是常事。这本身就是学习知识、积累经验的过程，同时还能了解领导的思维脉络，学习公司各块工作的业务内容，形成发现问题、解决问题的思维方式。都说好文章是改出来的，所以不要怕批评、不要怕修改。相信经过几次锤炼，逐渐形成程序化的工作方法后，大家能力肯定会有很大长进，心态也会平和许多，肯定会得到领导、上级、同事们的认可和尊重。

五、交稿前需要注意的四点内容

最后，统一文章格式、统一语言风格、复核数据，不厌其烦地通读全文。

（一）文章格式是直接反映文章专业水平的一个重要指标。这就好比做菜时的色、香、味、形中的形。形不好，直接影响食客的食欲，写文章亦然。不标准、不统一的格式，会让读者直接想到作者是否认真、是否专业，直接体现秘书的工作态度，影响到总经理对秘书的认可程度和报告的严肃性。文章格式参考2012 年发布的《党政机关公文格式》或者上级单位正式报告。

（二）数据，验证、核对再确认。在如何汇总材料成文方面，总结部分的数据一定不能理所当然的把各部门的总结数据拿来用。各个部门的数据都只是公司整体业务一隅，公司的工作报告体现的是整体情况，包括财务数据和业务数据，每种主要业务的数据都要搞清楚来龙去脉，数据的数量不能重合、数据的内涵概念不能交叉，这就要求对公司业务有一定的熟悉程度。拿我们公司举例，部门设置是扁平式架构，物资管理职能呈链条式管理形式，一批物资从需求计划提报、合同签订、采购实施、到货管理，每个部门的数据体现为需求计划条数、合同签订数、招标批次和金额、到货金额等，每个业务环节分别对口上级单位的不同部门，数据统计口径各不相同、各有细化，比如需求计划分为集中提报批次和条数、总条数；合同管理分为合同统一签订数量、分签数量；到货数量和金额是按照单个工程计算；招标业务更复杂，除了为上级单位采购的集中招标批次、特殊批次外，公司经营也有招标业务。这还只是物资管理的数据，其他各个业务口都有类似的情况，曾经把笔者脑袋都搞晕了，弄不清之间的关系。后来，笔者首先按照公司宏观业务写好文字，把需要填写数据的地方空出来，组织相关部门一起讨论，或者指定牵头部门梳理数据。在这个过程中，有什么不懂的地方，千万不要放过，多向前辈请教，或是查阅相关资料。报告在经过无数版本修订后，难保有些数据内涵有了差别，一定要再发回各部门一一签字确认，确保不会有任何一个数据错误。

（三）精炼、通读，做到“一字入公文、九牛拔不出”。

能用一句话说清的事，不用两句话。大段文字尽量按照语义层次分段，这样在精炼过程中可以直接去掉一段话。通读的时候，最好找别人一起来听。旁观者清，当局者迷。有时你认为很不错的话，很可能在听者看来，如坠云雾中。历经艰辛的修改、精炼过程后，完成90%，剩下需要继续通读，去掉任何一个可有可无的句子、词组、语气助词、标点符号。改掉任何一个绕嘴、有歧义、过于深奥的字眼。

（四）执政思想是总经理执政期间的工作核心。对于理论型的领导，或者新上任的领导，一定要为他准备一个新的执政思想。提出一个新思想，或者一个新精神，是新任负责人亮相的重要方式，这个思想，将贯穿他整个主政过程。每任总经理，工作思路都会延续前任，但执政思想却喜欢重建。比如2012 年笔者在报告中提出“三年建设现代物资专业公司”，2013 年新上任的总经理就继续沿用、没做改动。2013 年年中，笔者提出一个“物资精神”，让班子成员耳目一新，并在年中工作会议召开后被广泛应用于公司各个业务。有时，笔者甚至会在起草报告前准备当任总经理执政时期的“三个转变”“三点体会”“三年回顾”，时间充裕时，还会准备工作亮点的煽情式总结、结尾号召性的话，未雨绸缪。

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参考文献：

[1] 施新. 秘书写作[M]. 浙江大学出版社2010 年版。

[2] 谭臻. 公文写作一本通——电力企业公文写作使用手册[M]. 中国电力出版社2014 年版。

[3] 岳海翔. 讲话稿写作要领与范文[M]. 中国言实出版社2009 年版.