浅谈如何加强高校学院办公室建设

文/ 中国石油大学（华东）化学工程学院　孙伟

【摘要】本文通过分析高校学院办公室管理工作的特点，提出办公室从转变思想观念，提高人员素养，强化工作能力，加强制度建设，发挥团队效能等几个方面着手, 全面提升办公室工作水平和服务质量, 保证学校和学院各项事业的顺利发展。

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关键词 高校；学院办公室；建设

高校的学院办公室在整个学校工作中是按照专业性质设置的教学行政管理组织，是院系联系的纽带，是基层教学单位的工作枢纽和信息中心，起着沟通上下、协调左右的中枢作用，承担着参谋助手、综合协调和督促检查等职能。它对上是执行落实机构，对下是布置督促机构，对内是管理服务机构，对外是接待外联机构。在当前教育改革不断深化的形势下，如何准确把握办公室工作的特点和内在规律，转变办公室管理职能，加强办公室建设，不断提升工作水平，有着重要的意义。

一、转变思想观念，增强服务意识

服务是办公室的宗旨，办公室工作层次和水平的提升应在服务上加以具体体现。长期以来，工作人员习惯墨守成规，常常被繁杂琐事牵着鼻子转，服务层次难以提高。长此以往，极易养成谨小慎微、但求无过、被动从属的思维定式。随着高校体制机制改革的不断深化，许多新情况、新问题不断涌现，以往传统的思维方式和工作方法，难以适应新形势发展的要求。因此，办公室人员必须与时俱进，及时转变思想观念，增强创新服务意识，创造性地开展工作。

办公室的作用主要体现在工作作风和态度以及办事效率和质量上。办公室工作无小事，稍有不慎就会“捅娄子”，影响学院整体形象。因而在日常服务中，要树立全局意识，凡事要从大局出发考虑问题。办公室工作事多而急，既要讲程序、讲规矩，又需要态度热情、诚恳友善，同时需要说话办事讲效率，能办的事情不拖沓，一时不能办的事情想办法，办不了的事情耐心解释清楚，自己能办的事情勿候他人。对群众的意见和建议不回避，并能及时准确地反馈给相关领导，为领导决策提供参考。只有“重实际、说实话、办实事、讲实效”，服务才能赢得广大师生员工的满意。

二、加强队伍建设，提高人员素养

办公室作为学院对内对外的一个门面和窗口，工作人员的说话办事、言行举止、待人接物等各种行为，从某种意义上说，都代表着本单位的形象。建设一支政治上靠得住、工作上有本事、作风上过得硬的高素质的办公室人员队伍，提高工作人员的整体素养，是新时期做好办公室工作的前提条件。

高校是培养中国特色社会主义事业建设者和接班人的主要阵地。办公室工作政策性强、责任大等特点，决定了办公室人员首先必须具备较高的思想政治水平，方能在大是大非面前头脑清醒、立场坚定，应对各种复杂局面，抵御各种风险，经受各种考验。因此，办公室人员必须努力加强政治理论学习，不断提高思想政治素质。

此外，办公室工作人员须注意加强自身道德修养：一是坚持实事求是。实事求是是办公室人员必须具备的职业道德。处理任何工作，都必须要做到全面准确，不欺上瞒下，不添枝加叶，不谎报成绩、掩盖问题，力求实事求是。二是做到爱岗敬业。爱岗敬业是做好各项工作的前提。工作人员要牢固树立为人民服务的宗旨，怀着强烈的事业心和责任感，诚实诚恳、廉洁自律、克已奉公、遵纪守法。三是甘于吃苦奉献。办公室工作十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高，而且加班加点是家常便饭。这种工作的特殊性就要求我们要有吃苦奉献的精神，重事业、轻得失，有甘于奉献、淡泊名利，甘当无名英雄的高尚思想境界。

三、强化工作能力，提高人员水平

（一）文字表达能力。文字表达是办公室人员的一项基本功。办公室的基本职能之一就是上传下达，这与文字的应用息息相关。因此，掌握好文字表达的基本功，对办公室人员来说，是非常必要的。办公室人员应有意识地通过丰富自身写作知识，积极调查研究，掌握第一手资料，勤学苦练，进一步提高文字表达能力。

（二）综合协调能力。做好协调工作，首先必须坚持立足全局、公平公正的原则，从全局角度把握分析问题，以整体利益为重，同时尽量全面周到，照顾好各方利益。其次，要换位思考，真诚待人，以理服人，以情动人。再次，不拘泥于既有的工作方式，根据不同问题积极探索新的协调方法和手段。

（三）高效工作能力。办公室工作千头万绪，繁杂琐碎，只有在工作中形成高效优质的作风，才能更好地统筹和完成好手头的工作。提高工作效率，首先必须明确工作职责，熟知工作内容流程等多方面情况，这样才能做到得心应手，游刃有余。其次，要学会管理时间，工作有侧重、有计划，并善于利用零碎时间。（四）管理创新能力。办公室工作如果一味地遵循旧的工作思想和方式，往往会使人原地踏步甚至落后。因此，在办公室工作中保持创新意识，强化管理创新能力，是非常重要的。办公室人员应抱着积极学习的态度，广泛涉猎，拓宽知识面，提高素质。同时又要不断在工作实践中总结经验教训。

四、加强制度建设，规范各项工作

任何高水平的管理，都必须以科学的制度为先导。办公室工作涉及面广、头绪多，建立健全科学完善而又切实可行的规章制度，是办公室高效运行的基本要求。因此，加强办公室制度建设，将办公室工作纳入管理规范之中，使办公室工作实现规范化、程序化、科学化，是提高办公室工作水平和管理效能的有效途径。（一）建立岗位责任制。明确各个岗位职责权限，并使每项工作任务都落实到专人身上。这样既可避免权责不清，又可避免推诿、撞车等现象发生，同时又能做到术业有专攻，使办公室人员更高效率、更高质量地完成各自的任务。

（二）建立操作性强、便于督查、切实可行的考核评价和奖励机制。对各个岗位任务的完成情况，进行全面客观的考查。对于完成好的，给予鼓励和奖励；对于完成不好的，给予警告和惩罚。这样才能充分调动办公室人员的积极性。

五、优化队伍结构，充分发挥团队效能

团队是指愿意为共同目标而相互协作的个体所组成的工作团体。团队以任务为导向，拥有共同的目标和有效的交流合作。学院办公室是高校系统中的一个子系统，是一个有机联系的整体，是一个紧密合作的团体，各个岗位虽分工明确，但又协同合作，加强学院办公室团队建设关系到学校的整体办学质量，具有十分重要的意义。

团队首先是一个组织，组织就具有结构。团队建设的任务之一就是优化组织结构。学院办公室团队是人的组织，其岗位结构、性别结构、学历结构、专业结构、个性结构等，都可以根据学院办公室团队建设的目标加以优化，随着事业发展、改革进程等因素进行必要的改变。

学院办公室团队建设一要本着以人为本原则。人的素质是团队建设的关键环节，也是团队效率的基础因素。所以，要重视人、培养人，重视办公室人员的基本权利和需要，培养提高办公室人员的综合素质。学院办公室团队建设二要本着从实际出发的原则。在提出总体建设的目标、任务的同时，注重每名成员的各自特点，区别各人的不同情况，在对学院办公室成员各方面能力进行认真分析的基础上，因人而异设置岗位，既能保证履行学院办公室的职责，又能发挥办公室人员各自的特长。

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