“三位一体”管理模式打造档案优势利用平台

文/ 中国石油集团渤海钻探第五钻井工程分公司　崔艳玲

【摘要】为体现档案管理工作的参与性和前瞻性，实现源头控制，进一步推进档案编研，通过实践，构建公文、信息、档案“三位一体”管理模式，建立文档一体化、新闻信息与档案一体化管理，创新档案管理模式，有效集中和开发利用档案信息资源，提高档案信息资源利用率，三轮驱动服务于生产经营建设，以软管理提高硬实力。

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关键词 公文；信息；档案；三位一体

中国石油集团渤海钻探第五钻井工程分公司是基于国内外陆上石油钻井技术服务的大型国有企业。该公司着眼于“三基”建设，深入推进企业现代化管理创新，在档案信息化建设中，集公文与档案一体化、网络新闻信息与档案一体化管理的“三位一体”管理模式，以丰富的档案信息资源、快速查询的便捷手段和网络新闻信息的宣传效应，服务于生产经营，提高工作效率，树立企业形象。近几年来，国家对中央企业档案工作更加重视，业务指导由原来的国家档案局调整为国资委和国家档案局共同指导，明确提出中央企业档案是国家信息资料和国有资产的重要组成部分。中石油集团公司档案工作 “十二五”规划纲要明确提出“六化”建设目标：档案馆舍现代化、档案资源体系化、档案馆藏数字化、档案信息集成化、企业形象可视化、档案队伍专业化。结合国家档案局、国资委要求和集团公司档案工作目标，在渤海钻探公司统一指导下，该公司及时调整档案工作思路，将原有以实体档案管理为主转化为以电子档案数字化管理为主，并将“公文、信息、档案”三合一，通过网络捆绑式服务，解决公司因市场分散、点多面广战线长，钻井队不了解文件精神、不方便查询井史资料，信息渠道闭塞，造成管理脱节局面。从而有效推进管理提升，解决管理短板，堵塞漏洞，确保政令畅通，激励钻井队提速创效积极性，发挥出档案在钻井生产经营中的积极作用。近6 年来，该公司档案管理工作通过不断实践创新，集文档一体化、信息档案一体化“三位一体”管理，推进了现代化的开放式档案信息管理模式，形成“产业链”式系统化工程，从档案产生、进入库藏、数字加工、提供利用到成果推广，打破了档案深闺锁死档的局面，打破了文件不出机关的局面，打破了“一言堂”新闻信息造假的局面，激活了管理模式，使档案信息在公司生产经营建设中的积极作用得到有效发挥。

一、建立公文、档案一体化管理

文档一体化，是基于档案工作前置，实现文件从接收到承办、从制作到发送最终归档的全过程控制管理，通过统一规范管理，实现文件、档案一步到位，既突出了文件管理职能，又体现了档案管理目标跟踪的要求。

该公司制订有《公文管理办法》，将“公文管理”岗位职责划归“档案管理”岗位职责，OA 系统和档案管理系统由1 人统一管理。管理人员在收文和发文后，均可通过OA 系统“公文归档”，达到即时归档操作，无需下载后再上传，OA 系统和档案管理系统的直接对接，实现了公文和档案的直通车。2009 年，该公司上线集团公司OA 电子公文系统，通过OA 系统对上级文件接收、承办和公司文件拟订、审核、下发、归档的统一管理模式，使公司所有OA 用户在同一时间能及时阅读到公司文件，了解相关政策，避免了文件查找困难和重复申请查借文件造成不便和资源浪费现象。由于作好前端控制，公文评比在渤海钻探公司中连续3 年未出现差错，位居前列。

二、建立新闻信息、档案一体化管理

当低头看屏已成风景，信息已脱离纸介媒质呈迅速发展态势。2008 年，该公司建立网络新闻信息化管理平台，由档案管理人员统一管理，根据信息重要性和时效性进行采集、核实、编辑，选取具有代表性、独特性，反映公司在生产经营建设方面的突出成绩、典型事例，每天进行采集、编辑和上报。使档案人从馆藏幕后走到网络服务前台、变故纸堆为活信息的有效途径，重视档案编研已成为集团公司及至整个社会的档案管理研究方向。该公司同时建立《网络信息管理办法》，明确职责和考核奖励制度，各单位及时上报工作亮点，档案管理人员通过对数据、事件核实，编辑成有价值的新闻稿发布，提升了档案人的前沿工作参与意识，为档案编研搭建平台。档案管理者从幕后到前台，不仅体现了档案意识和档案行为的深入和普及，而且对于档案人的素质也是一个极大的促进和提高，而更重要的是，对各基层单位的亮点及时反馈、工法、经验的共享，即树立了公司形象又提高了工作效率。档案管理人员网络新闻信息工作已连续6 年获得渤海钻探公司先进单位，2012 年获得《平安之路》征文优秀单位、2013 年获得《创新工法》征文优秀单位、2014 年获《节支降耗优秀工作方案》多项奖励。

三、建立数字、实体档案一体化管理

集团公司档案“十二五” 规划纲要和档案评价工作要求，加快档案数字化、信息化建设，逐步形成档案资源集约化、库存数字化、利用网络化、人员专业化、管理现代化模式。该公司就此从完善制度入手，实行“归档范围确认制和备案制”，同时加大档案软、硬件建设投入，购置大存贮微机、扫描仪；更换档案密集架，加大档案管理人员专业培训，使该公司库存的文书档案、合同档案、科技档案、会计档案、设备档案、钻井井史和人事档案等，全部按照规范化管理，并及时实现了实体和数字化档案的全面对接。

一是推进档案信息化建设。档案信息化，是档案管理升级的必由之路。2011 年，该公司着手进行了集团公司档案系统上线工作，成立《档案管理系统项目组织机构》，同时，对于电子档案按照相关规定进行特殊保护。首批完成了档案系统归档工作，涉及文书、合同、科技、会计、设备、井史、荣誉等档案，数据上线位居渤海钻探公司前三名。重点抓好历史档案数字化工作，下发《关于历史档案数字化工作安排的通知》文件，明确责任分工，同时购置扫描仪，专门用于文书和井史等档案扫描，历史档案数据进入系统，档案检索快速、提供利用迅速，通过档案系统平台，实现档案科学化、现代化管理。

二是深入档案开发利用。档案保管归根结底是为了提供利用，档案管理人员除日常办理档案查借阅，作到手续齐全、借出归还无差错外，还针对不同时期档案进行适时归类，重点开展专项档案编研工作。完成自1976 年有公司记载的组织史、组织机构沿革。编纂渤海钻探公司成立以来大事记、年鉴，以及管理制度、干部任免职、钻井统计资料等13 个汇编。同时档案管理人员注重收集网络新闻信息重要生产经营信息，积极发挥档案信息资源丰富的作用，撰写的稿件在中国石油报（中国石油新闻中心）、华北石油报、渤海钻探公司网页等报刊杂志和网络上发表，树立公司良好形象。连续6 年获得渤海钻探公司网络新闻信息先进单位，实现档案信息资讯由收集、编辑、发布、归档到再利用一体化管理。

在容纳了OA、网络新闻信息、档案系统三个管理平台后，档案管理走在了各公司的前列，不仅实现档案由幕后服务到前台控制，整合了包括文书、合同、设备、科技、单井、会计、荣誉等诸多数据，形成了庞大的数据库，为钻井生产提供了优质高效的服务。2013 年被渤海钻探公司档案评价为A 级单位。