档案交接工作存在的问题及对策

文/ 福建省社会科学院　杨登超

【摘要】档案交接是档案管理的一项重要工作。但目前一些机关和单位在档案交接工作中存在不及时、手续不严密、要求不严格等问题，需采取多种有针对性的有效措施和对策加以解决。

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关键词 档案交接；问题；对策

近年来，党政机关、企事业单位档案人员流动性较以前明显增大，这对促进档案人员的成长、人员交流等起到了良好的效果。但档案人员工作岗位变动时往往忽视一个问题——档案的交接工作，有的交接不及时，有的交接不规范，有的交接不认真、不细致，甚至造成档案资料的丢失，这样或那样的漏洞和问题较多，因此需采取加强档案人员思想教育、积极宣传贯彻档案法规、做好档案移交准备工作、把好档案人员离职离岗关口、做好档案监交工作等切实措施和对策加以解决。

一、档案交接工作存在的问题

《机关档案工作业务建设规范》中规定：“机关档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。”然而在实际工作中，尤其是一些机关和单位，档案人员在档案交接工作中还存在一些问题，甚至忽略了这一工作环节。具体问题如下：

一是档案交接不及时。一些机关和单位对档案交接工作不够重视，领导把关不严。新、老档案人员报到、离岗时，不能及时办理档案交接手续，甚至有的单位新老更换岗位一年时间还未办理档案交接手续，以致出现档案损坏甚至档案缺失、遗漏，归档材料凌乱以及档案不齐全等问题，从而造成出现这些问题后责任不明、界限不清的现象，追究起来无从查起，形成一笔“糊涂账”。

二是档案交接手续不严密。按照工作性质和岗位职责要求，档案交接是一项认真细致、手续严密、责任较大的工作，而在一些机关和单位档案人员离岗或调动工作时，移交不按程序，手续不按规定，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，一些机关和单位出现档案没有交接手续的问题，没有按照档案交接工作的程序、内容和基本要求办理。

三是档案交接工作不认真。档案交接时，有的机关和单位新老档案人员说一说了事，简单到再不能简单；有的机关和单位领导或档案人员认为档案交接只是一串钥匙的交接，对档案交接工作马虎从事，思想认识不到位，交接不严格；有的机关和单位领导把档案交接看成是档案人员之间的事情，对档案交接准备、程序、内容等工作不过问，没有领导现场监督，交接工作随意性大。

二、解决档案交接问题的措施和对策

做好档案交接工作，维护档案安全完整，确保档案工作持续有序开展是档案人员的重要责任。《档案法》及《〈档案法〉实施办法》对此均有明确的规定和要求。针对当前一些机关和单位档案交接上存在的问题，应采取一些积极有效的措施和对策。

一是加强档案交接中的思想教育工作。档案交接工作中出现的问题，不单纯是基层档案人员的业务素质问题，其中一个十分重要的因素，就是一些机关和单位忽视了对档案人员的思想教育工作，部分机关和单位档案人员思想认识模糊，对档案交接的重要性认识不足。因此，一要加强对档案人员进行《档案法》等档案法规的学习教育，加强对档案交接重要性的认识。档案人员要端正思想、提高认识、明确责任，增强事业心和责任感。二要教育档案人员有“对历史负责”的态度，做好档案交接工作，要有“历史”责任感，树立“我做不好工作就可能会产生对历史不负责任”的思想。三要熟练档案交接的内容、程序和要求，严格按照规定办理，完善档案交接的相关手续，提高业务能力。

二是提高单位领导和档案人员对档案交接重要性的认识。档案交接工作是档案管理的重要环节，是保证档案安全完整的重要措施，机关和单位分管领导以及档案从业人员应引起高度重视，把档案交接摆在档案工作的重要位置，在档案人员离岗或调动工作时，单位分管领导要严把交接关，严格进行档案交接监督。要列出档案交接的具体项目和内容，而且还要有交接人员和监督者的签字。

三是认真宣传贯彻档案法规。档案行政管理部门和社会要利用电视、广播、报刊、墙报、宣传栏、电子显示屏等多媒体宣传档案工作在经济社会建设发展中的作用，宣传档案执法检查、档案管理达标、档案利用、档案工作经验交流等内容，增强全社会的档案法规意识，进一步宣传《档案法》。同时，要增强档案管理部门档案移交的法规意识，加大执法力度。

四是认真做好档案移交准备工作。认真做好档案移交前的准备工作，是确保档案交接工作顺利进行的前提。因此，档案人员调离和退休前要认真做好移交准备工作。对于移交方来说，在正式移交之前主要做好5 项工作：一要对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数。二要对借出的档案及时催还，一时归还不了的要问明原因，整理好借据，并在借据上注明原因及催还情况。三要对未整理的零散文件材料分类存放、清理排序，做到系统有序。四要按档案移交要求编制档案移交文据及表格。五要撰写档案移交说明。对于接收方来说，在接收之前要做好3 项工作：一要了解移交单位职能活动内容和工作活动情况，二要向前任档案人员了解档案保管和档案工作情况，三要了解或检查档案移交准备工作情况。综上所述，只有交接准备充分，才能保证交接工作顺利进行。

五是严把档案人员离职离岗关口。要坚持档案人员离职离岗先办理档案交接手续，才能办理调动手续制度。对未办清档案交接手续的档案人员，单位领导不得签发调令，不得办理工资转移手续，不允许其离开原工作岗位。同时，要把档案交接工作纳入本单位工作制度，列入有关人员的岗位职责之中。档案行政管理部门要加强对基层单位档案交接工作的监督、检查和指导，及时纠正档案交接工作中的问题和纰漏，对那些档案交接不规范、不严密的问题及时加以监管。　

六是认真做好档案监交工作。档案监交工作对档案交接起着鉴证和监督作用，因此无论是档案部门负责人交接，还是一般档案人员，特别是负责档案保管人员的交接，都必须安排专人监督交接。档案监交人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。一般档案人员交接，可由档案部门负责人监交；档案部门负责人交接，可由分管档案工作的领导或档案行政管理部门派人监交。交接双方在监交人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、监交人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。

七是档案交接要按照规范和规定实施。交接档案时，案卷目录、案卷文件目录、专题目录等检索工具以及历史考证、大事记、文件汇编等有关资料都应一并交接。对需要销毁的文件材料，要登记造册，报分管领导审查批准后，方能销毁。销毁时必须有两人监销，并在销毁清册上签名盖章。

八是落实档案接收措施。加强档案馆（室）的档案接收工作，需要建立一种长效激励机制，以充分调动档案从业人员的积极性。要把档案移交工作作为档案室定级和升级、评先选优、档案执法检查、目标考核的一项硬指标，实行档案接收工作一票否决制度，从而促进和保证档案接收工作的开展。同时，还要加强档案人员的业务培训，提高他们的素质能力。如对档案从业人员进行更新知识、改善知识结构、提高专业技能等内容的培训等。