微时代的档案信息微服务

摘要：移动互联网的发展使档案进入了“微”时代，即以微信、微博等传播媒介为代表的新媒体网络时代。微信平台具有顺应时代趋势、隐秘又公开和可与其他平台协同关联等优势，但同时也存在服务内容和信息效度等方面的不足。因此，档案部门借助微信平台开展档案信息服务，应当完善其服务功能，并将其定位为“重利用轻传播”的服务类型。

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关键词 ：档案；微信；微博；信息服务；微市场

中图分类号：G273.5 文献标识码：A

王文燕

一，竞相繁荣的微市场

人类社会共经历了三次革命：18世纪60年代以“蒸汽机”为代表的第一次产业革命解放了劳动生产力，实现了手工生产到大机器生产的变革；19世纪70年代以电力的广泛应用为代表的第二次工业革命；20世纪40年代以“计算机”为代表的科技革命，带领人们进入了科技信息时代。档案作为信息的一种，信息技术的革命也使得其在服务方式上发生了翻天覆地的变化，从以档案馆实体档案服务为代表的传统服务，到以互联网平台推出的微信、微博等为代表的微市场服务转变，可以洞析档案服务方式的变革过程，起到管中窥豹、见微知著的效果。笔者从服务机构、服务对象、服务方式、服务成果和特点等方面，对传统档案服务和微市场档案服务比较如下：

1．传统服务

在我国，档案馆是党委领导下的文化事业机构，统一领导、分级管理的档案管理体制，使档案馆成为较为单一的提供反映社会历史活动档案的服务机构。档案馆的服务对象包括单位和个人，但仍以个人为主且提供服务者为某个员工，没有设立专门的咨询团队，主要原因是档案机构长期受“收、管、存、用”中形成的“以我为主”的思想观念影响，常以自身档案管理方便为中心，很少以用户为中心。传统的档案服务方式主要有档案借阅、咨询、编研和展览等。第一，档案借阅是最为普遍的服务方式。在以手工管理为主的档案管理模式下，用户往往需要亲自前往多个档案机构并在指定的阅览室查阅；再者，利用者需要出示相关证明后才能获得档案原件或复印件，而这些无疑增加了档案利用的难度，同时也再次印证了慕斯定律：如果用户取得信息比不取得信息更为麻烦和伤脑筋的话，他将放弃对这一信息的需求。第二，档案咨询是互动性和针对性强于前者的较高级服务方式。这主要是针对用户的需求直接提供问题的答案或线索，起到决策、参考和指导的作用，内容包括馆藏介绍和档案原件的解读等，线索上包括检索工具的使用、分类法及馆藏位置指示等。第三，档案编研是面向用户需求主动开发档案信息资源的更高一级的服务方式。编研成果按加工程度可分以一次文献和二次文献，前者侧重于“编”不产生新的观点、结论和知识，而后者侧重于“研”，力求把握事物的内在联系和变化规律，了解其现状，预测未来的发展趋势，形成新的观点和新的发现。

综上所述，可概括出传统服务的特点为服务方式被动、服务手段机械、服务内容片面、服务范围有限。

2微市场的档案服务

微市场之“微”背后体现的是一种快餐文化现象，即在有限零散的碎片化的时间内阅读内容精致简短的信息资讯。随着网民的剧增及网民精力的投入，微市场的范围也不断扩大。从（固定）互联网到移动互联网，档案机构的信息服务平台先后经历了档案网站、手机报、微博、人人网、微信等，这些推广平台既成本低廉又效果甚好，适应了时代发展的必然趋势。档案网站是档案部门信息公开的主要途径，包括各省级单位的门户网站以及其他专业档案交流网站。如：档案知网，主要实现档案时事报道、馆藏介绍与宣传、简易查询、交流和展览等，但通常浏览次数较低，这可能归因于其更新率低及服务针对性差等。档案手机报是在用户订阅的基础上，由档案机构、移动通信商和网络运营商等联合打造的以档案文化资讯为主题，可含有文字、图片、音乐等多媒体形式的彩信。手机报具有覆盖面广、费用低、可以反复阅读、可转发、速度快、直接发给目标群体、一对一等特点，它的信息传播是定点传播、点点互动、电网协动。档案官方微博的受众范围更广泛，通过添加关注提升档案部门在互联网中的话语地位，它不再仅是只起宣传作用的布告栏，而是新增了互动和交流功能。微博在功能上还可以“@好友”来呼叫特定用户，达到信息推送的目的。人人网具有真实安全和传播即时的特性，档案部门可利用该平台的公众号进行档案知识宣传，提升档案的知名度和影响力。微信，是腾讯QQ推出的一款即时通讯软件，公众平台包括服务号和订阅号这两种类型，目前档案部门正是借助该渠道以两种方式传递信息。

总体来说，各种应用平台竞相繁荣、应接不暇，相比传统市场，其服务更能彰显服务方式的主动性、服务内容的全面性及服务对象的交流互动性。

二．微信平台的应用

1应用优势

(1)顺应微时代的平台服务。微时代的基本特性是流动性、迷你性、瞬时性和呈网状及双向的扁平化结构，这使得信息传播“去中心化”甚至有“无限中心化”的趋势。微信是微时代下的产品，其“微”体现在“微内容”、“微动作”、“微介质”和“微受众”，即筛选简短精炼的主题内容，用户在智能手机或平板电脑等介质上通过简单的操作步骤（仅有信息、通讯录、朋友圈三个操作界面），实现小范围的针对性传播。档案微信可借助该平台的优势，积极扮演微时代的档案信息传播者，将最有价值的信息、知识以简短快捷的方式提供给用户。

(2)隐秘又公开的二维码。 “二维码是移动互联网的入口”，腾讯公司的CEO马化腾如是说，足以证明其在互联网社会的重要地位。二维码是由计算机可识别的“0”或“1”的逻辑运算符组成的黑白相间的图形，一般肉眼很难分辨出差别，所以具有信息隐秘性；然而，大街小巷各种宣传单上的二维码又随处可见，所以它面向大众又具有公开性，并且还具有信息容量大、成本低、易于制作、可持续使用等特点。微信可以删除单条信息或整个对话信息，并且删除完后不会像QQ-样仍保留聊天记录，它所营造的私密性、可控性以及针对性较强的个人移动终端服务，恰好符合了某些重要档案或文件的机密性特点。

(3)与其他平台协同关联成链。上文中提到的档案网站、微博、人人网等新型媒体平台之间，可以相互形成联动机制，取长补短弥补各自缺点。微博可弥补微信受众范围小、档案网站互动性差等缺点，微信可弥补微博即时性差及档案网站更新速度慢、访问率低下等缺点，而档案网站却在内容全面丰富程度上略胜一筹。总而言之，档案部门可利用这些平台作为档案宣传和服务的手段加以综合运用，较好地实现档案信息资源的开发利用服务。

2应用不足

(1)服务内容缺乏互动性。目前，档案微信公众号的职能定位大都仅限于为用户推送档案法律、档案知识、档案工作动态及馆藏咨询等未经加工或粗加工的信息，与用户的切身利益相关度低，用户自然对此并不关心，且由于实用性和互动性均较差，这些信息服务也显得没有实际意义。

(2)信息传递范围和效度有限。第一，微信公众平台自身不足。信息推送服务有赖于用户的关注度且无法使用“摇一摇”、 “查看附近的人”等功能搜索到公众号，信息受众范围受到推广范围限制，因而，如何吸引用户是微信平台面临的挑战。而且，目前其在后台管理和运营技术上暂仅支持电脑网页端管理，不能实现网页和手机自由登陆。第二，信息本身具有衰减周期，很快就会变为昨日黄花，而且用户精力有限、个人关注的频道较多等也影响了信息的传递。第三，朋友圈分享受社交圈的限制，每个用户的圈子大都是身份地位相当、现实中认识的人，上限也就一两百人的规模。

3应用现状

通过“添加好友”中的查找公众号途径，并以“档案”为检索词，可得到影响力较大的几个公众号，如：中国档案杂志社、档案那些事儿、江苏档案、浙江省档案馆等。刘娜在其论文中调研多个档案微信公众号，并依照运营机构将其分为四类：第一，各级备类档案馆（官方）；第二，档案用品或软件经销商，如紫光档案等；第三，档案类栏目，如北京电视台的“BTV档案”栏目；第四，“档案”概念泛化后的商家炒作，如“美丽档案”、 “潮流档案”等。笔者认为，该聚类后的类目名称不够鲜明，未能反映机构特色，倒是可以如是分：第一，综合档案馆（局），如兰溪市档案局的“兰溪档案”；第二，专业档案馆，如绍兴城建档案馆；第三，档案中介机构，如上海仁通档案公司的“第一档案”；第四，其他，包括机构不明者难以分类者及演化后的模糊者。

从以上这些服务机构来看，其服务方式主要有在线查询与交流、档案知识普及与宣传、档案资料开发汇编等。在线查询的档案公众号，如嘉兴市档案局提供的以关键字为入口的自助查档方式和以姓名、邮箱和手机为入口的高级预约查档两种方式；档案知识普及与宣传的档案公众号，如嘉兴市档案局推出的档案讲堂、贵阳市档案局制作的法律法规宣传片等；线上展览与交流互动的档案公众号，如平湖档案的微推送、嘉兴市档案局的“网友晒宝之文物展示”等，通过照片、视频、音频等多媒体形式向用户展示档案魅力。

三，有待改善的发展空间

第一，公众号语音的发布。前不久，微信朋友圈流行的“捐赠1分钟为盲童读书”活动，正是借助微信的语音录制功能，该事件广泛引起人们关注。倘若档案部门的公众号中也能结合当下时政热点，让档案“开口说话”，为世人拨开云雾见月明，也可极好地展示档案在人们心目中的权威性。

第二，菜单回复功能的完善。目前微信后台可根据用户数量及咨询问题形成某一专题的特定数字（一般为0-9）的简单自动回复功能。其实，这种等级的互动还可以模仿正在流行的智能机器人自动回复进一步完善，如苏宁易购的“小易”、支付宝的“在线点我”、人人网的“小黄鸡等”，用户使用完毕后还可就此次服务是否满意做出评价，达到与用户更高程度的互动。

第三，服务内容类型的定位。档案微信平台的服务方式可概括为两种类型：新闻传播型和利用服务型。目前的服务大都仍停留在前者，即便有少量可提供档案信息利用的，也仅局限于馆藏内容的利用，并且效果也不尽如人意，用户只能获取少量梗概类的信息，具体详细内容还需前往档案馆查阅；而后者即利用服务重点强调的是实用性和盈利性，可待拓展的服务领域有民生档案、环保档案、学籍档案、合同档案等与人们生活息息相关的内容。例如，网友通过“随手拍曝光污染”活动共同绘制的污染地图，对网友上传的图片建立环保档案，以污染地图的形式显示各地的环境污染情况，可供相关环保部门采取措施治理污染时参考。

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参考文献

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（作者为中国人民大学信息资源管理学院2014级档案学硕士研究生／北京／100872）

责任编辑：宛志亮