分析人事制度改革对人事档案管理的影响

文/ 湘潭市中医医院　陈柏茹

【摘要】随着政府和用人单位对人事制度的改革，人事制度面临着巨大的机遇和挑战，在人事活动中非常重要的档案管理制度也存在着一定的问题。就此，笔者针对人事制度改革对人事档案管理的影响进行了分析和探讨。

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关键词 人事制度改革；人事档案管理；影响

随着我国社会主义市场经济体制的改革，我国的人才需求量急剧增加，用人单位进行了大量的人员招聘活动，相比而言，以往的人事管理制度已经无法满足现有的需求，人事制度改革的步伐也逐步加强，人事制度的改革使得人事档案管理产生了一些与之相关的问题。

一、人事制度改革前人事档案管理的主要特点

（一）人事档案是员工身份的象征。人事档案是通过各种人事活动记录个人经历和德才表现的过程，这些档案是以个人为单位的备考查的文件资料，它记录了从人员的选拔、使用过程中的一系列过程——个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状态及奖励处罚等方面的原始记录。在现有的经济制度下，根据身份的不同人事档案可分为工人档案和干部档案，部分城镇居民因为没有工作或工作不稳定等问题，往往是没有人事档案的。在过去，人事档案决定个人的社会身份，人事档案所记录的内容决定个人的晋升、调动工作、招工、公费医疗、加薪、福利待遇及退休等情况。人事档案也间接关系到员工子女工作等问题，人事档案不仅是个人身份的象征，还极大程度的与个人切身利益相关。

（二）人事档案是控制员工的重要工具。人事档案不是由个人进行保管的，它由用人单位进行管理，一般来说，能调动人事档案的只有用人单位，档案本人是无权调用的。我国的档案管理制度是“人档合一，人走档随”，档案是根据个人的生活、学习、工作地点而改变的，如果人事档案不能迁移的话，个人所呆的地理位置就很难改变，这是极其不利于个人发展的。人事档案如此重要，却由用人单位进行管理，个人的去留也不得不服从于单位，这限制了人员的流动，使得用人单位和人员的关系比较僵化，不利于企业人事管理，企业的发展都是以人为本的，人员与企业管理存在矛盾会阻碍企业的正常平稳发展。

二、人事档案管理制度随社会发展出现的新特征

（一） 国有企业员工可以“无档生存”。随着人事管理制度的改革和发展，过去那种终身聘任制度已经不再适宜，员工对企业的依附感也逐步降低，那些下岗工有无人事档案已经不再完全影响他们另谋出路，人事档案存在的价值已经不如计划经济时代那么强烈。

（二）个人可根据实际情况选择“无档择业”。市场经济在逐步发展，对人才的量和人才的质有了巨大的变化，新的用人机制也由此产生，企业的用人需求也变成注重员工的能力和素养，合同的形式建立起了契约关系，为员工与用人单位所采用，过去那样绑死在人事档案上的情况开始变少，这不仅促进了社会人才的流动，也使得人员的工作更加自由民主。

三、 人事档案管理的相关问题

（一）人事档案信息反映问题。原有的人事档案中非常注重个人的政治行为，个人的政治历史、组织鉴定、社会关系等内容的收集非常具体详尽，而个人的现实情况，个人具体专业能力、特长特点、业务业绩等却缺少足够的整理归纳，描述一个人的全貌在人事档案中无法体现，有效的信息无法从部分使用者或有针对性的使用者中体现，市场经济制度下对相关人才的需求无法满足，人事档案的使用效率无法体现。

（二）人事制度与法律相互影响。人事档案制度规定有些违背了公民的知情权，比如：任何人不得查阅或是借阅自己或直系亲属的档案，这与宪法中公民享有知情权的权利不相符合。封闭式的人事档案管理没有具体的处理办法，健全建立相关制度是现在市场经济体制和发展模式下必须加强的任务之一。

（三）服务意识不强，缺乏进取精神。人事档案工作要涉及的内容非常多，现在各级档案管理水平不足，档案管理条件差异较大，防盗、防火、防潮等措施在档案管理中不够完善，存放保管人事档案的环境有较大隐患。同时，落后的人事档案管理制度也是非常影响人事档案管理发展的。虽然现代化信息技术迅猛发展，解决了非常多的人事管理工作，给生活带来了便利，但由于人事档案没有实现统一的标准化信息管理，信息并不能得到全面的交流和共享，加之人事档案管理人员的要求无法有具体规定，专业素质和专业技能水平不到位，人事档案管理工作量大、整理繁琐不便，使得工作人员缺乏足够的热情，档案信息的利用效果取决于档案服务人员的态度，工作人员态度消极怠慢，缺乏开拓进取的精神使得人事档案管理工作效率低下，工作进程缓慢。

（四）传统人事档案管理制度的弊端。国企事业单位中聚集了大量的高素质、高水平人才，这是人力资源中最宝贵的财富和资源。一些人因学习、生活或工作兴趣等缘故需要进行工作调动时，用人单位常常通过强压个人人事档案来阻碍人员流动，这种现象非常不可取，不仅限制了人才的发展，而且企业的声誉和地位会受到一些不良影响。同时，这也制约了社会人才的合理流动和优化配置。用人单位在对人才进行评定时，缺乏科学合理的评价体系，大部分是依据人事档案中记录的内容，这是非常片面的举措，员工的专业技能、贡献情况、业绩水平并没有得到具体体现，从而使得员工在待遇和晋升方面产生了极大的不公平，这种不客观的评定打击了员工的工作积极性，阻碍了员工工作能力的正常发挥。

（五）社会转型期造成人员管理制度混乱。现在社会对人才的重视程度越来越高，很多用人单位通过大量的手段和优惠政策来吸引人才的参与加盟。许多单位不愿放走那些高层次的人才，限制人员的流动是通过截留人事档案的方式进行的。企业采取三不要政策（迁移户口、人事档案、调离手续）的办法来吸引人才，太过急于求成，造成了很多优质人才出现“弃档”现象，人才市场管理的隐患由此产生。在一定程度上，这些现象，造成了人才市场的混乱，产生了部分欺诈行为，许多人员不与原单位解除劳动合同就另谋其他职位，分内工作并没有交接到位，给原单位经济效益和工作的正常开展造成了不良后果。而有部分人，为了获得更好的就业机会，不惜出卖原单位的商业机密，这些可耻行为就是因为人事档案管理制度不规范不健全造成的。

四、人事档案管理的改革措施

现在，社会各方都在寻求好的办法来解决传统人事档案管理制度中的弊端。比较好的理念有两种，一种是建立公开的人事档案社会化管理制度，就是进行社会机构统一协调管理，将人事档案、户籍档案、人事代理制度协调进行，这种方法比较灵活方便。另一种方法是从社会外部解决，提出科学合理的人事制度改革，在两种理念的结合下，开展良好和谐的人事管理制度。

（一） 减低人事档案对人的制约限制。现行的人事制度中比较普遍的实施措施是合同契约制度，传统的人事档案对人才的束缚已经逐渐消退，市场作用下对人才的优化配置非常重要，这不仅可以打破传统的社会身份阶级观念，减少过去用人机制的终身聘任制，让员工有充分的时间和空间选择自己真正擅长的领域进行研究，最大限度发挥人才的优势。

（二）身份象征由此破除。传统的人事档案对个人身份划定太过具体，人员的身份享受不同的待遇。这是非常不公平、不科学的分类，现在制度下强制打破原有机制非常有利于现有人事档案的管理，因人制宜、因岗制宜是现在人事制度最明确的体现。

（三）人事档案信息的完善。人事档案的信息公开程度在社会发展的推动下越发强烈，在此情况下，人事档案管理应该顺势发展，及时收集个人有效人事档案信息，避免信息重复或陈旧，在记录过程中做到真实、准确、精细，反映个人全貌需要全面具体真实，不造假。

（四）人事档案管理机构需要建立。社会人员流动在当代社会发展中越来越快，原有的人事档案管理无法保证正常的人员档案管理。可以考虑新成立专门的人事档案管理机构，由专业的人员进行负责管理，加强档案的监督体制，有利于提高档案管理的工作效率，从而解决档案管理中不公平不科学的一系列问题。

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参考文献：

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[2] 刘雷娟. 档案管理工作内容与模式的转变[J]. 北京档案，2011（7）.

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