加强机关电子档案管理及利用的思考

文/ 盐城市亭湖区发展和改革委员会　葛卉

【摘要】本文分析了当前电子档案管理的现状和存在的问题，提出今后电子档案管理和利用工作的应对之策。

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关键词 机关；电子档案；管理；利用

在当前日常政务工作中，电子档案的数量逐年递增，因此，如何加强电子档案的管理工作就成为档案管理部门必须思考的问题。电子档案作为全新的档案管理形式，以其查阅便捷、存储安全、管理方便、资源共享等优势，是传统的档案管理方式和方法无法达到的。对于发改委综合部门来说，加强电子档案管理有利于节省多种资源、有利于提高服务质量、有利于发挥效用需求，其重要意义显而易见。

一、当前电子档案管理的现状和存在问题

电子档案具有快捷、方便的特点，其查全率和查准率是纸质档案无法比拟的。然而，电子档案的利用必须建立在相对应的信息技术基础之上，而且还需要发挥管理的软功能才能充分展示其优越性。对电子档案管理与传统档案管理的比较，大致有以下3种不同：归档方式和时间不同、分类和编号管理不同、档案保管方式不同。电子档案管理过程中存在的问题：

（一）电子文件易修改性。由于电子文件没有特定的字迹，因此在修改之后也找不到一丝修改过的痕迹，这不像纸质文件，可以通过字迹来分辨出文件是否已经修改过了。同时，电子文件在网络上传输时，也有可能会遇到非法截获或更改，这在防范上也是有一定难度的。

（二）电子文件界定原件困难性。电子文件的制作是在计算机平台上完成的，它是通过不同的媒介或网络来进行传播的，可以同时在多个计算机上对同一个电子文件进行展示，使得不同时间、不同地点、不同的人所得到的相同内容的文件就没有区别了。

（三）电子文件档案格式常换性。在人们全面进入信息时代以来，计算机技术无论是软件还是硬件都在以非常快的速度变换着。因此，需要长期存储的电子文件档案进行格式和结构上的变换，这和电子文件的最初形式也存在一定的区别。另外，由于目前的技术有限，还没有普及电子文件的签署技术，也就是说还不能在每一份电子文件上进行盖章和签名。这也在一定程度上使得电子文件是否为原件的判断比较困难。

二、今后电子档案管理和利用工作的应对之策

电子档案管理工作是一项十分重要而又十分细致的工作，实际工作中，我们应该建立健全相关制度、规范利用方式方法、实行多种存储方法，加强人员培训，提高素质，多方面地密切配合，多个角度展开工作，发挥电子档案的效能。

（一）完善规章制度，加强资源整合共享。制度建设是规范化工作的基础。要建立一套完整的档案收集整理、查阅利用制度。档案管理部门进行收集档案工作时，可利用先进的网络技术，及时收集档案，保证电子档案及时更新，更好地满足电子档案利用者的需求。相关人员需要查阅和利用档案时，必须获得档案主管领导的审批。电子文件的归档及管理工作应该要明确电子文件形成部门、档案管理部门、计算机与信息管理部门这三者的工作职责。做到电子档案利用和纸质档案利用互补，整合档案资源来创新档案管理模式，实现电子档案需求利用质的飞跃。

（二）加强系统管理设计，保证数据读取安全。系统读取制度设计，是保证电子档案安全最核心的部分。电子档案信息容易遭到外泄，就是因为系统容易攻击或者是内部人员读取后外传。要进行电子档案加密技术，密码必须复杂，防止破译，而且要定期进行密码重设。要设置一定的访问权限，对于不同的级别人员给予不同的访问权限，在数据读取时提供不同程度的档案数据，同时，进行访问时，通过核对密码或者指纹比对的方式进行身份验证。要加强系统维护，对于联网的计算机或者网站储存，必须定期地修补系统漏洞，加强防火墙设置，防止黑客攻击。

（三）健全存储模式，收集档案确保完整。保管模式是管理工作的保证。为了进一步保证电子文件数据的安全，对电子文件进行归档时应该采用“多轨制”。在现行法律背景下，文件生效的主要标志就是印章和签署，而现有技术条件下，那些有着凭证作用以及法律效力的文件，其保存形式主要还是采用纸质方式。

（四）强化人员培养，提高档案保护意识。人才素养是管理工作的基础。档案管理部门应该更加重视对档案管理人员专业素质的培养，从根本上提升电子档案管理水平。档案人员只懂得传统的纸质管理知识是远远不够的，必须紧跟时代的步伐，积极主动学习电子文件和电子档案的管理知识。我们应采取专业培训、脱产学习、职称培训等多种方式组织档案人员学习计算机技术、网络技术、信息管理技术等方面的知识；邀请业内专家，召开电子文件和电子档案管理现场推进会，推广先进经验，稳步提升档案工作者的业务水平。信息系统开发设计与维护人员在熟悉信息知识的同时，也应加强档案管理方面知识的学习，以利于管理者在电子文件形成、归档及电子档案管理工作中的沟通、合作。总之，必须提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，使他们养成忠于职守、认真负责、精益求精的工作态度，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

三、结论

电子档案的归档、保管与利用，是一项极其重要而复杂的工作。为了适应电子档案工作需要和档案事业发展，电子档案的管理与利用着眼点要高，立足点要实，要符合本单位的客观实际，顺应其规律，加强科学管理，确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态，使其在社会生活中发挥更大的作用。