浅析档案管理中的物理管理与逻辑管理

　　[摘要]档案管理工作对于个人和企业都有着重要的意义。在现阶段我国的档案管理工作中，出现了两种不同的档案管理方式，即档案的物理管理和逻辑管理。那么，什么是物理管理，什么又是逻辑管理，这两者之间又存在着什么问题呢？本文将从这几个方面深入探讨，旨在加强对档案管理工作的认识。

　　[关键词]物理管理；逻辑管理；基本特征

　　作者：霍艳艳（吉林省梨树县计划生育宣传站吉林梨树136500）

　　档案管理工作中的物理管理和逻辑管理的方法是伴随着社会的不断发展进步产生的。二者正是哲学中物质与意识的辩证关系的具体体现。在信息化不断发展的今天，出现了电子档案。传统的对纸质的档案的管理就是物理管理，是对物质载体进行管理。而逻辑管理从此社会进入了逻辑管理时代。

　　一、档案物理管理与逻辑管理的概念分析。

　　由档案组成的两个部分所决定，档案管理包含着针对物质介质和信息内容两个方面的管理工作，并由此形成相应的管理方法、管理模式和管理思想。我们分别把它们称为物理管理与逻辑管理。所谓物理，在这里是指事物的形象，即档案的物质载体。所谓物理管理，就是按照形象思维与手工管理的方式，以档案的物质介质为基本对象，来进行档案管理工作。所谓逻辑，就是人类思维的规律，这里特指逻辑思维。逻辑思维就是人们在认识过程中借助于概念、判断、推理反映现实的思维方式。它区别于形象思维，是用科学的抽象概念揭示事物的本质，表述认识现实的结果，是抽象思维。所谓逻辑管理，就是按照抽象思维的方式，以档案的信息内容(概念)为对象和手段，来进行档案管理工作。

　　二、档案物理管理与逻辑管理的特点分析。

　　物质和意识是人类社会两种既独立存在又紧密相连的基本存在状态。同时，它们也必然是档案管理活动中两种基本存在状态。在管理活动中，物质与意识是即独立存在又密不可分的两个部分。人工化的物质和物质化的意识构成了管理世界中两个基本组成部分，由此形成物理管理和逻辑管理。

　　1.物理管理与逻辑管理的管理对象特征

　　根据上文中提高的档案物理管理和逻辑管理的概念的不同，可知这两者所管理的对象也不尽相同。物理管理是对档案文件本身就行管理，表现更多的是整理和保存；档案逻辑管理则是对档案的内容和信息部分进行管理。二者的管理对象截然不同，但二者并不是相互矛盾的。相反，物理管理与逻辑管理是两种相互影响、相互制约同时又相互促进的档案管理方法。在社会发展的不同时期，这两种方法起着不同的作用。在物理管理方法占据主导地位的时期，档案管理工作主要做好对档案文件的保存，运用优质的档案文件材料来尽可能的使得档案能够保存的更久，同时注重对档案的修复。在逻辑管理占据主导地位的时期，档案管理工作主要是针对档案的内容和信息进行的。追求档案信息被有效的利用，进而提高档案管理工作的价值。

　　2.物理管理与逻辑管理的劳动特征

　　对档案管理工作中的物理管理来说，人的体力劳动的比重要远远多于人的脑力劳动。因为物理管理主要是对档案本身的物质载体进行管理。包括对档案的装订，编号、保存等过程都需要人力来完成。虽然，在此过程中也会加入一些人的脑力工作，但是却不是主要的。但是我们不能把物理管理单纯的看成是工作人员的体力劳动。要重视起工作的重要性，不能使得档案的管理人员有任何懈怠的情绪。档案的逻辑管理则更多的运用人的脑力劳动，因为逻辑管理的对象是档案的内容方面的东西，这就要求档案的逻辑管理充分的利用计算机进行工作。将人的脑力劳动转化成计算机的程序，提高档案工作的效率。

　　3.物理管理与逻辑管理的方法特征

　　无论是档案的物理管理还是逻辑管理，其管理的执行主体都是人。但是对于物理管理来说，主要是人的手工作业。这与档案管理工作的性质决定的。但是逻辑管理则不再局限于单一的手工管理，而是把繁杂的数据信息录入计算机，应用计算机进行档案管理，其过程是完全自动化的。这就节省了一定的工作时间，避免了物理管理中存在的麻烦。

　　4.物理管理与逻辑管理的思维特征

　　物理管理的思维特征和逻辑管理的思维特征完全不同。前者是运用了具体的思维特征。因为，工作人员在对档案进行管理的时候首先要考虑到档案的编号、文件名、具体位置等因素，这就要求人们运用具体的思维方法。而在逻辑管理中所运用的则是抽象的思维方法，在对某一档案进行查找时，不需要人们去考虑这个文件具体长什么样子，只需要在计算机中键入文字进行检索就可以了。

　　5.物理管理与逻辑管理的哲学特征

　　物理管理与逻辑管理拥有着不同的哲学特征。首先物理管理是针对一个具体的现实世界进行工作，因为无论是物理管理的特性还是物理管理的对象都是具体可感的档案文件。而逻辑管理则是一个抽象概念的管理模式，是一种虚拟性哲学。通过大量的档案管理工作经验来看，逻辑管理对物理管理有着某种超越性的意义，但并不是对物理管理方法的否定。存在着3种不同形式与层次：

　　第一，对实存事物的数字化虚拟，即对象性的数字化或现实性的数字化。具体是指对档案信息的数字化虚拟；

　　第二，对现实中具有可能性的不可能的数字化虚拟，即对可能性或可能性空间的虚拟；

　　第三，对现实中的不可能性的数字化虚拟。

　　以上3个层次的数字化虚拟，共同构成了电子文档多维性的存在空间，使它形成了超越传统档案物理管理的档案逻辑管理的种种新的属性与特点：

　　三、结语

　　无论是物理管理还是逻辑管理对我国的档案工作都起到至关重要的作用。二者是不同形式的管理方法，有着不同的侧重点。同时逻辑管理方法是对物理管理方法的超越。本文通过对物理管理方法和逻辑管理方法的基本概念、不同特征进行分析，读者认识到物理管理方法和逻辑管理方法的根本异同，使相关的工作人员在具体的档案管理工作中，更好地把握自己的工作性质，确保我国的档案管理工作能够顺利进行。