云笔记与学习者个人知识管理
2022-06-08
摘 要：本文对个人知识管理和云笔记的知识进行概述，了解、分析了云笔记在学习者个人知识管理中的应用意义，然后，通过介绍如何运用有道云笔记进行个人知识的管理并给出具体应用实例，最后提出了笔者对云笔记在个人知识管理中的应用建议，希望为学习者个人知识管理提供方法借鉴。
关键词：学习者；个人知识管理；云笔记；有道云笔记
中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1671-7503（2015）17-0029-04
一、引言
在知识大爆炸的时代，知识已经成为个人竞争力的主要源泉，有效的个人知识管理可以帮助个人对知识进行高效的利用，从而有效提升个人的竞争力。
随着知识经济时代的到来，信息铺天盖地，面对这些海量信息，个人知识管理急需合适的工具来支持。正所谓“工欲善其事，必先利其器”，云笔记就是个人知识管理的一个“利器”。目前，国内外对学习者个人知识管理的研究较多，但基于云笔记在学习者个人知识管理中应用的研究屈指可数，“云笔记”是新世纪的一个新名词，人们对其的研究还不够深入。据调查分析，学习者个人知识管理主要存在以下问题：一是学习者的个人知识管理意识比较薄弱，课后或者网上搜集材料后几乎不作整理，杂乱无章；二是没有备份资料的习惯，一旦遇到系统故障、移动磁盘丢失，往往导致资料丢失等；三是虽然网络存储手段很多，但是大部分学习者还是习惯使用纸质存储的方法；四是虽然都拥有电脑、移动磁盘和手机但真正用于知识管理的不多[1]。为了解决以上问题，帮助学习者不断提升自我竞争力，笔者对云笔记在学习者个人知识管理中的应用做了一定研究，结合笔者使用有道云笔记进行个人知识管理的情况，对在云笔记中进行个人知识管理提出了一些建议。
二、个人知识管理的概述
目前，国内外对个人知识管理并没有给出一个统一的定义。较为宽泛的定义主要是由美国的Paul A.Dorsey（2000）教授提出的——“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法”[2]。
笔者认为，个人知识管理（Personal Knowledge Management，PKM）就是将对个人有利的信息进行收集、管理（存储、创新）和使用（交流、共享），整合为个人的信息资源并存储到个人的知识库中，形成个人的知识体系，从而提高个人竞争力。通过个人知识管理，让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成有更多价值的知识，从而最终有利于自己的学习、工作和生活，其定义结构如图1所示。
图1 “个人知识管理”定义的结构
比尔盖茨认为：“收集、管理和使用信息的方式，决定了你的输赢。”IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作，因为这些知识已经存在。另一份研究报告显示：知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上[3]。
在今天这个网络高度发达的时代，学习者受到更多的是信息教育，面对着铺天盖地的网络信息，该如何收集、管理和使用这些信息，这对于学习者自我竞争力的提升有着重大的意义。学习者通过有目的、有计划的管理信息，把网络或生活中网状的信息树形化、线性化，从而使信息有效组织成符合人脑的逻辑，既方便收集信息，又方便管理和使用信息。简而言之，个人知识管理的意义如表1所示。
表1 个人知识管理的意义
[意义概要＼&具体意义＼&有利于个人知识的积累＼&整理好个人的知识，学习者所拥有的知识就会越来越多，而且不容易遗忘，就算遗忘也能在个人的个人知识库中及时温故而知新。＼&有利于个人知识体系的形成＼&有计划的、系统化的个人知识管理也会使得学习者的个人知识库变得有组织、线性化、系统化。＼&有利于个人知识的使用＼&学习者可以在管理好的个人知识中非常方便地提取需要的信息。＼&有利于个人知识的共享＼&可以将某些有针对性的个人知识分享给需要它的人群，从而提高了知识的利用率。＼&]
三、云笔记的概述
什么是云笔记？有道云笔记产品负责人蒋炜航为云笔记概括了两点特征：一是强大的云存储服务后台，二是多种友好的记录方式[4]。
蒋炜航指出，云笔记，简单的说，就是通过互联网将原先在本地的笔记功能移到云端——数据中心（IDC）中来实现。由于数据保存在云端，用户可以通过自己的账户和密码，在任何一个接入网络的设备上访问、整理、查找自己的笔记。这种形式特别适合用于存储空间和处理能力都有限的移动设备。此外，目前的云笔记类产品大都提供本地备份和同步功能。本地备份使得用户在离线状态下也能够访问自己的笔记；而同步功能使得各个本地备份（假设用户有多台设备）和云端上的笔记内容保持一致[5]。
简而言之，云笔记就是指通过跨平台来处理个人笔记的工具，它可以帮助用户简单快速地收集、管理和使用各种信息。只要用户下载“云笔记软件”并注册后，就可以在PC、智能手机或其他移动设备上自由地使用。
云笔记便捷易用，笔者通过比较多款不同的云笔记，将云笔记最主要的常见功能归纳为以下几种（如表2）。
表2 云笔记的功能
[功能概要＼&具体功能＼&保持同步＼&保持同步，是云笔记最具特色的一个功能，云笔记不仅可以使用多种设备进行跨平台阅读、分享，而且它支持在不同的平台，一处编辑，所有平台之间可以同步。＼&随手记＼&这个功能是基于云笔记的同步功能，可随时随地记录一切趣事和想法，轻松与电脑双向同步，免去文件传输烦恼。＼&笔记分类＼&分类整理笔记，高效管理个人知识，网状的个人知识能在云笔记中呈现线性分布，并且可以快速搜索，分类查找。＼&笔记的分享＼&云笔记的功能可以帮助用户将笔记内容进行较大范围的传播。当分享的笔记有更新时，接收到的分享也会自动同步。＼&标签、检索＼&部分云笔记可以增加智能标签，用户可使用标签模式对现有笔记进行分类管理，智能标签也提供了多样化的分类和检索方式。＼&安全性＼&安全备份云端笔记，存储永不丢失的珍贵资料；登录笔记需要账号密码，防止重要消息外泄 云笔记有多种，这里笔者主要介绍目前市场上较为流行的五种，包括Evernote（印象笔记）、云笔记、有道云笔记、为知笔记、麦库记事。
[云笔记][为知笔记][云笔记][有道云笔记][麦库记事][Evernote]
图2 云笔记的几种相关软件
四、有道云笔记在学习者个人知识管理中的应用
1.笔记的收集
这里笔者介绍两种常用的方法。方法一是直接新建笔记，有道云笔记支持丰富的笔记格式，还可以在笔记中插入图片，或者PDF、TXT、Word，Excel、PPT等格式的附件；方法二是网页剪报，网页剪报可以帮大家一键保存网页内容和网址，并可在有道云笔记中方便地管理。网页剪报功能具体有以下几种用法：保存整个网页、保存正文、保存部分网页、保存网址。
2.笔记的管理
设立分组。有道云笔记新建笔记中有三个选项，新建笔记、新建笔记本、新建笔记本组，可以理解为，建立笔记目录时最多可以建立到三级目录。笔记本组是一级目录；笔记本是二级目录；笔记则是三级目录（如图3）。
图3 有道云笔记中新建笔记选项与目录各级对应关系
添加标签。标签可以添加多个，可以自己手动添加，也可以使用推荐标签（如图4）。
图4 有道云笔记中标签的添加
3.笔记的使用
有道云笔记中查找笔记的方法分为两种。方法一是直接在“我的笔记本”中按事先分类好的逻辑结构查找；方法二是使用搜索功能，在搜索框中输入搜索的关键字，在“所有笔记”的下拉框中选择搜索范围，该方法方便在众多信息中迅速定位想要的笔记（如图5）。
图5 有道云笔记中笔记的查找方法
有道云笔记可以把笔记分享给他人（如图6）。将笔记中的内容进行分享有多种分享方式，包括分享链接，发送邮件，分享笔记给指定账号、分享笔记到新浪微博、腾讯微博、网易微博。
图6 有道云笔记中笔记的分享
4.笔记的安全性
在个人知识管理过程中，个人知识的安全性也是非常重要的。由于云笔记应用将用户的笔记和文档都保存在云端服务器，所以安全性比传统的网络硬盘等网络储存应用有明显改善[6]。有道云笔记登入密码；笔记二次加密，在启动笔记、最小化、或者一段时间内无操作时会进入锁定状态，输入锁定密码方可进入；阅读密码，可以为每篇笔记或一个笔记本进行加密设置，使个人隐私数据能够得到进一步保障。加密的方法很简单，例如在有道云笔记电脑版中，找到要加密的笔记或笔记本，然后用右键点击，在弹出的菜单中选择“阅读密码”，输入两次密码后点击“保存”就设置完成了。再打开这个笔记或笔记本时，系统就会要求阅读者先输入密码才能打开（如图7）。
图7 有道云笔记的安全性
5.有道云笔记在学习者个人知识管理中的应用实例
实例一：录音笔记，方便、快捷，有利于课后重温整理。
网名为“东西”的用户是一名刚上大三的学生。他表示，作为一个大三的学生，云笔记成为了他学习生活中的重要工具。每个学期他会把每门课程单独新建一个笔记本，然后在上课的时候新建一篇笔记，修改好笔记名称。在老师讲到重要内容时，用录音笔记记下老师讲的内容，并在下面用手写功能简单的标记本节课的重点和需要记忆的知识点，作为一个文科生，期末有很多背诵的考试。这时按照当时的手写提示知识点，回顾老师的录音，方便快捷（如图8）。
图8 有道云笔记的在课堂笔记记录中的应用
实例二：随时随地写论文，论文的灵感无处不在，随时记录上传云端。
“cutefancy”是一名大四的学生，原本用于写日志的有道云笔记，现在可以应用在写毕业论文中了。学校通知里主要放些学校对论文格式的要求，论文动员大会上做的笔记；由于新的想法和思路层出不穷，所以论文结构经常会改，cutefancy建立了论文结构这个笔记本，随时可以拿着手机写几笔、改几下，非常方便；cutefancy以前都是用Word，如果文字太多，打开时就会很慢，有了云笔记，就把每个章节建立不同的笔记，随时同步，随地修改，使其能够随时随地写论文（如图9）。
图9 有道云笔记的在论文创作中的应用
实例三：用名称分类学习资料，清晰分类，方便查找。
“诺诺”作为一名在读大学生，使用云笔记记录课程资料，记录专业自学笔记。她为每门课程都设置了一个专门的笔记本，其中包括试卷，作业信息，知识点总结，课堂笔记等等。从大三开始准备考研起就一直使用有道云笔记收集考研资料，从前期准备到初试最后到复试，所有电子材料都收集在这里，她表示，在需要收集或使用这些资料时非常方便，可以随时随地利用手机查到或记录（如图10）。
图10 有道云笔记在分类管理学习资源中的应用
五、云笔记应用在学习者个人知识管理中的建议
每个人使用云笔记的习惯不同，但高效的使用习惯值得互相学习。笔者已有对云笔记三年的使用经验，在此，结合论坛上网友们使用云笔记的经历，笔者提出以下几点使用云笔记高效管理个人知识的建议。
关键词：学习者；个人知识管理；云笔记；有道云笔记
中图分类号：G434 文献标识码：A 文章编号：1671-7503（2015）17-0029-04
一、引言
在知识大爆炸的时代，知识已经成为个人竞争力的主要源泉，有效的个人知识管理可以帮助个人对知识进行高效的利用，从而有效提升个人的竞争力。
随着知识经济时代的到来，信息铺天盖地，面对这些海量信息，个人知识管理急需合适的工具来支持。正所谓“工欲善其事，必先利其器”，云笔记就是个人知识管理的一个“利器”。目前，国内外对学习者个人知识管理的研究较多，但基于云笔记在学习者个人知识管理中应用的研究屈指可数，“云笔记”是新世纪的一个新名词，人们对其的研究还不够深入。据调查分析，学习者个人知识管理主要存在以下问题：一是学习者的个人知识管理意识比较薄弱，课后或者网上搜集材料后几乎不作整理，杂乱无章；二是没有备份资料的习惯，一旦遇到系统故障、移动磁盘丢失，往往导致资料丢失等；三是虽然网络存储手段很多，但是大部分学习者还是习惯使用纸质存储的方法；四是虽然都拥有电脑、移动磁盘和手机但真正用于知识管理的不多[1]。为了解决以上问题，帮助学习者不断提升自我竞争力，笔者对云笔记在学习者个人知识管理中的应用做了一定研究，结合笔者使用有道云笔记进行个人知识管理的情况，对在云笔记中进行个人知识管理提出了一些建议。
二、个人知识管理的概述
目前，国内外对个人知识管理并没有给出一个统一的定义。较为宽泛的定义主要是由美国的Paul A.Dorsey（2000）教授提出的——“个人知识管理应该被看作既有逻辑概念层面又有实际操作层面的一套解决问题的技巧与方法”[2]。
笔者认为，个人知识管理（Personal Knowledge Management，PKM）就是将对个人有利的信息进行收集、管理（存储、创新）和使用（交流、共享），整合为个人的信息资源并存储到个人的知识库中，形成个人的知识体系，从而提高个人竞争力。通过个人知识管理，让个人拥有的各种资料、随手可得的信息变成有更多价值的知识，从而最终有利于自己的学习、工作和生活，其定义结构如图1所示。
图1 “个人知识管理”定义的结构
比尔盖茨认为：“收集、管理和使用信息的方式，决定了你的输赢。”IDC的研究报告显示，知识工作者做的90%的所谓“创新工作”是重复工作，因为这些知识已经存在。另一份研究报告显示：知识工作者1/3的时间用在了寻找某些他们永远没有找到的信息上[3]。
在今天这个网络高度发达的时代，学习者受到更多的是信息教育，面对着铺天盖地的网络信息，该如何收集、管理和使用这些信息，这对于学习者自我竞争力的提升有着重大的意义。学习者通过有目的、有计划的管理信息，把网络或生活中网状的信息树形化、线性化，从而使信息有效组织成符合人脑的逻辑，既方便收集信息，又方便管理和使用信息。简而言之，个人知识管理的意义如表1所示。
表1 个人知识管理的意义
[意义概要＼&具体意义＼&有利于个人知识的积累＼&整理好个人的知识，学习者所拥有的知识就会越来越多，而且不容易遗忘，就算遗忘也能在个人的个人知识库中及时温故而知新。＼&有利于个人知识体系的形成＼&有计划的、系统化的个人知识管理也会使得学习者的个人知识库变得有组织、线性化、系统化。＼&有利于个人知识的使用＼&学习者可以在管理好的个人知识中非常方便地提取需要的信息。＼&有利于个人知识的共享＼&可以将某些有针对性的个人知识分享给需要它的人群，从而提高了知识的利用率。＼&]
三、云笔记的概述
什么是云笔记？有道云笔记产品负责人蒋炜航为云笔记概括了两点特征：一是强大的云存储服务后台，二是多种友好的记录方式[4]。
蒋炜航指出，云笔记，简单的说，就是通过互联网将原先在本地的笔记功能移到云端——数据中心（IDC）中来实现。由于数据保存在云端，用户可以通过自己的账户和密码，在任何一个接入网络的设备上访问、整理、查找自己的笔记。这种形式特别适合用于存储空间和处理能力都有限的移动设备。此外，目前的云笔记类产品大都提供本地备份和同步功能。本地备份使得用户在离线状态下也能够访问自己的笔记；而同步功能使得各个本地备份（假设用户有多台设备）和云端上的笔记内容保持一致[5]。
简而言之，云笔记就是指通过跨平台来处理个人笔记的工具，它可以帮助用户简单快速地收集、管理和使用各种信息。只要用户下载“云笔记软件”并注册后，就可以在PC、智能手机或其他移动设备上自由地使用。
云笔记便捷易用，笔者通过比较多款不同的云笔记，将云笔记最主要的常见功能归纳为以下几种（如表2）。
表2 云笔记的功能
[功能概要＼&具体功能＼&保持同步＼&保持同步，是云笔记最具特色的一个功能，云笔记不仅可以使用多种设备进行跨平台阅读、分享，而且它支持在不同的平台，一处编辑，所有平台之间可以同步。＼&随手记＼&这个功能是基于云笔记的同步功能，可随时随地记录一切趣事和想法，轻松与电脑双向同步，免去文件传输烦恼。＼&笔记分类＼&分类整理笔记，高效管理个人知识，网状的个人知识能在云笔记中呈现线性分布，并且可以快速搜索，分类查找。＼&笔记的分享＼&云笔记的功能可以帮助用户将笔记内容进行较大范围的传播。当分享的笔记有更新时，接收到的分享也会自动同步。＼&标签、检索＼&部分云笔记可以增加智能标签，用户可使用标签模式对现有笔记进行分类管理，智能标签也提供了多样化的分类和检索方式。＼&安全性＼&安全备份云端笔记，存储永不丢失的珍贵资料；登录笔记需要账号密码，防止重要消息外泄
图2 云笔记的几种相关软件
四、有道云笔记在学习者个人知识管理中的应用
1.笔记的收集
这里笔者介绍两种常用的方法。方法一是直接新建笔记，有道云笔记支持丰富的笔记格式，还可以在笔记中插入图片，或者PDF、TXT、Word，Excel、PPT等格式的附件；方法二是网页剪报，网页剪报可以帮大家一键保存网页内容和网址，并可在有道云笔记中方便地管理。网页剪报功能具体有以下几种用法：保存整个网页、保存正文、保存部分网页、保存网址。
2.笔记的管理
设立分组。有道云笔记新建笔记中有三个选项，新建笔记、新建笔记本、新建笔记本组，可以理解为，建立笔记目录时最多可以建立到三级目录。笔记本组是一级目录；笔记本是二级目录；笔记则是三级目录（如图3）。
图3 有道云笔记中新建笔记选项与目录各级对应关系
添加标签。标签可以添加多个，可以自己手动添加，也可以使用推荐标签（如图4）。
图4 有道云笔记中标签的添加
3.笔记的使用
有道云笔记中查找笔记的方法分为两种。方法一是直接在“我的笔记本”中按事先分类好的逻辑结构查找；方法二是使用搜索功能，在搜索框中输入搜索的关键字，在“所有笔记”的下拉框中选择搜索范围，该方法方便在众多信息中迅速定位想要的笔记（如图5）。
图5 有道云笔记中笔记的查找方法
有道云笔记可以把笔记分享给他人（如图6）。将笔记中的内容进行分享有多种分享方式，包括分享链接，发送邮件，分享笔记给指定账号、分享笔记到新浪微博、腾讯微博、网易微博。
图6 有道云笔记中笔记的分享
4.笔记的安全性
在个人知识管理过程中，个人知识的安全性也是非常重要的。由于云笔记应用将用户的笔记和文档都保存在云端服务器，所以安全性比传统的网络硬盘等网络储存应用有明显改善[6]。有道云笔记登入密码；笔记二次加密，在启动笔记、最小化、或者一段时间内无操作时会进入锁定状态，输入锁定密码方可进入；阅读密码，可以为每篇笔记或一个笔记本进行加密设置，使个人隐私数据能够得到进一步保障。加密的方法很简单，例如在有道云笔记电脑版中，找到要加密的笔记或笔记本，然后用右键点击，在弹出的菜单中选择“阅读密码”，输入两次密码后点击“保存”就设置完成了。再打开这个笔记或笔记本时，系统就会要求阅读者先输入密码才能打开（如图7）。
图7 有道云笔记的安全性
5.有道云笔记在学习者个人知识管理中的应用实例
实例一：录音笔记，方便、快捷，有利于课后重温整理。
网名为“东西”的用户是一名刚上大三的学生。他表示，作为一个大三的学生，云笔记成为了他学习生活中的重要工具。每个学期他会把每门课程单独新建一个笔记本，然后在上课的时候新建一篇笔记，修改好笔记名称。在老师讲到重要内容时，用录音笔记记下老师讲的内容，并在下面用手写功能简单的标记本节课的重点和需要记忆的知识点，作为一个文科生，期末有很多背诵的考试。这时按照当时的手写提示知识点，回顾老师的录音，方便快捷（如图8）。
图8 有道云笔记的在课堂笔记记录中的应用
实例二：随时随地写论文，论文的灵感无处不在，随时记录上传云端。
“cutefancy”是一名大四的学生，原本用于写日志的有道云笔记，现在可以应用在写毕业论文中了。学校通知里主要放些学校对论文格式的要求，论文动员大会上做的笔记；由于新的想法和思路层出不穷，所以论文结构经常会改，cutefancy建立了论文结构这个笔记本，随时可以拿着手机写几笔、改几下，非常方便；cutefancy以前都是用Word，如果文字太多，打开时就会很慢，有了云笔记，就把每个章节建立不同的笔记，随时同步，随地修改，使其能够随时随地写论文（如图9）。
图9 有道云笔记的在论文创作中的应用
实例三：用名称分类学习资料，清晰分类，方便查找。
“诺诺”作为一名在读大学生，使用云笔记记录课程资料，记录专业自学笔记。她为每门课程都设置了一个专门的笔记本，其中包括试卷，作业信息，知识点总结，课堂笔记等等。从大三开始准备考研起就一直使用有道云笔记收集考研资料，从前期准备到初试最后到复试，所有电子材料都收集在这里，她表示，在需要收集或使用这些资料时非常方便，可以随时随地利用手机查到或记录（如图10）。
图10 有道云笔记在分类管理学习资源中的应用
五、云笔记应用在学习者个人知识管理中的建议
每个人使用云笔记的习惯不同，但高效的使用习惯值得互相学习。笔者已有对云笔记三年的使用经验，在此，结合论坛上网友们使用云笔记的经历，笔者提出以下几点使用云笔记高效管理个人知识的建议。