浅析规范高校财会档案管理

　　【摘要】高校财会档案是学校会计活动的产物，是高校领导进行决策所需的重要资料，是记录学校经济活动的重要史据，是高校档案的重要组成部分。高校财会档案管理的现状。1.高校财会档案立卷整理、归档和移交。2.财会档案的查阅。3.财会档案的销毁。规范高校财会档案的措施。加强领导，广泛宣传，提高认识；设置专门机构，完善制度流程；提高人员素质，建立一支专业的财会档案队伍；加强信息化建设，增加资金投入。高校财会档案是各院校经济活动的记录，它以丰富的原始数据和具有高价值的资料为使用者提供可靠的信息，为各院校制定规划和调查、取证以及进行决策，提供依据和材料。

　　【关键词】财会档案；高校；经济活动；整理；销毁

　　高校财会档案是高校在财务管理和会计活动中，直接形成的具有保存利用价值的文字材料、报表、凭证、帐簿等材料。各高校必须根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规，加强对财会档案的管理，切实把财会档案管好用好，发挥其应有的作用。

　　一、高校财会档案的重要意义

　　高校财会档案是学校会计活动的产物，是高校领导进行决策所需的重要资料，是记录学校经济活动的重要史据，是高校档案的重要组成部分。财会档案可以为高校提供经济资料，为制定经济决策提供参考。通过财会档案，还可以为解决经济纠纷，处理经济事务提供依据；是揭露责任事故、打击经济犯罪、判定领导干部贪污腐败的重要依据；还可以审核高校是否遵守财经纪律，存在弄虚作假、违法乱纪等行为。

　　二、高校财会档案管理的现状

　　（一）高校财会档案立卷整理、归档和移交

　　在各高校，多数出现财会人员对会计专业技能非常熟练，也经常参加相关

　　的专业培训和学习。但对档案的基本知识，尤其是对财会档案的规范化整理，了解的更是寥寥无几。多数学校在财会人员上岗前，没有邀请档案专业人员，对其传授财会档案管理的基本知识与操作技能。这就造成财会档案整理质量不高的原因，还会出现会计凭证装订后没有封皮、已封皮的凭证在封粘处没有会计人员盖章、签字的现象；以及会计凭证装订封皮处存在填写内容不全的情况；活页账簿的封面没有按统一标准进行填写；装订不整齐，有的账目凭证号和实际凭证编号不统一，有的排列、分类不按规定操作。还有就是有的高校出现会计凭证、会计账簿、会计报表以及财会文件、资料放置混乱，每月的会计报表存放也没按规定进行分散存放等等，使整理出的财会档案没有达到标准化、规范化，更谈不上科学合理化管理。财会档案整理不规范问题越来越突出。

　　根据《会计档案管理办法》要求，会计凭证一般每月装订一次，财会人员将各种记账凭证按时间顺序整理，每卷不超过200页，厚度2CM进行装订。会计凭证装订后，应在每本凭证封面上填写好凭证张数、凭证种类、保管期限等内容，必须做到高校会计主管人员和凭证装订人员在封面上盖章、签字。同时，应在凭证封面上编好卷号，并按卷号顺序入柜。要将凭证种类编号标在显露的位置，以便调阅。各种会计账簿，在年终办理年度结账后，除跨年度连续使用的账簿外，其他账簿都应按时整理立卷。财务会计报告的装订和编制的完成，要在报出、留存后按月装订成册，谨防丢失。

　　现在还普遍存在会计人员在整理完成会计报表、会计凭证、会计账簿、工资清册等工作之后，忽略了对相对应的文件资料的整理、归档、收集，这便给以后信息的查阅带来了极大的不便。会计人员的在交接记录中，有关财会档案问题最容易被遗忘、忽略，这样造成了部分工作档案丢失和遗失。另外，虽然实行了财务软件系统，各个账目采用了软件系

　　统自动生成各类目录，给财会档案的查阅带来了方便。但是目前大多数高校没有对财会档案的电子文档进行归档，造成了归档内容不齐全。

　　根据《高等学校档案管理办法》的规定，学校当年形成的财会档案，在年终后，可暂时由财务部门保管，期限为3年。在到期后的次年6月底前，由财会部门的专兼职档案员将应归档的财会档案编制移交目录，一式二份送领导审核签字后，连同案卷集中向学校档案部门办理移交手续。

　　高校财会档案在移交时，原则上不得拆封，应保持原卷册的封装。个别需要重新整理拆封的，为分清责任，应由学校的档案机构，会同财务部门共同拆封、整理。财会档案的电子文档保管还要注意防盗措施、采取防磁。

　　（二）财会档案的查阅

　　财会档案的查阅，一般高校都能做到查阅登记，但是缺少必要的逐级审批报告制度，认为只要做到专职财会人员、档案人员同时到场便可进行查阅，没有做到相关领导的审核、批准；有的高校甚至对查阅者的身份、查阅的内容和时间没有限制，存在着随意性，在很大程度上降低了财务资料的保密性，甚至直接造成了财务机密的泄露。财会档案只为本学校使用，所保存的财会档案不得随意外借。高校财会档案的查阅要严格执行程序，如有特殊需要需经本校负责人批准，办理登记手续后方可提供查阅。本校内部人员查阅财会档案时，经学校负责人批准后，才能办理有关查阅手续；外部查阅财会档案时，应持有单位正式介绍信，经学校负责人批准后，方可办理查阅手续。查阅人应认真填写档案查阅登记簿，查阅人姓名、部门、数量、查阅内容和借阅及归还日期等情况都必须填写清楚。各高校应当建立健全财会档案查阅登记制度，以及严格查阅、复制和收回手续，确保财会档案的安全完整。

　　（三）财会档案的销毁

　　财会档案的销毁程序和手续均按财政部和国家档案局制发的规定及《会计档案保管期限表》执行。根据财会档案的历史价值、使用价值，对保管期限满的案卷应及时组织鉴定，决定销毁。但目前各高校普遍存在的问题是：对保管期限已满、已失去保存价值的档案，也都按规定经有关部门鉴定并登记造册，报相关领导批准。销毁前的所有手续都已完成，但最后并未实现真正意义上的销毁，给各高校造成了大量的人力、财力、物力资源的浪费。

　　财会档案的销毁是一项严肃的工作，各高校必须严格按照《会计法》和《高等学校档案管理办法》的规定进行。

　　1.财会档案保管期满时，其中有未了结的债务、债权的原始凭证，应该单独存放、另行立卷，并由档案部门保存到结清债权、债务时，方可进行销毁；高校在建校期间的会计档案，不得销毁。

　　2.财会档案保管期满后，需要销毁的档案登记造册，由本校档案部门会同财务等相关部门，共同提出销毁意见、共同鉴定、严格审查，确定后进行销毁。

　　3.对于应销毁而没有进行销毁的会计档案，要坚决执行销毁程序。在销毁档案前，参加销毁的相关人员，应按照财会档案销毁所列的项目，进行逐一核查，核对无误后方可销毁；各高校在销毁财会档案时，应派出由档案部门和财会部门共同组建的销毁小组进行监销；财会档案销毁后所有经办人员要在“销毁清册”上签字、盖章，并注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责。最后，由监销人员将销毁情况写出书面报告，报告要一式两份，一份报本校领导，另一份归入档案备查。

　　三、规范高校财会档案的措施

　　（一）加强领导重视、提高人员认识领导重视，是高校搞好财会档案管理工作的前提和关健。上级部门可对高校财会档案制度的健全、建立进行监督指导；也可对财会档案管理工作的完整性、全面性和及时性进行检查；并监察、督促高校要将财务档案管理工作，作为一项重要的任务来布置、去落实。学校分管领导、财务处长等各级领导应引起重视，加强对财会档案管理工作的领导。对于财会档案工作，学校各级领导应充分认识到它的重要性，以及它所提供的证据和史料对学校制定发展方针、预算经费收支、核查经济问题、防止贪污腐败，所具有不可替代的重要作用。要通过举办培训、专题讲座，编写各种专题目录、宣传栏来加强财会档案知识的宣传。使学校的每位教职工树立档案意识，并认识到财会档案的重要性，以达到提高财会档案管理的目的。

　　各高校的财会专业人员应经常学习、提高认识，熟知《会计档案管理办法的管理》的规定。只有在以后的工作中，财会档案的重要性才能体现出来。也就是说，它有一定的滞后性。但财务专业人员应清醒的认识到，财会档案管理工作是一项严谨、细致的工作，是来不得半点马虎的，需要我们在日常管理上下功夫。财会档案的重要性，虽然在整理初期并没有显现出来，但是如果这时候粗心马虎，甚至不予重视、置之不理，就会出现档案形成后有缺失，造成内容不完整的问题，很可能就会补救不及时造成不可弥补的重大损失。所以财务人员在档案工作上一定要养成良好的习惯，做到事无巨细、细致耐心。在档案工作上，不能说感觉是重要的就认真对待，感觉不重要的就敷衍了事，要做到有忧患意识，把档案工作的每一环节都做实做细。各高校财务部门应配备一名专职档案人员，通过岗前业务培训，使其认识财会档案岗位的重要性，切实做好财会档案管理工作。

　　（二）设置专门机构，完善制度流程

　　设置财会档案管理机构是工作的需要，是进行财会档案管理工作的组织保证，也是将所在高校的财会档案有效集中起来保管，以保证财会档案的齐全、系统、有序。要规范高校财会档案，就必须实现财会档案管理规章制度的健全，明确责任，并制定出财会档案工作管理的目标。相关规章制度有《财会档案立卷归档管理制度》、《高校财会档案工作人员职责》、《高校财会档案保管制度》、《高校财会档案查阅制度》、《高校财会档案移交、销毁制度》等。以这些规章制度来规范档案资料的整理、收集、归档和保存的各项工

　　作程序，使财务档案管理工作流程化、制度化。