高校档案管理的现状分析及对策研究

　　【摘要】根据实际情况，对我国高校学生档案管理工作现状做出了详细分析，并找出了其中管理中存在的问题，根据这些问题所体现出来的特点，找出了相应的对策和措施，希望能给高校档案管理工作带来一定帮助。

　　【关键词】高校；档案管理；现状；问题；分析；对策

　　现如今，对于我国的高校档案管理工作而言还非常落后，其中还存在诸多缺陷，怎样才可以有效地建立一套完善的档案管理工作，从根本上满足学校教学以及科研等方面的实际需求，成为了高校档案管理者共同思考的一个问题。本文主要根据实际情况，从高校档案管理工作的现状进行了探讨，并根据凸显出来的特点提出了改进思路，从而确保高校档案管理工作能够为教学、科研以及管理等各方面带来更加有利的帮助。

　　一、目前我国高校档案管理工作现状

　　（一）高校档案管理制度有待提升

　　就从目前情况来看，我国很多高校档案管理并没有建立一套完善的管理体制，对高校档案管理的标准也大不一样，在整体的档案管理上缺乏统一，对于那些重要的文件或档案资料只是杂乱的堆放在一起，并没有做出整理和归类，当需要查找或利用这些档案时，给查找工作带来极大不便，严重缺乏完整性以及系统性。对于提交的档案也有手写的，这种档案资料在装订过程中特别麻烦，装订好的档案资料严重影响美观。

　　（二）高校档案管理工作有待进一步提高

　　就目前而言，我国的高校档案管理工作并没有得到重视，主要表现在以下几点方面：首先，高校档案管理严重缺少归档、整理以及收集的专职档案员。有很大一部分工作基本上都是由办公室的兼职人员来完成的，学校也并没有在这方面安排专人去负责。正如之前所说，高校档案管理是一项过程繁杂的工作，不可能一天两天就将其做好的，如果没有专门的管理人员，则会让重要的档案资料散落在不同的经办人手上，使整体的档案形成材料不完整、系统不完善的情况出现。其次，大部分高校内部并没有设立档案室，很多重要档案并不能得到统一管理。现在很多重要的档案普遍都是放在纸盒或者文件盒里，严重缺乏基本的保护措施。如果文件放置时间太长，则会出现纸张破损、受潮等情况，严重影响到了档案的利用。

　　（三）高校档案无法有效利用

　　对于高校中的档案馆而言，它是整个学校的窗口部门，是学术研究的核心，在高校档案管理工作中，会产生一系列宝贵的档案材料，这些材料早已成为了领导决策或学术研究的重要原始数据。充分利用收集来的档案，可以对今后的发展起到很大程度上的帮助。

　　二、提升高校档案管理工作的有效方法

　　（一）不断提升档案管理水平，对组织领导进行加强

　　1、首先要使领导从思想上引起档案管理工作的重视

　　若要想在高校内部搞好高校档案管理工作，那么首先就要让领导对高校档案管理工作足够认识。赢得学校内部领导对档案管理工作的支持。只有当领导或管理人员充分认识到了这份工作的重要性之后，才可以树立一个正确的存档意识，在思想上对档案管理进行重视，从而确保档案工作的顺利进行。

　　2、不断改善硬件设备和软件设备

　　除了要让领导以及管理者们引起足够重视之外，还应当不断完善硬件和软件设备。硬件方面主要是增添打印机以及计算机等现代化办公设备。而软件上则是指的要安排专门的档案管理人员。对于高校档案管理工作来讲，需要具备较强的责任心和耐心，因此需要将有实践经验且业务能力较强的档案管理者安排在管理岗位上，充分将他们的主观能动性发挥出来。现如今，随着计算机技术的应用，可以将重要的档案数据录入到计算机系统里，在学校内部建立一套大型的电子档案库，从根本上提升档案储存、控制、处理以及查阅信息的能力，使高校档案管理工作逐渐现代化、科技化。

　　（二）对其中的管理制度得到改善

　　要想从根本上搞好高校档案管理工作，那么首先则应当建立一套完善的管理制度。在此基础上，应当以我国颁布的《合同法》为参考，并根据学校的实际情况，制定相应的管理措施和方法。大致上讲可以分成以下几个步骤进行：

　　首先，在学校内部建立一套完善、科学合理的运作机制以及管理组织，将其中的科学管理形成档案文件，同时还应当在收集、整理以及归纳等方面制定出有关的规章条例，逐渐让高校档案管理走向正规化、制度化。

　　其次，不断落实和建立高校档案管理工作的责任，确保高校档案管理工作的收集、整理以及归档可以落入实处，并且还要落实好相应的责任人，确定好个人职责。

　　最后，在学校内部建立各种规章制度，在进行高校档案管理过程中要做到按照规章流程办事，保证高校档案管理能够做到有条不紊，确保档案万无一失。

　　（三）不断对档案进行开发和利用

　　当高校做好档案管理工作之后，应该对档案进行合理的开发和利用，具体可以从以下几方面入手：

　　1、不断对档案的信息化建设进行强化。现如今早已进入网络化信息时代，用户普遍具有方便、快捷以及准确等特点，根据用户这些特点对档案管理数据进行更加深层次的开发。

　　2、在对高校档案管理日常工作中，应当配合领导进行决策管理，确保馆内工作能够提交档案材料，使其能为其他工作提供良好服务。

　　3、不断提升档案管理工作的利用率，做好宣传工作。在不久的将来，档案资源共享将成为社会主流发展趋势，传统的档案管理模式早已跟不上时代节奏，我们应当深刻认识到这一点，从社会各界上宣传档案管理工作的重要性。

　　（四）对高校档案管理实行分级管理，从而确保能够科学分类

　　由于高校自身具备服务性、学术性以及专业性等特点，所以在收集档案过程中，应当拓宽收集范围，确保做好档案的收集、整理以及存储工作。根据各档案部门的要求，结合实际情况，并找出部门以及内容形式上的相同点和不同点进行分类。

　　参考文献：

　　[1]刘颖.高校基建档案管理存在问题及对策研究[D].华东师范大学，2013.124126

　　[2]赵黎霞.新时期我国高校档案管理的现状及对策研究[J].信息系统工程，2012，152153

　　[3]刘书琴.高校档案管理工作现状分析及对策研究[J].黑龙江科技信息，2011，141145

　　[4]陈克琴.高校基建档案管理现状分析与对策研究[J].魅力中国，2012，110158

　　[5]王璐，韩建华.高校档案管理现状、问题与对策研究[J].产业与科技论坛，2013，253254