文秘：“文”在何处

　　摘要：文秘不应等同于秘书，它有自己独特的不可替代的职责——文字工作。文秘想在工作中表现突出，必须时刻注意自己的“文字”，“文化”和“文德”三方面。

　　关键词：文秘文字文化文德

　　一、文秘和秘书的区别

　　现代人常常把文秘与秘书混为一谈，总喜欢把秘书都称作文秘，认为两者没什么区别，可以通用。这其实是一个误区，秘书，在我国现下是一种职务的名称，在2010版的辞海中的解释是这样的：“职务名称。掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。”而文秘是众多秘书类型中的一种，叫做文字秘书或文书秘书，简称文秘，也称文学秘书，中文秘书等。

　　二、文秘在中国秘书史上的重要地位

　　“秘书”一词在我国古已有之，不过最初的意思并非与当下的秘书含义一致。最早指的是宫中秘藏之书，东汉时期又指谶纬之书，所谓谶纬，就是指迷信预言。后来秘书又作为一种官职名在东汉兴起，史称秘书监。至曹魏，秘书又演变成为一种官署机构。到了清光绪33年，由安徽巡抚冯煦上书奏请，秘书一词才真正做到了名实相副，即与当下的辅佐人员含义相近。虽然秘书一词在我国历史上出现得较晚，不过担任秘书性质工作的人员却是早已有之。古代秘书性质的工作种类繁杂，以中央秘书机构为例，有负责君主起居的，有负责祭祀礼仪的，有负责办理文书事务的（这里就不一一详叙了）。其中很重要的一项就是辅佐君主处理文书工作，例如起草昭书，谕旨，处理来往文书，抄录保存章、奏等等。当然，不仅仅是在中央秘书机构，还有其他地方秘书机构，在这些机构中负责文书工作的人员地位往往都比较高。古时，负责文书工作的人员大多都是文学之士，传统的“秘书”很注重文学修养和写作能力，历来都将“笔杆子”，“秀才”等夸赞捧为很高的荣誉。所以自古以来，国家的统治者对秘书的文字能力要求都很高。秦代的秘书需经过专门的学校学习文字表达；唐代的秘书经科举考试后，还要从“声言书判”四个方面进行选拔考试，其中“书”即指写作能力；宋代的秘书要经过宏词科的考试，会写当时流行的十二种公文体式。[1]有此可见，文与秘两字已有很深的历史渊源，这为两字的结合奠定了历史基础。到了现代，在秘书“办文，办事，办会”这三大基本职能中，办文仍然占很大的分量，所以才会有一直将文秘当作秘书代名词的误区。

　　三、现代文秘

　　就现代秘书包含的种类而言，其名目之多，职责之细，需令人颇费一番脑筋才能辨别清楚。如按型分类可把秘书分：参谋型、文字型、办事型、技术型、公共关系型、财经型、综合型、法律型、涉外型等九型。按工作方向分可分为：行政类、助理类、人事类、公关类、业务类。按照秘书人员所从事的工作内容划分，可分为文字秘书、机要秘书、信访秘书、通讯秘书、事务秘书、生活秘书等等。在这里我不谈其他类型，仅就文字秘书即文秘这一类型谈谈我个人的几点看法。

　　文字秘书，指从撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”、“秀才”。文秘文秘，贵乎在“文”，这自不必说。那么作为一名专业的文字秘书如何才能写出好的文章，“文”又文在何处呢？

　　（一）文应当文在文字

　　文字的本意是“语言记录的符号”、“语言的书面形式”等，其功用是扩大语言在时间和空间上的交际功能。文字工作就是专指秘书将各种信息转变成书面材料的工作。文秘承担的文字工作，包括文稿撰拟和文字记录两大类，文字几乎贯穿一切工作的始终。例如，在调查研究工作中，从拟定调查提纲到撰写调查报告，每一步都包含大量的文字工作；起草上司讲话稿、撰写单位年终总结、单位的大事记录等等。做好文字工作是秘书机构发挥参谋作用的重大途径，是秘书机构做好其他工作的前提条件，也是文秘增长才干、展示才华的良好机会。所以当一名合格的文字秘书最基础的一项素质就是要具备深厚的文字功底，即熟练的文字表达能力。这种能力不仅仅是用词准确凝练，用句晓畅通达，结构明晰，重点突出，能把一个问题讲透的能力；也应当表现在熟练掌握多种应用文体的写作上。文秘人员不仅要掌握通用公文的写作，如请示，意见等法定文书，讲话稿，报告书，计划类文书，信息类文书等，还应掌握经济文书的写作格式与方法，例如研究分析类文书，企业管理类文书，商务贸易类文书等等。只有将各类文书的体式，写作方法烂熟于心，才能在工作中如鱼得水。此外，文在文字上的另一方面应当表现在文字的书写上。虽然随着现代自动化办公设施的不断发展和完善，越来越多的文书工作都可以通过高科技的电子设备来完成，需要手写的地方越来越少，但是我们也万不可因此疏忽了笔书的能力。古来秘书就有擅长书法艺术的优良传统，中国古代秘书对文字的改进、书法艺术的发展做出了重要的贡献。魏晋南北朝时期，统治者大多聘请书法家担任秘书管理。如东汉末年擅长隶书的梁鹄、毛弘，梁武帝萧衍时的王褒，北齐时赵彦深、王羲之、王献之、王徽之等都曾被礼聘为秘书官职。