妙用WPS表格软件巧找文件

文/ 湖南省株洲县人民政府办公室　谭伟军　韦金晶

【摘　要】本文将就政府机关工作中如何使用WPS 表格软件快速、准确地查找文件这一技巧进行详细介绍。

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关键词 WPS；表格软件；使用技巧

在当代信息电子化时代，将传统的纸质文字材料转化为电子文档的形式，既可以快速、便捷地进行查找，也便于资料的整理、修改、筛选和保存，这是一名合格文秘工作者的必备技能。在海量的电子文件中，如何快速、准确查找所需文件，就需要文秘工作者掌握办公软件的相关技巧。本文将就县政府办公室工作中如何使用WPS 表格软件快速、准确地查找文件这一技巧进行详细介绍。

一、制作文件查找的表格目录

使用WPS 表格软件进行文件查找最关键的步骤就是制作文件查找的表格目录，县政府办公室是县政府综合管理全县经济建设和社会发展事业，主管县政府日常政务工作，实施行政指挥和监督，参与国民经济进行宏观调控的职能部门。根据县政府办公室内设机构的主要职能，举几种例来说明表格目录的设计：

（一）文秘室文件查找表格的目录设计。文秘室主要负责的文件有：县政府和县政府办的文件、布告、通告等文稿的起草或修改，及时搞好文号登记；负责文件（含机要文件）和资料的收发、打印、核对、送阅、催办、清退、立卷以及档案的保管工作；

负责收集整理月度政府重点工作安排表；

负责县政府常务会议、县长办公会议记录，按要求写出会议纪要，并及时打印、送阅、分发。根据文秘室的机构职能可以设计如下表格目录来快速查找文件：

（二）经济研究室文件查找表格的目录设计。经济研究室主要负责起草县政府主要领导的大会报告、讲话、汇报材料；负责全县经济及社会发展情况综合；根据县政府主要领导的安排和各个时期的中心工作，开展专题调研活动，为领导决策提供参考意见；协助领导撰写专题理论文章。在设计经济研究室文件查找的表格目录时可以包括如下内容：

（三）督查室文件查找表格的目录设计。督查室主要负责上级和县政府重大决策，重要工作部署贯彻落实的督促检查和情况综合，并及时通报全县重大工作的进展情况；负责上级和县政府领导重要批示和交办事项的督办及落实情况的督促检查；负责县政府领导决定事项的督促办理；负责县政府重要督查活动的组织安排工作；负责组织对县政府系统各部门、各单位的年度目标管理考核工作。因此督查室的文件查找表格目录可以如此设计：

（四）信息室文件查找表格的目录设计。信息室主要负责组织贯彻落实上级部门关于信息化工作的方针、政策，研究制定全县信息化发展战略、规划及政策文件；负责全县信息化的统筹规划、指导协调和监督管理；负责全县统一的政府网络平台建设，整合各部门信息资源，加快电子政务建设步伐，促进各个业务系统的互联互通；负责县政府公众信息网建设管理；负责全县信息产业市场的监督和管理。因此设计表格目录时可以包括如下内容：

从上面几个例子中来看，制作文件查找表格的目录可以根据各个部门、单位以及科室的职能来设计，从而达到快速便捷地进行文件查找，以便于对资料进行整理、修改、筛选和保存；其次每一个表格都包含“存储位置”栏目，这是为查找文件做准备的。

二、添加文件查找的路径

打开设置好的WPS 表格，（以文秘室文件查找表格为例），按表格目录填写好文件相关的信息资料。在表格的“存储位置”一栏中，使用WPS 软件中的“超链接”功能找到相关文件的地址，点击“确定”按钮后即可自动添加文件的地址。如省政府办下发的《关于2013 年度全省加速推进新型工业化考核结果的通报》一文的地址是“D:\ 县政府办文件16”。最后保存该表格即可完成文件查找路径的添加步骤。

三、查找文件

在完成查找文件表格目录的制作和添加文件查找的路径后，接下来的步骤就是查找文件。查找文件有两种方式：

1. 打开表格后，如果知道待查文件的路径，可以直接在“存储位置”栏中单击该文件的地址，即可弹出文件的文本内容。这种查找方式一步到位，避免了层层打开文件夹找文件的繁琐步骤。

2. 如果不知道待查文件的路径，我们首先可以通过WPS 软件自带的“查找”工具来找到待查文件的路径。操作方式如下：选中表格目录某一栏的全部内容或者选中该表格全部内容，点击打开WPS 的“查找”工具，在弹出的对话框“查找内容（N）”中输入你所要查找文件的某一栏资料，以图1 为例，如查找县政府办印发的“株县政人〔2014〕5 号”文件《关于××× 同志职务任免的通知》的内容，可以在“查找内容（N）”栏中输入“株县政人〔2014〕5 号”也可以输入标题栏中的“关于××× 同志职务任免的通知”。点击“查找全部”按钮，WPS 软件将会自动帮你查找到该条记录。接下来点击“存储位置”下的文件地址，即可打开该文件的文本信息。

综上所述，即为利用WPS 表格软件查找文件的方法，希望能够帮助从事办公室工作的同志对文件进行快速、准确地查找以节约办公时间，提高工作效率，出色完成领导安排的工作任务。