浅谈渠道管理单位水利工程科技档案管理的现状及建议

文/ 宁夏汉延渠管理处　何晓媛

【摘　要】水利工程档案是在水利工程建设与管理过程中产生的具有保存价值的原始记录，本文针对渠道管理单位近年来的水利工程科技档案管理现状，阐述了水利工程科技档案的特点以及在管理中存在的一些问题，提出几点建议。

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关键词 水利工程；科技档案；管理

随着2011 年中央一号文件《关于加快水利改革发展的决定》的出台，国家对水利工程建设的投入越来越大，各渠道管理单位对基础设施维修改造的工程建设也越来越多，所产生的水利工程档案比前几年翻了几番。作为信息资源的水利工程科技档案发挥着其前所未有的巨大作用。不但可以为水利事业提供查考依据和实例，优化水利建设方案，对水利工程质量进行监管和论证，还能在水灾害发生时为领导在最短时间内作出正确的决策提供有利的一手资料，从而保障人民群众的生命及财产安全。可见水利工程档案的重要性日益凸显。近几年渠道管理单位虽然加强了对科技档案工作的重视，但在档案管理中对各项制度的落实、建立健全安全体系保障上还不够完善，所以，做好渠道管理单位水利工程科技档案的管理工作将是一项重要的长期性工作。

一、渠道管理单位水利工程科技档案的特点

（一）渠道管理单位水利工程科技档案的安全关乎国家和人民财产的安危。水利是农业的命脉、生态安全的源头保障，是经济发展的基础支撑、民生改善的紧迫要务。随着经济社会持续快速发展，我国水资源形势深刻变化，水安全状况日趋严峻，《关于加快水利改革发展的决定》文件中指出：“水资源是基础性的自然资源和战略性的经济资源。”从中可以看到，水利事业不仅关系着防洪安全、供水安全、粮食安全，而且关系着经济安全、生态安全、国家安全。所以涉及的水利工程已提高到一个战略级的高度，相对应产生的水利工程科技档案在保障经济社会安全，促进工农业生产持续稳定发展，保护水土资源和改善生态环境等方面影响力重大，成为水利工程建设及管理中一个不可或缺的重要环节。

（二）水利工程科技档案具有一定的经济价值和科研价值。

1. 水利工程档案具有经济价值。由于水利工作是一个发展的持续过程，完整的水利工程科技档案也必将是一种融汇多方且具有连续性的丰富史料。水利工程科技档案见证着一项工程建设的全部历程，有着非常重要的研究保存价值。通过查找相关档案，可以以史为鉴，做到防微杜渐，避免重蹈覆辙，进而可以节约开支，降低成本，创造出更大的经济价值。如渠道治理、防洪排涝、工程建设、灌溉管理、供水收费等多方面的资料记载，对在根治水患、抵御水旱灾害、水利工程的维修等方面，也将会发挥其重要作用。水利工程科技档案作为资料性、凭证性的特性，还可用以维护单位的合法权益和经济利益。

2. 水利工程科技档案具有较强的科研价值。渠道管理单位主要任务是为灌区农业用水做好服务，所以，在灌溉管理以及渠道维修、渠道的砌护等各类工程建设过程中，必然会产生和形成一些可供后人查考和取证的各种形式的原始资料。渠道管理单位对于自己掌握的这些第一手资料，经过收集、鉴定、加工、整理、保存以后，就会成为该单位最齐备、最宝贵的水利工程科技档案。教学科研单位在自己的工作过程中有可能借助水利工程档案，参考前人所记载的丰富历史资料，从而更好、更快地取得科研成果。

二、当前渠道管理单位水利工程科技档案管理工作的基本现状

（一）个别单位领导重视不够，档案管理工作相对滞后。水利工程科技档案管理工作是一项服务性、专业性很强的工作，需要单位领导给予高度重视，但个别单位领导认为档案工作是档案管理人员的事，致使对档案工作缺乏及时、有效、准确地领导，虽然制定了相关的责任制，但大多却流于形式。传统意义上的档案管理，具有临时性和相对滞后的特点，业务部门和档案管理部门各自为政，档案部门被动等待，业务部门敷衍交差，容易形成资料积累残缺不全，这样既给整理归档工作带来了困难，又使得形成的档案材料保存和利用价值不高。例如：就近年的渠道水利基础设施改造工程而言，从项目的申报到工程竣工，工程形成的文件材料涉及面广、涉及部门和人员多，经历时间长，加之施工人员组成复杂，随着工程施工结束，临时机构解散，档案材料也随之消失。而一般的小型水利工程由于施工建设周期短、形成的文件数量不多，未引起档案人员的足够重视。

（二）有的单位未制定相应的工程档案管理制度，工程档案管理安全性欠缺。由于资金、办公条件等影响，个别单位没有健全或完善工程档案管理规章制度；有些单位虽然建立了相关的规章制度，但在工作中缺乏严格的管理制度，没有严格合理的考核办法和健全的规章制度作保障，工作的随意性很大，管理人员在工作中相互推诿、敷衍塞责导致了部分档案不能及时存档，如：渠道管理单位大部分档案为文书档案，水利工程科技档案占的份额并不大，还有一些是大型重点工程档案，虽然这些单位建筑物主权在本单位，但施工单位不一定是本单位，还有近几年来，涉水工程逐年增多，一些工程直接由涉水单位来做，所以形成在本单位施工过程产生的水利科技档案无法收集或收集不齐全，造成这些档案外流，这就给档案管理的安全埋下了隐性的伏笔。

（三）个别单位档案室硬件设施配备不齐全，档案管理人员不稳定、素质层次不齐。近年来，渠道管理单位从原有的对档案室的防盗、防火、防水的外部设备的配备延伸至给保密文件配备保密文件柜。大多数单位档案保管条件的确有了明显改善，但仍有部分单位的档案保管条件比较落后，达不到安全标准，与整齐、规范、统一的要求还有一定的差距。有的单位综合档案室虽然曾经达到省级标准，但在达标后渐渐变成了杂物室，设施设备老化，不能适应起码的安全要求；有的尽管有综合档案室，但设备不齐全，档案柜五花八门不统一，比较零乱。在影响档案安全的各种因素中，人是决定性的因素。档案安全的最大保障是人的认真，档案安全的最大危险是人的疏忽。各单位档案管理专、兼职人员情况也不容乐观，有的单位根本没有落实专职档案人员，档案业务工作虽归口于机关办公室，但档案人员一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作；大多数档案管理人员不是具有档案专业的专职人员，业务知识缺乏，有的仅凭经验来整理档案，也没有参加过档案局的专业培训；有的单位档案人员因业务变动频繁和业务素质欠缺，档案平时疏于管理，应对检查敷衍了事，有的干脆临时花钱雇人上门整档，档案入柜后也不去查阅利用。

三、做好渠道管理单位水利工程科技档案工作的建议

（一）强化工程档案的重要性，把档案管理工作渗透到工程建设的全过程。首先，作为档案管理人员，一方面要通过各种合理的、灵活的方式向领导阐明工程科技档案工作的重要性和紧迫性，让他们了解档案工作的重要性，以取得单位领导及其他职能部门的认同和配合；其次，应成立专门的档案管理组织机构，建成一把手参与，分管领导负责，有人员、有经费、有设施完善的保密环境，如有人员调整时及时调整档案小组成员，并坚持做到档案工作与业务工作同时部署，同落实，让档案工作成为单位的一项重要专项工作。对于施工周期短，形成档案材料快的工程，专职或兼职档案人员可主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息，并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。对于大型水利工程及某些跨年度的水利工程，档案管理部门应当始终保持与兼职档案员及监理、施工单位的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，以确保工程档案的连续性、完整性。

（二）建立健全水利工程档案各类管理制度及安全管理体系。要想做好单位档案安全体系建设，最重要的就是制定出一系列可靠的档案保管制度及档案保护安全防范措施，并严格执行。各单位应当执行水利科技档案的专项管理制度，明确相应的责任办公室和责任人，认真落实档案安全责任制，做到有领导管、有专人抓。

（三）加强档案人员素质，提高档案管理业务水平。由于水利工程档案具有“次性”和不可回复性的特点，客观上对档案工作人员的素质提出了更高的要求。从事水利工程科技档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面。他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案，懂与水利工程相关的一些专业类别档案，懂不同类别档案的分类整理。

因此，为达到水利工程科技档案整理规范化的要求，一是需要档案管理员多学习档案规章制度及专业知识，多参加上级专业主管机关、各级档案学会及其高等院校举办一些水平较高的、带有一定研究性和前沿性的关于档案管理的继续教育培训班、研讨班，以不断更新知识、提高档案管理的业务能力；二是档案专职人员经常进行现场指导，对各业务科室兼职档案管理人员就水利工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案，今后需归档及归档范围。使大家对档案内容有所了解，注意积累资料，使档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作的标准化、规范化做好归档资料的收集工作。

（四）做好档案室的硬件设施投入及安全性保障。一是强化档案室的环境控制，创造良好的保存环境，延长档案的自然寿命。应不断更新档案保护技术设备，按照国家制定的各种保护技术标准和档案保护的具体要求，达到档案室的安全保管条件；二是继续做好档案室外围设施的防护措施，如没有加装防盗、防火设施的尽量加装防盗窗、监控器、灭火器等防盗、防火设备；三是对于计算机存储的电子工程档案，如一些水利工程图纸等，要明确责任，专人管理，对于重要文档绝对遵守保密规定不能外流，做好电子档案源头保护的控制。对于载体或者内容已经遭受损害的档案要进行修复，修复之前必须制定档案修复的技术标准和操作规程，必要时要进行实验，确保在修复时不造成新的损坏。

水利工程科技档案不仅是水利事业的重要组成部分，还是水利建设的历史记录，也是水利工程建设的重要依据。作为渠道管理单位档案工作者，从整理档案到管理档案的过程中，不仅要整理好、保管好档案，更要对档案的保密性及安全性负总责。因此，只有加强工程科技档案的科学管理、安全管理，才能确保其被准确、完整、系统、有效地利用，使其能全方位地为水利事业的发展提供服务，才能使其自身的价值得以彰显，才能更加有效地帮助水利事业健康、快速地发展。

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参考文献：

[1] 吴海安. 怎样管理好水利工程技术档案［j］. 档案时空，1994（2）