电子文档管理的现状、特点以及建议

文/ 西安航天动力测控技术研究所　周鸿

【摘　要】目前，电子文档管理的现状不容乐观，其中存在的问题亟待解决，同时电子文档管理有着自身的特点，要根据其特点开展工作，才能实现对电子文档的有效管理。

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关键词 电子文档；管理；现状；特点；建议

随着电子文档的日益增多，文档管理工作面对着严峻的挑战。文中将对电子文档管理的现状进行分析，同时介绍电子文档管理的特点。为了解决电子文档管理中存在的不足，文中将提出具体的建议，旨在促进电子文档管理的工作效率，提高电子文档管理的工作质量。

一、电子文档管理的现状

电子文档通过计算机的运用，实现对材料的记录。电子文档的形式较多，如：电子文字、电子图纸、电子表格等，同时电子文档有着自身的优势，如：大容量、小体积、易复制等。随着信息技术的逐步发展，电子文档成为了人们工作与学习生活中重要的一部分，电子文档管理逐渐被人们所重视，电子文档管理要实现其安全性、科学性、规范性管理，才能满足人们的需求。但现阶段，电子文档管理还存在诸多的问题，电子文档管理发展比较缓慢，不能满足电子文档日益增长的需求，同时，电子文档自身存在诸多的不足，具有一定的局限性，致使电子文档管理日益严峻，电子文档管理缺乏秩序，严重影响着对电子文档的查询与保存。电子文档管理的问题要进行深入的研究与分析，才能对其进行有效地解决。

二、电子文档管理的特点

电子文档管理有着自身的特点，主要表现在以下几个方面：其一，自动化管理。电子文档管理主要是通过对计算机及信息技术的应用而开展工作的，在计算机上通过必要的软件对其文档进行审核、签发、归档等，从而对电子文档实现电子化、自动化管理；其二，数码化保存。电子文档通过网络技术的运用，将材料转换为数码，通过必要的软件对其进行识别、录入与保存。数码化保存实现了对材料的长久性保存，它具有较大的存储空间，将实现对资源的合理利用；其三，网络化传输。电子文档实现了网络化传输，通过计算机，其传输更加便捷、更加迅速，利于对电子文档管理的科学化、系统化、及时化；其四，公开化形式。电子文档管理逐渐公开化，通过网络监控，利于对电子文档的鉴别、归类、整理与归档等，提高了文档管理的工作效率。同时保证了文档管理的工作质量；其五，在线化利用。电子文档管理具有共享性、复制性、交互性等，电子文档的利用将不受时间与空间的限制，通过网络平台，便可以对其进行利用，促进了电子文档的使用率。

三、电子文档管理的建议

电子文档管理工作有着重要的作用，其管理问题日益严峻，要迅速开展电子文档管理工作，积极促进电子文档管理的规范化、秩序化、科学化、系统化与同步化等。下文将阐述几点建议，旨在提高电子文档管理的工作水平。

（一）健全电子文档管理制度。电子文档管理的规范化与秩序化，需要建立健全电子文档管理制度，电子文档管理制度的建立要根据其实际情况，结合电子文档管理的特点，从而制定严谨的管理制度。在电子文档管理过程中，依据其制度，进行规范的电子文档登记、鉴定、归档、保存等。同时电子文档管理的过程中，要采用必要的技术手段，进而提高电子文档的质量，保证其信息的可靠性、完整性与真实性等。

（二）完善电子文档归档方式。电子文档管理要完善其归档方式，可以采用逻辑归档与物理归档，其中逻辑归档是运用计算机技术，电子文档由档案部门直接通过计算机进行综合利用与管理，这种方式对网络环境要求较高，要对其进行全方位的安全管理，才能保证其安全性；物理归档由档案部门进行拷贝或刻录，再进行移交管理，这种方式相对安全，利于电子文档的长久管理与保存。

（三）确定电子文档归档内容。电子文档在管理过程中要明确其归档的内容，才能保证电子文档管理的有效性。电子文档归档的内容主要涉及归档的范围、时间、数量、要求以及方法等，其中归档的范围要全面，才能提高电子文档管理的质量，其范围主要有文字、图像、声音、数据等众多文件；归档的时间是由电子文档运用的技术与环境等诸多因素共同决定的，其时间不宜过长，可以进行年度归档或季度归档；归档的数量决定着电子文档管理的安全性，最为基础的数量为两套拷贝，一套保存和一套借阅；归档的要求要根据电子文档管理的实际需求进行调整与规定；归档的方法众多，可以采用备份归档，也可以采用压缩归档。

（四）提高文档管理人员的综合素质。随着信息技术的发展，电子文档管理对技术的要求也在不断提升，要求其管理人员的综合素质要有所保证。提高电子文档管理人员的综合素质，才能实现电子文档管理的科学性，才能保证电子文档管理的质量，才能提高保证电子文档管理的效率。提高管理人员的综合素质，要求管理人员要通过学习或培训，提高自身的管理专业技能，同时还要提高自身的职业道德素质，才能运用现代化的手段进行电子文档管理，才能促进电子文档管理工作的进一步发展。

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参考文献：

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[2] 杨晓兰. 刍议电子文档的管理[J]. 信息技术教学与研究，2009，（09）.

[3] 陈丽明. 事业电子文档管理的现状、特点及相关建议[J].办公室业务，2013，6（03）.