地方院校纸质档案数字化探讨

文/ 贺州学院综合档案室　叶景青

【摘要】随着信息时代的发展，档案管理已由纸质管理向数字化管理转变。文章探讨了纸质档案数字化的重要性和必要性，并结合目前地方高校纸质档案数字化的现状和存在的问题，提出初步解决措施。

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关键词 地方院校；纸质档案；数字化；对策

在全球信息化和信息资源共享的趋势下，社会对数字化档案的客观需求日益加强，传统的档案管理手段面临着巨大的冲击。因此，国家档案局于2011 年颁布的《全国档案事业发展“十二五”规划》中，把“加快数字档案馆及电子文件（档案）备份中心建设，完成国家数字档案馆建设总体规划的编制工作，对电子档案进行安全有效的管理” 列入主要目标。在这样的背景下，近三年档案管理也由纸质时代向数字化时代迈进，纸质档案的数字化作为实现数字档案馆建设的基础工作就显得尤为重要。而作为培养人才的地方高校的档案部门与其它档案部门相比，在硬件和软件上存在着一定的差距，因此对地方院校纸质档案数字化建设进行分析探讨尤为必要，只有在对档案数字化有清楚认识的基础上，才能更好地解决好纸质档案的数字化之路，为今后的地方院校数字档案馆、虚拟档案馆的建设打好基础。

一、地方院校纸质档案数字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。纸质档案数字化就是采用现代的科技设备，如扫描仪、数码相机等对纸质档案进行扫描和拍摄，加工成图像或数字文本，然后存储在光盘、磁带、磁盘等载体上，并且在电脑上进行识别的数字图像处理过程。经过数字化处理的档案可以在计算机上得到很好地保存，需要查寻时方便快捷，可以大大提高效率。地方院校档案部门实行纸质档案数字化，能使数字档案资源不断丰富，学校的各院（系）、各部门以及校友、社会公众能通过数字化档案管理系统即时查询，利用所需要的档案数据原文（件）信息，避免了纸质档案利用方式对档案实体的多次借出或复印所造成的大量时间和人力的浪费，有效提高工作效率，降低档案保管和利用的成本。

（二）保护库存档案安全的最大化。一直以来，由于传统的档案保存方式是纸质档案和目录管理，不仅需要大量的库存空间，而且查找利用必须到库房，工作量大，管理成本较高，且档案容易受到损坏，如纸张发黄、发霉、变脆等。而档案管理由纸质档案为主转变为数字档案为主后，可以通过一定的权限控制直接在网上查阅复制或打印，减少了对库存纸质档案查阅和复印次数，降低了库存档案的受损速度，解决了档案反复借阅利用和档案管理又必须尽可能延长档案寿命的矛盾，从而最大限度地对库存档案进行有效管护，确保档案实体的完整与安全。

（三）提升档案工作者的形象和社会地位。在以纸质档案为主的高校，档案工作者大多仍从事于比较机械的手工劳动，工作效率低下，这在一定程度上影响了公众对档案工作者的评价。纸质档案的全文数字化管理，既是各级档案管理部门与时俱进，实施国家档案事业“十二五”规划的大事，是促进档案管理信息化、现代化的具体措施，也是适应信息时代发展的需要和现阶段档案工作的亮点工程。地方院校档案数字化项目完成得好，档案的价值得到充分发挥，档案工作对本校的发展及服务地方经济等发挥的作用就显著，可以大大提高档案工作者的社会地位。

二、地方院校纸质档案数字化面临的问题

（一）缺乏数字化的规范和标准。目前，纸质档案数字化标准是《纸制档案数字化技术规范（中华人民共和国行业标准DA/T，31-2005）》。这一规范尽管为纸质档案数字化工作的开展提供了技术指导和支持，但与纸质档案数字化工作相配套的管理规范尚未建立完善，如数字化的扫描流程、扫描件使用的文档和表格等，标准规范较少或各系统、各省市自行其是，或标准的内容不尽全面，尤其是一些地方高校，由于档案硬件设施、技术水平相对落后，还必须同时接受省级、地( 市) 档案行政管理部门的领导和管理，在面对某些标准前后不一、上下不一时，无所适从。再加上档案管理软件及有关设备硬件的差异，直接影响着数字化过程中形成的电子数据的规范性和共享性，制约着信息交流的程度和范围，直接影响档案信息化建设的步伐。

（二）缺乏档案数字化背景下高校档案工作复合型人才。信息化背景下，档案信息化建设需要既精通档案业务知识，又掌握现代化、网络化技术等信息技术的复合型人才。受地方高校现行人事制度的影响，目前地方高校档案队伍整体素质普遍偏低，年龄结构、学历结构不合理，计算机水平较差，一直以来，习惯并固守于传统的纸质档案管理的工作模式。往往是懂计算机、网络技术的人员不了解档案业务，精通档案业务的人员对数字化及网络技术研究不够，有的甚至认为档案数字化是计算机人员的事，对此项工作的重要性及自身的责任和义务没有较好地把握，服务意识和综合素质不强。

（三）纸质档案数字化过程存在安全隐患，工作流程衔接性较差。为了保护档案的安全，优化工作流程，地方院校档案部门大多根据实际情况制定相应的档案安全措施，如纸质档案的领取、扫描、数字转换、挂接等环节的保管制度。但由于纸质档案数量庞大，参与扫描、挂接等诸环节的人员多，加上计算机硬件、数据导入、导出等不确定因素，档案信息的安全得不到保障。（四）重视不够，经费投入不足。纸质档案的数字化要求具备相应的软件和硬件条件，要人力、物力和财务支撑。如购置计算机、服务器、扫描仪及相关软件，聘请专业技术人员或直接将数字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于经费困难，学校必须将有限的资金投入到关系学校生存发展的教学和科研工作中，对学校档案工作的经费投入相当有限。

三、地方院校纸质档案数字化建设思路

（一）提高思想认识，加强硬件投入。首先，面对信息化的时代要求，地方院校的各级部门应当在思想上有明确的认识，应当充分认识到纸质档案数字化的重要性和必要性。在信息化时代中，信息公开是必然的要求，而且其公开程度将会越来越高。这样一来，档案的社会性质就必然会不断地得到强化，档案所涉及到的对象和档案利用的范围也会不断地逐渐扩大。作为培养地方社会经济发展人才的高校，应当首先充分地认识到档案数字化建设的重要性，提高思想认识，转变观念，发挥高校档案信息资源在地方经济发展中的作用。

其次，在有了思想上的明确认识后，要做好建设规划。纸质档案数字化是一项庞大的系统工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的学生培养、学科建设、人才培养、校园基础建设、上级文件等档案，需要花费大量的人力、物力和财力来进行数字化。这种数字化过程不是一蹴而就的，得对馆藏档案进行调查，要求对档案的类型、数量、利用情况和保存状况有一个很好的了解。然后再根据情况做一个统筹计划，然后进行数字化建设，包括扫描仪、服务器等硬件配套设备的采购，数字化时间进度的安排，专职人员和专项经费的安排等，从实际和长远的目标保证纸质档案数字化建设的效果，早日对重要档案和利用率较高的档案进行数字化，在保证档案数字化正常建设的同时，也能满足档案馆正常功能的运行。

（二）做好培养或人才引进工作。要适应信息时代档案工作发展的需要，必须有一支素质高、业务精的档案工作队伍。在地方院校，以前因受管理体制和思想认识等的影响，往往认为档案室是一个不重要的部门，忽视了档案部门的作用，因此普遍存在档案人员配备不足或不合理的现象，导致档案工作人员素质不高，业务能力不强，从而影响了地方院校档案部门所发挥的作用。因此，在以后的工作中，除了得引进档案专业的人才以外，更应当考虑挖掘现有档案工作人员的潜力，通过送出去参加培训班、研讨学习、考察学习、脱产进修学习等多种形式，使他们的业务知识、能力和技术得到不断地更新，促使整个部门的业务素质也得到提高，为纸质档案数字化建设工作顺利进行创造条件。

（三）做好档案数字化全过程的管理，保证数据安全。地方院校在纸质档案数字化过程中，应当严格管理，保证数据安全。首先是档案部门工作人员应按照上级部门制定的统一技术标准和规范，保证在操作过程中能有章可循，同时以利于实现成果共享。扫描时参数的设置不能随意而行，在确保图像完整清晰的前提下，保证原件的本来面貌。同时也要考虑到存储的方便，做到存储空间占用量的适中，做好优化设置。其次是对扫描后的文件要全程检查，以确保质量。扫描前要对档案原件的完整性、顺序性进行检查，对影响扫描质量的原件进行修整处理后再进行扫描。原件扫描后应当对其文字数据的质量和图像质量进行检查，对不清晰的进行重新扫描。最后是对原件和扫描文件进行妥善保管，确保安全。纸质档案在数字化过程中，从档案库房分批大量取出，对装订的档案有时需要拆开扫描，然后再重新装订，因此在扫描后要做好原件保管工作，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。对扫描后得到的电子文件，要及时进行备份，以防止因电脑突发故障而丢失。

（四）开展专门研究，解决档案数字化建设中的难题。纸质档案数字化是信息时代对档案工作所要求的一项新内容。在实施的过程中，新情况和新问题随时会出现，因在数字化过程中涉及网络科学和信息技术，如果不进行专项研究和学习，往往会遇到档案信息安全、保密等关键技术问题；业务形态与现有技术手段相抵触的问题；数字化档案信息知识产权等问题。如果在档案数字化建设过程中出现的问题不进行研究处理，对我们档案数字化工作的顺利进行会产生障碍。因此，我们一边在进行纸质档案数字化时，一边得对出现的问题进行研究，及时解决工作中出现的技术性问题，使地方院校的档案事业不断地得到发展。