关于做好高校办公室秘书工作的思考

文/ 重庆师范大学　骆姝

【摘要】本文以分析高校办公室秘书工作角色定位为主，探究培养办公室秘书工作意识的有效方法，以强化高校办公室秘书工作能力，提升办公室秘书工作效率。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 高校学院办公室秘书；角色定位；意识培养

一、高校学院办公室秘书工作角色定位

（一）助手。在日常管理工作中，高校学院办公室秘书的工作定位是助手，职责是协助学院领导及办公室负责学院日常党政事务工作。

（二）帮手。在日常工作中，高校学院办公室秘书的工作定位是帮手，受理学院领导交办的事务，承担与外界的协调联系，协助学院领导处理日常管理工作中的大事小情，使学院领导能从繁重的行政工作中得以解脱。

（三）参谋。在日常工作中，高校学院办公室秘书的工作定位是参谋，为学院领导提供建设性意见或建议，补充领导决策思维，并有效延伸领导的工作思路。

（四）载体。在高校工作与活动中，高校学院办公室秘书的工作定位是多方维护关系，在实际工作中起到承上启下的作用，文件信息的传递、政策活动的沟通都要通过办公室秘书来完成，以保证学院领导和学院师生之间的协调关系。

（五）督办员。高校领导制定出工作方案和计划之后，需要进一步督促执行与落实，办公室秘书需要在落实过程中配合办公室负责人密切监督和检查，以此发挥本职工作的价值。

二、高校学院办公室秘书角色意识培养

（一）强化责任意识。高校学院办公室秘书在学院工作与生活中承担着极其重要的责任。以此来看，必须要树立与强化高校学院办公室秘书自身的责任意识，深化其社会责任感与政治责任感，以规范的准则来衡量办公室秘书工作的成果。

（二）培养服从意识。办公室秘书在工作中要不断深化自身的服从意识，认真贯彻学院领导的决策思想，落实与执行学院领导班子和个人的决定。但可以从形式上丰富领导决策的艺术性，杜绝内容方面的更改与偏离，自身想法的延伸也要保证与领导决策思想统一。这要求秘书工作人员充分认识自身角色的价值，服从是办公室秘书意见和领导决策意见不一致时唯一的调节原则和手段。

（三）树立服务意识。学院秘书工作主要的工作目的是为学院领导、学院科研、各专业、各年级和全体师生的教育教学工作提供服务，所以日常工作中要将服务作为基础职能，并对此产生深刻且正确的认识。只有自觉树立服务意识，才能够在本职岗位上发挥更大的服务价值。

（四）培养参与意识。高校学院办公室秘书这一职位需要在职人员富有较强的事业心与责任感，由此才能够在学院领导决策前后提出宝贵的意见或建议。只有不断提升自身的参与意识，才能够胜任高校学院办公室秘书这一职位，在领导决策前后扮演智慧的参谋，为领导提供有价值的信息，帮助领导做出正确的决策，并在落实与执行过程中认真监督，以高度的参与意识换取等价的工作成果。

（五）培养公关意识。高校学院办公室秘书在日常的工作中需要注重人际关系的维护与沟通，使各个职位之间的关系取得平衡，努力协调学院与学校各部门之间、学院与其它学院之间、学院与外界之间的关系，并及时受理学院师生反馈的意见、建议和信息，能够对突发事件给予及时的响应。高校学院办公室秘书的公关能力是需要从学识、技能、阅历、经验和各种公关礼仪等方面去培养的，以此才能够为学院领导分担一些行政事务。

三、高校办公室秘书进入工作角色的方法

（一）听。听取不同工作单位、不同工作环境、不同工作类型的相同职位的文秘人员的工作经验，从而总结出心得体会；生活中结交一些相似职业的朋友，以吸取他人的工作优势来丰富自己，同时对自身的工作失误进行总结；通过社会信息渠道了解公众对于高校学院办公室秘书的需求，以此作为工作目标来强化自身工作能力。广听博采，相得益彰，只要主动听，善于听，就能不断丰富工作阅历。

（二）练。高校学院办公室秘书要想尽快进入工作角色，就必须对自己进行严格的自我训练，不断培养自身的社会责任感、爱党爱民之心以及良好的工作作风。另外，高校学院办公室秘书的口语表达能力也是工作基础要领之一，做一行要爱一行，所以要想做好秘书工作，还要不断强化自身的口语表达能力和逻辑思维能力。最后，工作中不讲报酬，不计名利，争挑重担，以身作则。

（三）写。高校学院办公室秘书在工作过程中要培养自身的写作能力，无论写作篇幅大小，都能够在长期的积累中找寻出写作规律及经验。以调查研究和学术论文为例，这两种文章在格式与内容上存在很大差异，但是其主要的框架都是由理论与论证组成的，这就要求高校学院办公室秘书在工作与生活中阅读大量的书籍，以此来丰富自身的文化底蕴，形成独特的分析视角。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献：

[1] 张敏. 高校办公室秘书角色与素质提升对策[J]. 福建教育学院学报,2011(4)

[2] 杨剑静. 新形势下高校秘书工作创新刍议[J]. 宁波职业技术学院学报,2011(3)