浅谈培训材料的管理与创新

文/ 桂林市职业教育中心学校　余丽红

【摘要】现在社会上各种培训纷至沓来，培训内容越来越丰富，培训材料也越来越多。如何按现代要求收集、装订、保存这些材料，是值得我们档案管理人员深思的，本文就这些问题进行深入研究和科学探讨。

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关键词 培训材料；管理；创新

培训材料的整理是一次培训过程的历史记录和真实反映，它由文字材料、图表、音像、照片等材料汇总而成，是培训内容的客观反映和具体总结，对于提高下一次培训具有非常重要的意义。

一、培训材料整理的意义

（一）培训材料是培训质量和管理水平的重要依据。国家级的培训不是简单的培训，培训质量要求高，整理材料特别严谨。它的特点是：培训内容丰富，材料特别多，有时多达几百份，材料要求齐全，缺一不可。整理这些材料不是简单的工作，而是一项系统工程，需要高素质档案人员，利用现代化信息系统收集、装订、保存这些培训材料。材料整理的质量和管理水平至关重要，它随时迎接上级部门的检查、监督，同时为下一次培训提供宝贵的经验。

（二）培训材料的整理也关系到单位的声誉。培训材料的整理从开班到结束，时间半年、一年不等，我们收集、整理的材料也需要半年、一年甚至更长。时间长，内容多，要求高，它是一个系统工程。需要有专人负责，利用科技档案管理模式整理材料。培训材料的收集、装订、存档看出一个单位的办学质量，办学水平，它是一个单位形象的标志，关系到单位的声誉，它犹如一个人的穿着打扮，看出一个人的整体素质。这就要求档案管理者具有高素质。

二、培训材料整理工作具体展开

（一）培训材料的搜集。培训材料的搜集是培训材料档案工作的前提和基础，培训工作从培训宣传、发动、开班到正式上课、结束都有许多图片、图表、电子档等等。各种材料不仅要有纸质版，还应形成电子档。作为档案管理人员，必须对这些资料进行积极的搜集、整理、分类、归档。作为培训工作组织者，更应该合理把握文件材料归档范围，制定相应的培训材料档案管理工作计划。

（二）培训材料的归档。培训材料的归档工作是一项复杂并细致的工作，它必须严格按标准和要求进行，从它最初形成到最后的立卷、归档都要经过几项具体内容。例如：《贫困村劳动力转移》培训工作分为一、二、三期，每期分为：《贫困村劳动力转移培训综合目录》和《贫困村劳动力转移培训材料》两大块。贫困村劳动力转移培训综合目录》包含：《花名册》《开班申请》《协议书》《签到表》《工作进度表》《实习接收证明》《录用证明》《就业花名册》《贫困证明》。《贫困村劳动力转移培训材料》包含：《学员登记卡》《扶贫对象审批表》《证明》《身份证》《结业证》。归档应反映培训工作的全过程。

（三）培训材料的保管。经过国家审批的培训，不同于一般的培训，培训质量高，材料整理严，保管相当重要。培训材料的保管包括培训材料的保存、借阅、返还等各个环节。应由专人负责，制定相应的制度。其他人不得随意翻阅档案材料。收集、整理好的档案材料放进档案盒，随时迎接上级领导的检查。也为下一次培训工作提供宝贵的经验。

三、加强培训材料管理的创新意识

（一）克服过去存旧档案管理观念，以全新的理念整理这些材料。计划经济档案管理模式走到今天，已完全不适应时代的发展，尤其是培训材料的收集、装订、归档更应改革创新。培训内容更加复杂、繁多，每次培训材料都得接受有关部门的检查，标准更高，管理更完善。我们应该改革旧的档案管理模式，建立新的模式，社会化开放式档案管理模式就是一种新的模式，是对现代档案管理模式的补充。

传统档案管理模式和社会化开放式档案管理模式各有利弊，传统档案管理模式对档案的保密、保护和方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大；新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在易泄密、丢失等问题，我们应取长补短，充分发挥两者优势。

（二）提升档案管理人员的业务素质和能力。档案管理质量在于人才，人才是关键，当务之急是加强和提升档案人员的素养，对他们进行政治和技能的培训：一是提升政治修养，培训材料档案管理人员必须是政治素养高，责任心强的人，最好由党员担任，脑子稍有不稳，思想上不淳的人，就会做假材料，套取国家资金，做出一些损人利己的违法事。二是提高他们业务技能：首先，软件操作和维护技能培训，提高办公速度，更好地促进档案信息的传播。其次，网络知识的学习和培训可以使档案工作人员及时捕捉社会信息。再次，档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训。这些技能是现代档案管理人员必备的，特别是电子文档的处理。

（三）提高档案管理工作的现代化水平。过去纸质档案不可避免地受到一定程度的损害，给文档的保管和利用带来管理上的困扰，我们必须用一种新的理念，建立一种新型的档案管理开放模式，把一些新技术如计算机和通信设施广泛应用于档案管理工作中。建立一个专业的办公场所，配新电脑及电脑专业人员，建立新的管理制度，使之工作与绩效挂钩，配一些电脑软件等等，这些都是必要的，总之，我们必须用现代化的标准整理培训档案材料。