浅谈办公室主任的方圆艺术

文/ 江苏省如东县政协城乡建设、社会法制委员会 孙陈建

【摘要】“方”指得是原则性，包括规范和范围；“圆”指得是灵活性，包括技艺和策略。“方”是一种内在要求，“圆”则是一种艺术形式。办公室主任的方圆艺术即办公室主任注意将“方”与“圆”辩证统一地贯穿在履职中，即原则性与灵活性的有机结合。本文试图从开局、立威、管理、决策、用人、交往、激励六个方面，用谈话体的方式对办公室主任工作作一种普遍经验的提炼和升华，以期对各类单位的办公室主任有启发和借鉴作用。

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关键词 办公室主任；工作艺术

一个单位的办公室主任是这个单位中承上启下、沟通左右的重要角色，是单位行政运转的关键人物。这就要求办公室主任在单位管理中，注意将管理工作的原则性和灵活性实现有机统一，尤其要讲究随方就圆的工作艺术。

开局：先圆后方

办公室主任上任伊始，是转变角色、适应工作的开局阶段，切不可新官上任急点火，宜循序渐进，先圆后方。以热情、真诚的态度对待周围每一位同志，主动拉近与兄弟科室及下属之间的距离，让大家对你产生好感和认同感，从而不由自主地向你敞开心扉，以便较快地全面而又真实地掌握单位情况，为今后有针对性地开展工作夯实基础。待摸清真实情况后，管理才可以进入方的阶段，但也要注意团结并带领大家，在继承中融入己见，在容忍中纠正错误，以开拓进取的精神兴利除弊、砥砺前进。

立威：己方人圆

对己应方，对人要圆，也就是严于律己、宽以待人。为此，办公室主任在制度和原则面前要严格遵守、率先垂范，要有一心为公、管理为民的党性修养，绝不存有特权思想，以权谋私。对于下属，要时刻关注他们想什么、盼什么、忧什么、缺什么，体现组织的人性化关怀。在具体工作中，对有缺点和犯错误的同志要有容人之量。己方人圆有助于办公室主任树立良好的对外形象，增强自身的人格魅力，使自己的威信不断得以巩固并确立。

管理：有方有圆

过于求方，会使被领导者感到压抑；而过于求圆，又会使领导威信受到损害。正确的做法是，办公室主任要根据不同情境、不同人物，掌握好方圆尺度，做到有方有圆。办公室主任应建立一个适当的权威阀，在没有达到阀值的时候让下属有足够的自由度，即这时应以圆为宜。而在达到或超过阀值，一定要采取果断的措施和严格的方式约束下属，让他知道“权威阀”是不可挑战的，即应以方为主。在处理矛盾事件时，也应坚持有方有圆的艺术。若一遇矛盾，便采用强硬措施，往往会激发矛盾，而光用软办法，往往不能解决问题。因此，处理矛盾既要通情达理，又不能失之于宽。只有方圆兼顾，恩威并施，才能取得平衡，减少内耗，使工作的推进效益实现最大化。

决策：上方下圆

这里的方是指在执行上级的决策法规方面要不折不扣，顾大局，讲原则；圆则并非指圆滑和随意变通，而是要“吃透上面的，摸清下面的”，根据本单位自身情况，创造性地开展工作。上方下圆的核心是方中有圆，即圆再大，也绝不能超越方的范围。为此，在事关本单位发展方向的把握上，一定要准确领悟政策、法规精神实质，在充分结合本单位实际的基础上，再行作出决策。

用人：大方小圆

大方，就是说办公室主任在举荐、提拔干部时要公道正派，一视同仁，不搞远近亲疏，要让优秀后备干部的推荐、选拔、任用等一切程序在制度的框架下运行，不能利用领导特权搞变通执行。之所以还要提出用人中的小圆，那是因为有些同志不完全符合我们制定的标准，有的甚至有明显缺陷，但同时，他们的特长也很突出。对这部分同志要本着“不拘小节，用其所长”的原则，而不能死抱着完美人才的框框。只有这样，才能使单位所有同志都能把自己的光和热发挥到极致。只有在用人上充分做到大方小圆，才能使人才资源的使用实现高效化和科学化，也才有利于工作的开展和事业的进步。

交往：内方外圆

办公室主任手中都掌握着一定的权力，身边经常会聚集各式人等，这就使办公室主任处在一个复杂的人际环境中，面临很多诱惑，稍不小心，就会绊倒摔跤。此时，办公室主任若掌握好内方外圆的艺术，绝大部分问题都会迎刃而解。内方外圆指得是办公室主任的内心一定要明辨是非，坚持原则，牢记权力并非自己私有之物。在面对不正之风的诱惑时，要有坐怀不乱的气度，并努力做到“非礼勿视，非礼勿听，非礼勿动”，但在具体行为上则要表现得比较随和，晓之以理，动之以情，不让对方感到尴尬和难堪。

激励：神方形圆

激励的目的在于调动办公室全体同志的积极因素，减少消极因素，以最大的可能形成集体智慧和集体力量。神方，指的是激励措施必须坚持正确的原则、导向、尺度、方法，并努力做到公平、公正、公开。形圆，指的是在遵守相应的制度规定的前提下，要灵活运用各种激励手段，对不同的人采取不同的激励措施，从而引导他们追求更高层次的价值实现。