新形势下如何做好高校办公室机要秘书工作

文/ 浙江农林大学暨阳学院　何靖霞

【摘要】高校办公室是高等学校办理党政综合事务的运转枢纽，在学校管理工作中具有十分重要的地位和作用，其运转效率和效果直接影响高校发展建设的全局，高校机要工作又是集党性、政治性、保密性、规范性为一体的一项政治工作，因此，如何做好高校办公室机要秘书工作是值得我们探究的。

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关键词 高校办公室；机要秘书；工作特点

高校办公室机要秘书是指在高校党政部门从事各类文件接收登记、传阅、处理及保管工作的相关人员。机要工作看似琐碎单调，其实在高等教育改革不断深化和信息技术飞速发展的今天，机要秘书必须承担更多的职责和更大的责任。如何适应新形势的要求，切实做好高校机要工作，一直是广大机要秘书普遍关注的焦点问题和研究的重要课题。

一．高校办公室机要秘书的工作职责及特点

（一）高校办公室机要秘书的工作职责。1. 各类文件处理工作。包括做好上级文件的收发、登记、呈送、传阅、催办、收回、清退、立卷、归档和查阅工作；对以学校名义上报或下发的公文和其他文字材料等进行初审、把关，并做好呈批、印发、归档等工作；负责机要保密文件的签收、送阅、借阅、管理与归档。2. 重要会议的记录与整理工作。包括做好学校重要会议、汇报等材料的收集，记录并及时整理出纪要。3. 印章管理工作。包括学校、党委、办公室印章等的保管和使用，学校各部门公章刻制、发放、启用、收缴、封存等事宜。

（二）高校办公室机要秘书的工作特点。1. 政治性。机要工作是学校党政工作中的枢纽部分，是贯彻党的教育路线方针，为教学科研服务的重要工作。作为一名机要秘书，需要端正的政治思想、坚定的政治立场和敏锐的政治觉悟，善于从政治上观察和处理问题，统揽自身工作。因此，政治性是机要工作的前提条件。2. 保密性。保密是机要秘书的灵魂和生命，是必须时刻牢记的座右铭。不该说的机密绝对不说，不该问的机密绝对不问，不该看的机密绝对不看，不该记录的机密绝对不记录。机要秘书身处党政机关的心脏位置，大量接触机要文件，一旦失密，将给工作带来不良后果甚至严重损失。因此，机要秘书要树立强烈的保密意识。3. 规范性。对于公文的种类名称、体式结构、用纸尺寸等和文件的管理、传阅、处理和存档等都有统一的规定，不得随意标新立异，这种统一性，有利于维护文件的严肃性，促进公文工作的科学化。4. 时效性。机要秘书的工作纷繁复杂而且有很强的时效性。各种政策、信息的交流，对高校的发展起着越来越重要的作用，快速传递上级文件精神、及时报告下级的情况，保证上下级之间的信息畅通，才能提高效率，讲究时效。如果领导工作忙，机要秘书有责任提醒和督促；如遇到紧急情况，随时需要加班加点，节假日也要坚守岗位。

二．如何做好新形势下高校办公室机要秘书工作

（一）责任至上，树立牢固的保密思想，加强自身的政治修养。强烈的责任感才能对业务精益求精，才能在工作上做到“机要工作无小事”的处事原则。机要工作在一般人看来是一件简单、容易的事，一不要动脑筋，二不需费力气，无论谁都可以管理好。其实每天面对各类文件、资料，重复单调的程序，看似简单的内容，其实都要经过好几个流程才能完成，而办公室的工作往往一件还没处理完，另一件就接踵而来，如果没有高度的责任心，就很容易在工作中出错。另外，机要秘书一般都身兼数职，除一般的文件收发管理外，还有学校各类印鉴的保管使用，重大会议的记录和机要的整理，因此，机要秘书一定要抓好制度关，对各项具体工作都要做出明确而严格的规定：一是建立文件登记制度，确保每一份收发文件的登记和运转。二是实行督促检查制度，做到能够随时向领导提供文件材料，坚持检查记录本登记情况和文件的漏登、漏传情况，要有一种如履薄冰的责任意识，千万不能自以为是，自作主张，更不能凭感情意气用事。要按照“规范、精细、严密”的总体要求，精益求精地做好每一个程序，严格遵守保密制度。机要秘书在日常生活中接触大量的机密材料，同时，又对领导的活动、行踪知道得最清楚、最详细，是单位里的“消息灵通人士”。加之，机要秘书接触的人员广泛而复杂，所以这些人专门向从机要秘书的嘴里“捞新闻”“探势头”。为此，作为机要秘书，应该时刻以党和国家的利益为重，要有极强的严守机密的观念，坚决做到“守口如瓶”；有较强的政治素质，树立正确的人生观、价值观和世界观，坚定地走具有中国特色的社会主义道路，始终坚持党的基本理论、基本路线和基本纲领不动摇；用邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观武装自己的头脑；学会运用辩证唯物主义和历史唯物主义的思想方法和工作方法去指导工作实践，分析和处理工作中遇到的具体问题。

（二）效率优先，培养无私的奉献精神，增强主动的服务意识。效率观念的确立可以冲击一系列旧观念，带动一系列新观念的增强。机要秘书要培养效率意识，树立轻重缓急的办事观念，秉持有交必办、急事急办、特事特办的雷厉风行的办事作风，在日常繁杂的综合性事务中，善于分析，抓住问题的主要矛盾，从而选择最佳的工作方案。由于文秘工作的服务性、辅助性等特点，因而遇到紧急事情时，时常需要加班加点，又因工作地位的特殊性，即使再紧急再繁忙，也不能让其他人员临时替代，所以作为机要秘书，应该有强烈的事业心、责任感，要任劳任怨，吃苦在前，享受在后，乐于奉献；应该积极发挥主观能动性，对上级领导要亲和尊敬、不卑不亢，及时完成领导交办的任务，做到事事有回应，件件有着落，有交代，有反馈，不能丢三落四，漫无条理，疏忽马虎，出现差错，还要为下属职能部门、院系和广大师生员工服务，和蔼可亲、平等待人，主动成为师生员工的服务者，把师生员工满意与否作为检验和衡量工作的标准，全心全意为师生员工服务，增强主动服务和超前服务意识。

（三）严于律己，注重培养和锻炼广博精深的业务能力。机要秘书要胜任本职工作，起到自身岗位应有的作用，必须具有一定的业务能力。首当其冲的是要具备扎实的写作能力。高校机要秘书主要职责之一是文件初审、会议记录并整理纪要，由于与领导的日常接触比较频繁，时常需要服务领导的办文、写稿需要，这就需要具备较强的写作能力，文字上的功夫不是靠天资，写作功底的练就和夯实非下苦功夫不可，要通过勤学多读，积累素材，常写多练，模仿借鉴，总结创新等，要当得“苦行僧”，做成“有心人”。其次要具备研究能力。在网络全球化和科技化的今天，网络技术的发展和运用已经成为不可阻挡的大趋势，办公自动化也正逐渐取代传统的文件流转模式，正在逐步走向“无纸化办公”。在这一新形势下，高校机要秘书更需要与时俱进，积极学习和研究相关办公软件的应用；不断更新和了解信息技术的基本原理、知识和方法；了解信息科学技术应用于信息保密与安全领域的发展状况；熟练运用计算机处理机要事务等。要不断加强自身的学习，树立“终身学习”的观念，经常参加一些相关的业务培训和学习，并注重理论联系实际，不断推敲总结，进一步提高业务能力和水平。

（四）自我调节，不断加强自我训练，增强综合素质。机要工作内容繁琐且稍显单调机械，工作环境相对独立封闭，这种单一特殊性，难免会让人觉得枯燥乏味，失去成就感和创新感，这就要学会在各种沉浮中自我调节，把握自己，增强自我训练，保持良好的精神状态，锻炼较强的思维能力和坚强的意志。唐代文学家韩愈说：“行成于思，毁于随。”机要秘书必须勤于动脑，善于动脑，培养好的思想作风和心理素质，锻炼健康的体魄，才能面对新形势下机要工作带来的新挑战，才能以饱满的热情、坚定从容的意志、无私奉献的精神和广博精深的能力为高校的建设和发展发挥更大的作用、做出更大的贡献。