浅谈基层医疗单位档案利用工作

文/ 广东省珠海市第二人民医院　宋永纯

【摘要】本文通过对基层医疗单位4 年当中档案利用情况进行统计分析，用具体数字说明和分析了7 类常见档案利用中存在的差距和问题，并就如何提高档案的利用提出相关对策和建议。

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关键词 基层单位；档案；利用

档案信息资源的开发和利用是档案管理工作的最终服务目标，同时也是档案信息资源的价值所在。为深入了解基层医疗单位档案信息资源开发利用情况，我们对某单位4 年内档案信息资料利用情况进行了统计分析，并针对档案信息利用率不高的原因，提出相关对策和建议，从而进一步拓展档案信息资源利用的深度和广度，更好地为医院管理决策提供服务。

一、基层医疗单位档案利用情况分析

随着医疗卫生事业的快速发展，医疗业务量不断增加，档案数量及档案的利用率也逐年上升。调查发现，该单位档案总数从2009 年的11931 件上升到2012 年的16196 件，上升率为35.7%；档案利用量从545 件上升到1363 件；档案利用率从4.56%上升到8.41%；虽然各项数据都在逐年上升，但是上升比例不高，从档案的整体利用程度来说还有待进一步提高。

在不同类别的档案利用当中，文书档案的利用量最大，共为1766 件。在所有类别的档案利用总量当中, 年度平均利用率达到48.25%。相比较而言，其他类别的档案利用率相对较低，依次为会计类档案604 件、实物类档案460 件、基建档案384 件、科研档案240 件、利用率较低的为声像档案和设备档案。

二、分析档案利用程度不高的原因

（一）档案工作的宣传力度薄弱，有待进一步加强。在基层医疗单位，约有九成以的上工作人员是医务工作者，他们都是医疗行业专业技术人员，具有较高的医疗专业技术水平和技能，是医院的技术骨干力量，但是他们可能对于档案工作的认识知之甚少，普遍认为档案工作具有保密性，与他们的业务工作联系不大，因此很少会关注档案部门，更加不会主动到档案室查阅相关资料。

（二）档案利用信息化水平不高，成为阻碍档案利用率提高的瓶颈。随着信息化网络时代的到来，无纸化办公系统已经悄然盛行，档案工作者一定要与时俱进，不断跟上信息时代的步伐，要将档案业务工作与信息化管理进行无缝对接，进一步提高档案管理工作效率和效能。

（三）未能充分挖掘和发挥档案的利用价值。档案的生命力在于档案价值的实现，作为基层档案工作者，要注重结合本单位的工作实际，全方位、多角度、深层次考虑如何更好地利用现有的档案信息资源，充分发挥档案的原始凭证、记录和传递信息、资政决策、社会服务等功能，为医院的医疗技术、保健服务、科研发展、医保工作、信息化管理、医疗设备管理和利用、解决医患纠纷促进和谐医患关系以及管理层决策等方面提供丰富的档案信息资源。

三、提出相关建议和对策

（一）加大档案工作宣传的力度和广度，使广大医务工作者对档案工作有进一步的理解和支持。档案业务部门可以通过举办“档案收集及利用工作知识培训”“档案利用实例”等相关知识讲座、制作档案宣传栏、发放宣传手册等方式加强档案宣传工作，做到与医务人员们零距离接触，实地讲解档案的利用功能和档案的实用价值。

（二）提高档案信息化管理水平，建立档案信息化网络服务。我们可以将医院信息化管理与档案业务特色服务相结合，探索性地建立电子文档一体化网络服务体系。一是将办公OA 系统直接纳入现行单位内网文件查询系统，实施即实查询功能。二是建立电子信息文档系统，在年度归档时将需要归档的电子文件直接进行归档处理，同时逐步将库房之前存放的纸质档案分批进行扫描处理，建立电子档案，实现电子档案与纸质档案双轨制管理。

（三）结合医院实际，不断拓展各类档案的利用途径，范围及对象。一是凸显医院功能和性质，加大公益医疗宣传工作。例如可以精心设计策划建立医院的院史馆，通过大量收集和利用文书、实物、科研、设备、声像、照片等各类档案资料，按照展馆内设计的不同篇章对档案进行归类整理、分类组合，并应用先进的电子信息化手段，做到图文并茂，形象生动。展馆主要内容以医院历史发展为背景，充分展现医院成立20 多年来的光辉历程，宣扬医院的院容、院风、院貌、院旨、院歌以及医院的文化建设、党风廉政建设、医德医风建设、行业作风建设等，彰显医务工作者爱岗敬业、无私奉献、可爱可敬的美好形象。院史馆除了本院员工参观外，我们还可以根据实际情况定期或者不定期开放，诚邀社会各界人士参观、交流和指导，进一步加强对外宣传工作，让珠海市民们能更加关注我们医疗卫生行业，并给予更多的理解、支持和帮助。二是加大科研档案的利用，进一步提升医院医疗专业技术水平和科研管理能力。

将医院现有的病案信息资源、临床医学教学科研工作与科研档案的利用三者相结合，做到互利互用，事半功倍。当中，作为基础研究的病案信息资源真实反映了医院的医疗技术水平，为临床医学教学科研工作提供了个案分析、统计数据和研究方向，而医院科研档案则包含了医务人员对所从事的临床医学科学研究、临床病案研究、临床实践教学活动研究等等，这些研究成果为最终形成科研档案奠定了扎实的基础，他们彼此相互作用、相互影响。作为档案管理人员，应该从如何提高科研档案的利用点出发，为临床医务人员科研教学工作提供便利服务，因此要扎实做好科研档案的基础性工作，加强科研档案的整理编目，对各专科不同类别病种的科研档案信息资料进行分类归纳整理、撰写相关统计数据分析报告及汇编材料，进一步提高医务人员对科研档案的使用价值，更好的为临床科研教学服务。