浅谈人事档案管理的现状及发展管理策略

文/ 长江水利委员会网络与信息中心　熊沈凡

【摘要】本文首先阐述人事档案的定义，然后分析当前人事档案管理的现状和存在的问题，最后根据实际情况分析人事档案管理的发展策略。

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关键词 人事档案；管理策略；现状

人事档案管理是现代人力资源工作中非常重要的组成部分，如何做好人事档案管理，对更好地应对当前国内外的新环境具有非常重要的作用。但是，在我国当前人事档案管理中出现了一系列的问题，已经无法满足现阶段社会发展的需求，亟须采取相应的措施解决。笔者从当前人事档案管理的现状和存在的问题出发，并分析人事档案管理的发展策略，以便为今后企事业单位的人力资源管理提供重要的依据。

一、人事档案管理的现状

所谓人事档案就是将一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等多种情况记录下来的文件资料，发挥着凭证、依据和参考的作用。

目前，人事档案管理的现状具体体现在以下几个方面：一是以人为本的理念不断深入。人事档案涉及的内容多，涉及的面较广，所以加强人事档案管理是一项非常艰巨的任务。人事档案管理既包括宏观方面，也涉及到微观方面。因此，在人事档案管理过程中，必须坚持以人为本的理念原则。二是工作队伍整体素质不断提升。随着人事档案管理工作的不断深入，人事档案管理队伍不断壮大，综合素质不断提高，管理人员的整体素质和整体稳定性较强。三是人事档案管理逐渐步入现代化。所谓人事档案管理现代化，主要是将现代信息技术手段应用到人事档案管理工作中，能够在一定程度上提升人事档案管理工作效率。目前，在现代信息化时代，信息网络技术的应用具有不可比拟的优势，在较大程度上扩大了人事档案资料的利用范围和服务水平。四是人事档案管理制度基本社会化。当前各个单位与个人根据国家制定的相关法律法规，在坚持平等自愿和协商一致的基础上，签订了聘用合同，确定了单位和个人的聘用关系，能够充分调动起工作人员的积极性和创造性。同时，通过大力开展人事档案管理代理制，在较大程度上实现了人才资源的优化配置。

二、目前人事档案管理存在的问题

（一）领导对人事档案管理的重要性认识不够。目前，在人事档案管理工作中，部分领导对其重要性认识不够，简单地认为人事档案管理只要不泄露秘密，不丢失文件，能够合理应对查档和工作人员外调工作即可。因此，在当前人事档案管理过程中，领导者的关注度较低，经费投入较少，人事档案管理室建设不规范，从而严重影响了人事档案管理工作的开展。

（二）人事档案管理人员工作素质较低。在当前各个单位人事档案管理过程中，由于管理人员的入职门槛较低，很多管理人员的管理水平较低，管理手段较为落后，无法较好地应对当前人事档案管理工作中出现的问题。同时，一些单位人事档案管理人员更换较为频繁，部分新人尚未接受工作培训就参与到人事档案管理中，对人事档案管理工作的重要性、主要要求内容和业务都不了解，严重影响了人事档案管理工作的开展。除此之外，由于部分人事档案管理工作人员的专业业务素质较低，无法较好地推进档案管理工作的开展，人事档案管理内容不完整，整合不规范，在较大程度上影响了人事档案管理的利用效率。

（三）人事档案管理内容单一、手段陈旧。目前，在一些单位人事档案管理过程中，管理内容较为单一，管理手段陈旧。同时，在当前各个单位的人事档案管理过程中，一般政治性材料多，而反映档案管理工作人员工作业绩的材料较少，部分档案资料信息不真实，在一定程度上增加了人事档案管理的难度。除此之外，部分单位人事档案资料在归档和整理的过程中不规范，存在资料档案褪色、字迹扩散等问题，这对人事档案长时间保存较为不利。

（四）人事档案管理的信息化技术含量低。在现代信息技术快速发展的背景下，信息技术逐渐渗透到人事档案管理中，人事档案管理系统应用范围不断扩大，而部分单位人事档案管理的信息化技术含量较低，无法充分发挥信息技术的作用。这样的现象影响了人事档案管理的效率，部分资源浪费较为严重。

三、人事档案管理的发展趋势

（一）人事档案管理现代化。在单位人事档案管理事业快速发展的背景下，人事档案管理的内容越来越多，数量急剧增长，增加了档案资料保管和利用的难度。但是，人事档案管理现代化，主要是通过利用现代计算机设备处理人事档案资料，传递人事档案信息，在一定程度上节省了人事档案管理的时间。同时，通过引进现代信息技术硬件设备，依托电子信息技术管理个人资料，构建起准确完善的人事资料信息数据库，合理地将纸质档案和电子档案管理结合起来，较好地解决了当前人事档案管理中存在的问题，为提升人事档案资料利用效率创造了良好的条件。（二）人事档案信息化、标准化。目前，人事档案社会化管理的目标之一就是整合人才信息资源。其中，人事档案信息既包括本地的人才信息和资源，也包括其他地区的人才信息，所以依托信息技术，快速整合人事档案资源，能够较好地实现人事档案资源信息整合的目的。其中，除了应用信息技术设备之外，还需要制定一套完善的管理制度，逐渐形成一套适合现代市场经济发展的制度化、标准化管理方法，从而保障人事档案管理制度更加严谨完善，最大限度发挥人事档案管理工作在人力资源管理工作中的作用。

（三）人事档案信息网络化。所谓人事档案信息网络化就是在人事档案管理电子信息化技术应用的基础上，严格遵守人事档案管理的内容，充分利用人事档案信息网络化的优势条件，较好地实现人事档案信息资源共享。因此，在人事档案信息网络化管理中，应该统筹思考，赋予具备人事档案保管权利的部门相应的权限，以此规范人事档案资料查阅。同时，由于现代社会管理的科学化，所以更需要构建起一支高素质的人事档案管理队伍，强化人事档案管理人员培训，以便更好地适应当前人事档案管理工作的需求。

四、结论

在人力资源管理工作中，人事档案管理是非常重要的一项工作，也是一项较为复杂的工作。由于当前人事档案管理存在的问题，难以满足现代社会的需求。因此，本文笔者根据存在的问题，提出人事档案管理以后的发展趋势，详细分析了当前人事档案管理的目标和改革方向，为之后人事档案管理工作提供了重要的理论依据。因此，只有不断探究，清晰地认识到所存在的问题，才能够促进人事档案管理更好地为社会服务。

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