基层档案室信息化建设问题初探

文/ 中国疾病预防控制中心寄生虫病所　陶颖　王汝波

【摘要】本文阐述了信息化建设发展现状，从信息资源、人力资源管理、内部管理以及安全信息管理等方面分析了基层档案室信息化建设中存在的问题，初步探讨了加快基层档案室信息化建设的对策与建议，供各级推进基层档案室信息化建设时参考。

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关键词 基层档案室；信息化建设；初探

信息时代背景下，数字新技术深刻影响了世界政治、经济、科教、文化等社会生活的各个领域，给我国档案事业带来了蓬勃发展的机遇和前所未有的巨大挑战。加强档案信息化建设工作已成为加快我国档案事业发展的必然要求，基层档案室作为档案事业发展的基础单位。笔者认为，必须顺应时代潮流，抓住基层档案室信息化建设这一关键环节，从而推动我国档案事业信息化建设进程。

一、基层档案室信息化建设现状

（一）信息化建设的定义与主要任务。档案是信息资源的一种，也是社会信息的一部分。从档案的属性看来，档案具有信息属性。基层档案机构在国家信息化建设中也担当着重要角色。在知识经济时代下，数字信息技术日新月异，传统的信息记录方式、传播途径逐渐被弱化，在档案的社会意识被加快步调“拾起”的过程中，基层档案室过去“重管轻用”的理念越发被驱逐，因此，在此时代背景下我国基层档案室的功能也应有所拓展。笔者认为，基层档案室在发挥其传统功能的同时，其功能也应该与时俱进，有所拓展和延伸。为满足社会对档案信息的广泛需求，基层档案室信息化建设的主要任务是通过完善基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、人才队伍建设这五个方面工作，采用电子计算机技术、现代通信与网络技术等方法来实现档案信息转化、开发和利用的现代化。

（二）基层档案室的信息化建设现状。目前我国基层档案室信息化建设处于自发、自主状态，单位的档案信息化系统基本依靠各自开发或购买建成的；档案信息化建设缺乏宏观层面的有效的协调和指导。随着社会信息化的发展，大多数基层档案室已从本世纪初仅简单利用档案管理软件开展档案目录录入、编辑、查询、利用等的阶段，开始向对库藏档案进行全部内容的数字化转化阶段发展。在档案数据库建设方面更是由以往的档案单机版数据库应用逐步向网络化、多媒体技术支持的局面发展。在公文办理和档案归档管理领域，越来越多的单位也已实现协同办公系统与档案管理系统的无缝衔接。基层档案室的信息化建设正通过观念、理论、方法、制度、体制的创新，朝着全面推进科学发展的方向快速发展。此外，一些企业、事业单位的档案室通过开展信息化建设，逐步打造数字基层档案室，构建了档案室网站，介绍档案管理工作流程、基层档案室新闻动态等；用户足不出户就可以利用计算机网络系统，查找基层档案室的库藏目录等；引进了档案的专业管理软件，逐步实现“双轨制”管理。

二、基层档案室信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设的规划、管理和指导工作有待改进。

我国档案行政管理部门对档案信息化建设工作十分重视，在管理制度、管理程序、技术标准层面为基层档案信息化建设提供可遵循的技术环境支持，国家档案局先后发布了《档案管理软件功能要求暂行规定》《电子公文归档管理暂行办法》等一系列规章制度，各省也相继出台了一系列地方配套管理文件，如上海市档案局印发《上海市电子档案和数字化档案备份办法》。但是由于缺乏指导基层档案室信息化建设的整体规划、相关标准等顶层设计，各单位在档案信息化开发工作上，主要靠单位领导对档案信息化工作的重视程度，信息化建设存在随意性、任意性，各地发展水平不平衡，总体覆盖率低，使用的信息技术水平不高，影响了我国档案信息化工作总体上的有效性。此外，各地区、各单位在档案信息化建设工作中的自我摸索、闭门造车不仅人为提高了工作成本，而且大都处于较低水平阶段。档案管理系统研发的不统一、不规范、档案资源数字化转化过程的费时费力，信息化技术力量的薄弱，使得基层档案室信息化工作开展往往力不从心，进程缓慢。电子档案作为社会性极强的信息载体与交流工具，连结着复杂的社会关系，协调和解决与之相关的问题，要做好此项工作仅依靠社会组织、机构的低层努力，实在勉为其难，难以奏效。

（二）基层档案室的基础设备陈旧，经费不足。优质、高效、经济的档案信息网络化服务是建立在先进的电子计算机技术、现代通信技术、海量信息多媒体存储技术、档案信息数据库组织技术之上的，纸质档案信息必须转化为可机读语言才能通过现代通信网络传播并向用户提供服务，但是事实上基层档案室的基础设备相对陈旧，信息资源的整合不到位，导致“信息孤岛”现象出现。基层单位每年投入档案工作的经费极其有限，用于信息化建设的更是杯水车薪。没有足够的现代化管理系统，就谈不上档案管理的现代化。所以，经费问题一直都是档案管理工作的大问题。

（三）人才结构失衡，缺乏档案信息化专业人才。基层档案室信息化建设急需复合型专业人才，但长期以来，由于档案学属于冷门专业，社会认同度不高，导致基层档案室的人员队伍中专业人才甚少，学识普遍偏低，缺乏先进的信息化知识技能，档案电子化管理水平不高。特别是严重欠缺档案信息化专业人才，例如档案软件开发、运行、维护都需要计算机人才，档案信息化建设的规划、计划设计等工作也需要计算机专业人才积极参与。

（四）安全隐患有待解决。常言道：道高一尺，魔高一丈。

在信息技术、互联网传输给基层档案室带来方便快捷的同时也埋下了导致档案信息损失的安全隐患。尽管基层档案室在此方面采用了设置防火墙、安装防病毒软件、用户权限进行设置等等一系列措施，但是目前基层档案室的安全问题形势严峻。设备老化、系统升级、自然灾害、员工信息化水平低、日常管理操作失误等等因素给基层档案室的档案信息安全性增加了风险。

三、加强基层档案室信息化建设的对策与建议

（一）加强基层档案室信息化建设的整体规划设计。国家各级档案行政管理部门以及各行业档案主管部门应着手开展基层档案室信息化建设的整体规划的顶层设计工作，比如出台建设标准、技术方案、操作指南，促进综合性通用档案管理系统的开发、推广运用及更新升级。组织相关技能的培训、学习为基层档案室开展信息化建设工作提供技术指导、技术支撑，在不增加基层负担的前提下，可适当开展基层档案室信息化建设的考核评估工作。

（二）优化档案室信息化建设的内部环境。基层档案室信息化建设离不开基层单位领导的大力支持，应积极开发单位领导档案意识，提高对档案信息化建设工作的重视程度，只有在人员、设备、经费上给予相关保障，才能营造良好的内部环境，做好档案信息化建设工作。基层档案室要将档案信息化建设纳入本单位的综合管理建设规划中，通过与单位局域网、OA 办公系统的无缝衔接，实现各类数据的接收、整合、利用，为电子文件管理、数字化档案室的建立提供有效平台。档案管理人员在加强档案意识的同时，更要增强信息意识，增强使命感和责任感，这是新时期新形势对档案信息开发利用工作提出的新要求。

（三）加强人力资源培训。毫无疑问，首先应该加强档案工作人员的培养，尤其是档案工作人员的业务技能和服务理念。更重要的是，伴随着图档一体化和图书馆、基层档案室、博物馆等机构之间融合的进程推进，档案信息工作人员的培养不能仅限制于传统的档案学专业领域，更多的需要向跨学科、多背景、国际接轨方向努力，因此，作为培养档案工作人才的高等院校等教育机构，在开设档案学体系课程时，不仅加强档案学的专业知识理论培训，更应该重视多学科知识概念传授、操作技术提升等，做到专业知识、能力和素质并重，努力塑造“博古通今”“专家化”“全能型”的档案精英人才。单位可以通过公开招聘的形式吸纳基层档案室需要的领导管理岗、专业技术岗和工勤操作岗位的人才。

同时，根据供求关系，在档案信息的开发与利用时呈对应关系。从档案信息供方讲打造档案信息人才至关重要，但是档案信息的需求方——档案信息用户的培训也不容忽视，要注重强化用户的档案信息理念和档案信息能力。

（四）加强档案信息安全内控建设。基层档案室的档案信息安全不仅仅是被动的杀毒软件防护、权限设置，或者IT 技术人员紧急的事后补救，基层档案室是一个整体，需要基层档案室的管理层、业务层、技术层等人员上下一致，增强安全意识，主动严格把关涉密的档案信息，养成良好的网络操作习惯。同时，应该定期对电子档案的保存介质进行升级更新，并在数据的备份上面积极推进实施异地异质备份。此外，面对网络领域内流动的参差不齐的海量信息，基层档案室应该不断更新鉴定标准，努力保证档案信息在真实完整的基础上的积极向上效应。

四、总结

信息时代下的基层档案室应借助信息高速媒体，以信息技术为支撑，努力实现档案信息的无纸化办公，开展档案的收集、整理、统计、鉴定、保管和提供利用环节的全程网络化、共享化，让基层档案室信息的触角触及社会的各个角落，才能使得基层档案室顺应“文化大发展大繁荣”的社会大环境，适应知识信息时代的大浪潮。同时，鉴于信息时代的信息移动化特征，以及如今手机越来越成为人们获取信息的最普及工具，如果让“三网”和“三机”( 手机、电视、电脑) 强强联手，让数字化档案信息在“三网”中无障碍地传输，在“三机”上精彩地展示，就能较好地解决档案信息传播的瓶颈，满足人们不断增长的物质和精神需求，并激发起广大民众的档案文化需求，对档案事业发展产生不可估量的影响。

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