浅析行业干部人事档案工作存在的问题与对策

文/ 新疆维吾尔自治区塔里木河流域巴音郭楞管理局孔雀河上游管理站　蒋军川

【摘要】干部人事档案是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，为组织考察了解选拔干部提供了重要依据，它直接影响到干部人事工作的效率和质量，本文将从实际出发，剖析当前干部人事档案工作存在的问题，并提出做好新时期干部人事档案管理工作的对策，论述了如何做好干部人事档案工作，充分发挥干部人事档案的社会作用。

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关键词 干部人事档案；问题；对策

干部人事档案是对干部个人履历、思想品德、工作业绩、奖励与处分等的记载和反映，是历史地、全面地了解干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作的必备条件之一。随着水利行业体制改革的不断深入，干部人事档案工作也面临新的问题。如何与时俱进，更好地改进档案工作，是值得行业思考和研究的问题。

一、干部人事档案工作中存在的问题

（一）对干部人事档案的重视程度不够。由于历史的原因，以往的人事档案主要收集的是一个人的政治历史材料、家庭出身及社会关系等材料，而现在各项工作重心转移，组织人事政审工作相对减少，有些人就认为人事档案“没什么用了”“作用低了”。而另一种是受许多新建私营企业、公司用人不建档的影响，存在着“要不要人事档案无所谓”的错误认识。这表明一些人对人事档案工作缺乏了解，特别是一些领导对人事档案工作不予重视，而有些档案管理人员也放松了对自己的要求，使档案管理流于形式，仅仅充当起“保管员”的角色。

（二）整体上，管理不够完善，遗留问题较多。一是学历材料不完备。随着行业的不断发展，其对学历的要求也越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些干部人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。二是入党材料不完备。不少干部曾在多个单位工作，但入党时所在的单位并没有将他们的《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、政治审查材料和培养教育考察材料等放入个人档案。在审核档案时发现该问题后与原单位联系，原单位有的已经不存在，有的因原档案管理人员转岗，导致相关材料无法收集。此外，有些干部入党时并没有填写党员登记表，有些是由当地政府部门组织填写后统一存放，没有转给档案管理部门，由于时间过久，无从查找，造成永久性遗失。三是任免考察材料、工资表不完备。有些干部的任免考察材料没有及时归档，因此没有保留；由于政策原因，个别工资表中有空白年份，工资资料不齐全。

（三）内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）记载多样，个别干部的“年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高”。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16 开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4 纸，高等院校印制的学历材料绝大部分也是A4 纸，纸张大小不同，致使有的表格印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。如表彰和处分材料散失较多，有少量的履历表、自传等未盖人事部门公章。另外，随着时代的发展，干部人事档案中有些陈旧的信息内容已不能满足水利行业发展的需要。如记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

（四）使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，水利行业单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、费力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

二、做好干部人事档案工作的对策

（一）强化档案意识。水利行业各级管理者和人事部门要强化档案意识，提高对干部人事档案工作地位和作用的认识，坚决避免出现“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。同时，定期了解干部人事档案工作情况，积极研究并解决发现的问题，加强监督、检查与指导；挑选作风正、有强烈责任心，勤于学习、忠于职守的人员从事档案工作，并帮助他们解决工作中的困难，调动档案人员的积极性，促进档案管理水平的不断提升。

（二）把好两个关口。首先，从来源入手把好“入门关”。在接收干部人事档案时，要严格审核，该由原单位负责的材料要求原单位负责收集整理，尽量减少、避免历史遗留问题的影响；在材料形成时，要明确要求、规范标准，确保形成的材料填写规范、手续完备，避免形成新的遗留问题。其次，从日常工作入手把好“更新关”。要与有关单位、部门做好沟通、协调工作，建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求；在接收、补充或整理档案时，发现有缺少的材料应及时向有关单位或部门索要，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料，档案人员应主动与相关部门联系，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。（三）做实三项工作。首先，完善基础设施，确保安全管理。

由于干部人事档案的不可再生性，维护干部人事档案的安全、完整便显得尤为重要。目前来看，多数地方干部档案管理的基础设施较过去有了明显改善，但也有不少单位的档案基础设施水平仍然较低。因此，要创造条件，配备必要的设施，达到“六防”（防火、防潮、防蛀、防盗、防高温、防光）的要求。其次，加强制度建设，规范管理程序。建立健全干部人事档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密等制度，并严格落实责任。坚决做到“五不查”（无介绍信不查、非正式党员不查、涉及本人不查、牵扯亲属不查、未经批准不查）、“四不借”（未经领导批准不借、非特殊需要不借、手续不全不借、亲属档案不借）、“三不转”（个人带档不转、没有调令不转、材料不全不转）。最后，实施管理创新，提高利用效率。一是技术创新。加快档案工作信息化建设步伐，建立干部人事档案数据库系统，利用计算机、扫描仪等现代化设备，通过相应技术处理，将文字、图片、音像资料变成数据资料，使干部档案信息化，并在档案的查阅、归档、统计等日常工作方面实行微机化操作，保证干部档案信息的时效性、真实性和准确性。二是内容创新。在收集干部基本情况的基础上，建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现及任务完成情况收入档案；建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等反映个人才能的资料；建立干部认可档案，本着领导干部群众认可、技术人员学术认可、经营人才市场认可的原则，分别建立领导干部考核考察档案、技术人员学术和推广成果档案、经营人员业绩档案。三是手段创新。探索尝试改变部分材料的归档形式，如将年度考核表、工资审批表装订成册归入文书档案；把考核结果、增资数额直接填入个人档案目录；改书本式档案为活页式档案；等等。这样既可减轻装订档案的劳动强度，又有利于档案的更新和查阅。

总之，在今后的工作中，还应该进一步探索利用现代化手段管理干部人事档案和人才信息的方法，实现干部人事档案工作的科学化、现代化服务管理，为开发利用人事档案和人才信息贡献力量。