浅析会计档案管理中存在的问题及对策

文/ 吉林省大安市会计核算中心　刘云峰

【摘要】本文针对会计档案管理出现的一些问题展开了细致的探讨研究，并谋求解决问题的对策，完善和规范化会计的档案管理体系。只有加强对档案的管理工作，才能够有效地提高财务管理的水平，更好地服务于社会经济的建设。

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关键词 会计档案管理；问题；对策

一、在会计档案管理工作中出现的问题

（一）没有引起对会计档案管理工作的重视。对工作的要求缺乏足够的认识，意志力薄弱，极容易切断会计档案管理和会计工作之间的联系，使二者彼此独立。有好多企业单位只看中会计工作，而忽视了会计档案管理的重要性，而且单位里缺乏专业的会计档案管理人员。在会计人员正式参加工作以前，他们缺乏档案管理的基础知识，也没有参加过相应的职业技能培训，许多工作由会计人员负责管理，没有相应的管理经验，更不要说实现会计档案的科学管理化了。

（二）缺乏与档案管理有关的资料数据。一些企业部门只看重会计工作的账本、报表和会计凭证等，重视专业资料的分类管理，却没有引起对资料的收集、管理及归档工作的重视，这将会极大地破坏档案管理的完整性，致使某些重要文件缺失。

（三）档案管理人员的素质较低。一些企业单位的档案管理人员没有相应的道德操守，这些人没有工作原则，无视公司的管理制度，完全不顾公司的规章制度，有甚者公开违法犯罪、造假，修改财务记录凭证，还有的人为了自己的私利乱开发票、建立虚假账户等。这些恶劣行为将会导致档案管理工作的规范性下降，会计信息的可信度降低，还有可能危害国家的宏观政策，具有极其严重的危害性。

（四）财务档案的管理制度不完善。为了满足工作的要求，必须设立财务档案管理机构，同时这也是法律法规的基本要求，不过在实际工作中，财务管理制度并不完善，有许多企业部门并没有设立该机构，于是，这些档案管理工作都由会计人员负责。

（五）以纸质形式保存的档案数据与计算机存储的档案数据之间不同步，存在着时间差。一些企业部门的工作人员把会计信息存入电脑以后，就不再梳理磁盘或者光盘中保存的这些信息，这样极容易丢失重要的会计信息；另外，因为现在的电算化软件更新太快，有好多企业单位并没有好好保存这些软件的版本和系统，这样就导致了无法调用和查看保存的会计档案。

二、加强会计档案管理的完善工作

（一）首先要提高人们对档案管理的重视，加强管理，统一领导。《会计档案管理办法》规定：企业部门要重视档案管理工作，必须妥善保管会计档案，要便于查阅、严防资料的泄露。从上述规定可知，加强对档案的管理是法律的要求，是严厉的法制行为。部门领导必须认识依法管理档案的重要性，以法律为依据加强档案的管理工作，使领导真正意识到档案管理工作的重要性，实现依法管理档案的目标。

（二）加强对档案管理人员的培训，提高他们的专业素养。

另外，还要提高他们的综合素质，比如：道德素质、职业道德等。会计档案馆人员是负责档案管理的第一人，必须要提高档案管理的质量。这些管理人员的专业素养决定着档案质量的好坏。各单位部门要加强档案管理人员的培训工作，提高他们的专业技能和道德操守，不仅要加强会计档案的培训，还要加强档案管理人员的后期培训，假如档案管理人员能够团结一致，科学学习，勇于承担自己的责任，那么就能够解决好管理工作中出现的那些问题，还能大幅度提高档案管理的质量，有利于增强档案管理工作的积极性，有利于促进社会经济快速有效地发展。

（三）完善管理规章制度，加强财务档案的管理。只有使档案管理工作真正融入到人们的生活中，才能实现档案管理的规范化，同时，还要明确管理人员的责任，制定相应的工作目标，建立一整套合理完善的财务档案管理体制，制定相应的法律法规，必须制定《财务档案保密制度》和《财务档案工作人员的职责》等，这些制度保障了档案资料的搜集、分类、整理、保存等工作的有序进行。

（四）对会计档案的资料要按期检查鉴定并予以删除销毁。《会计档案管理办法》指出，档案管理人员及有关政府部门必须加强档案的检查工作，要保护好重要的文件资料，对于那些没有什么价值的档案资料要进行销毁处理，而那些特殊档案（比如：已过保管的期限或者有些事项没有了结的）不能任意销毁，要单独把这些档案拿出来，重新立卷，还要在相应的备注栏里做好注明工作。

（五）计算机系统及管理文件的更新升级。在查询会计档案的时候，经常会有无法打开档案管理系统的问题。这是由于当时保存档案资料的计算机系统的版本和现在使用的电算化系统的版本不同。要想解决这一问题，只要把新版本换成以前的旧版本就可以了，但是这一问题会降低工作效率，于是要把旧资料文件同管理系统一起升级。还要注意，存储档案资料的磁性存储介质不能放在太靠近磁场的地方，防止破坏这些存储介质，以防档案资料的丢失。

综上所述，随着社会的进步，信息技术的发展越来越迅速，这就要求会计档案的管理工作必须符合社会发展的要求，采取更积极有效的措施，开拓新的管理模式，促进社会的和谐发展。