浅谈档案管理工作中存在的问题及完善措施

文/ 广东省飞来峡水利枢纽管理处　姜小惠

【摘要】本文将主要以档案管理工作存在的不足为切入点，对其完善措施进行简要的介绍和分析。

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关键词 档案管理；问题；措施；规范化

鉴于档案管理工作对于我们各项工作开展具有重要的现实意义，使得档案工作一直以来都是社会关注的重点。随着社会的不断进步和发展，在档案管理工作中采用信息化技术已经成为了时代发展的趋势，但是如何促进档案管理的信息化建设，使其能够得到进一步发展和提升却成为了社会关注的重点。从某种程度上来说，档案信息化的建设力度在很大程度上影响着档案管理工作的效率和质量。

一、档案管理在工作中的重大作用

（一）行政管理方面的作用。对于行政部门的日常工作来说具有直接的影响。通过档案管理工作，能够有助于计划和决策的科学化，有利于提高工作效率和管理水平。

（二）项目运营方面的作用。档案是企事业单位经营管理活动的记录，具有凭证和参考作用。项目管理的各个环节都会产生相应记录，公司的品质管理、项目的达标创优工作，都是建立在项目档案整理和分析的基础上，档案整理与运营工作相互促进，才能不断提升项目的管理水平和盈利能力。

二、档案管理工作存在的不足

（一）对档案管理的重视程度偏低。档案管理工作相较于企事业单位其它类型的工作而言是一项默默无闻的工作，很多高层管理人员对档案管理工作的认知还停留在抄抄写写上，无法认知到档案工作对企业运营管理带来的重要影响。但实际上，人事档案可以反映出企业员工的工作经历、社会关系、业务能力等方面的原始记录；会计档案可以反映企业的财务运营状况；文书档案可以反映企业的历史发展沿革、业务工作状况等等。另一方面，档案为监督部门的监督检查工作提供合理的理论依据，这就使得档案管理工作具有重要的价值。现阶段，虽然部分企业已经初步建立起了档案管理系统，但分类混乱、管理不善等现象仍然普遍存在，对档案的价值和作用产生了严重的影响。

（二）档案工作人员素质有待提升。经济高速发展的今天，人才在企业中的作用也越来越明显。随着信息化建设的发展，我们更加意识到对于一个企业的档案管理工作以及信息化构建而言，档案管理工作者的自身素质在很大程度上起着重要的决定作用，这就要求我们在进行档案管理信息化建设的过程中应当注重人才的培养，不断提升档案管理工作者的专业素养和综合素质。但是从当前的情况来看，档案管理工作者的现代化专业能力普遍较弱，也缺少足够的专业知识，在这样的情况下，即使引进了现代化的管理设备，也很难得到充分的应用与发挥，这些都是需要在未来工作中必须重视和努力解决的问题。

（三）档案管理信息化程度不高。随着科技的不断进步和发展，信息化技术已经逐渐渗透到我们生活中的各个领域。信息化是档案管理工作未来发展的重要方向。从当前的档案信息化建设上来看，大部分企事业单位建立了内部的OA（办公自动系统），配备了现代化的管理设备，为档案信息化管理提供了必要的硬件环境，有的还配备了档案信息化管理软件系统。但由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，有的企业档案工作仍停留于传统的纸质档案阶段，或介于传统与现代信息化两种工作方式之间；有的企业所使用的档案软件通用性差，档案软件升级改造后，档案信息很难有效移植；有的企业的办公自动化软件与档案管理软件未实现对接，致使办公自动化系统中的文件数据不能自动转成档案数据，需要人为地在档案管理系统中手工地输入档案数据，极大地增加了档案工作人员的工作量。

（四）档案管理制度有待完善。档案管理制度的不健全也是影响到档案管理工作的重要因素。就当前的发展情况来看，很多企业由于受到种种客观因素的制约，缺少专门的档案管理设施，而专门负责档案管理的人员存在很大的数量缺口，档案管理人员无论是在数量上还是质量上都不能很好地满足档案管理工作的需要，普遍存在无档案室、无档案制度等混乱现象，没有根据自身的实际情况来建立起相应的档案管理制度。在这种环境下，虽然企业也能够开展相应的档案管理工作，但是此时的管理工作显得更加杂乱无序，档案破损以及遗失等现象在所难免。

三、档案管理问题的相关完善对策

（一）提升档案管理的重视程度。首先，企业管理层应当逐渐提升对档案管理的重视程度，在思想上要认识到位。在档案建设与管理工作的开展过程中，应当使相关领导重视起档案管理工作，为档案工作的持续、有效开展提供重要保障。要想使档案管理工作能够在短时间内取得相应成果，提升管理质量和水平，推动其信息化建设。同时，还要重视起人才的培养工作，努力提升档案工作人员的专业能力，丰富其知识储备，使其能够对现代化的技术手段加以熟练掌握，促进档案管理工作效率和质量的提升。而相关企业在人员的选用上也要予以严格要求，不断完善和强化档案管理工作者队伍。在日常的工作中，加强对档案管理人员的培训，使其能够对现代化的档案管理知识和技术加以熟悉和掌握，提升档案的管理质量。针对档案管理的工作需要，对档案管理人员进行定期的培训与考核，使其能够对档案管理工作的内涵以及相关流程具备清晰的认识能力，提升单位的档案管理水平。

（二）加强档案电子化信息资源建设。信息化已成为档案管理的未来发展趋势，而档案作为我们记录事件和信息的重要载体和媒介，也直接见证了信息化技术的巨大影响。通常情况下，档案信息化是指将信息技术应用到档案信息资源的管理、开发和应用上，促进档案管理水平的提升。为此，在档案的管理工作上还应当跟上信息化的发展脚步，对于现代化的信息设备和手段加以积极应用，摆脱传统的档案管理模式，促进档案管理工作效率的提升。一是要重视电子文档资料的归档工作，统一计算机的规格型号，统一软件的使用，利用计算机和扫描仪等设备将纸质档案数字化。二要加大档案管理软件的开发与利用，注意软件的通用性、对接性，实现档案数据的完全、自动导入与对接。三要建立起全文数据库，以便档案数据的查询、统计、检索和利用，逐步实现室藏所有档案案卷级、文件级目录计算机检索，实现档案信息数字化。

（三）提升档案管理人员的综合素养。要想使档案管理工作能够在短时间内取得相应成果，提升管理质量和水平，推动其信息化建设，我们还要重视起人才的培养工作，努力提升档案工作人员的专业能力，丰富其知识储备，使其能够熟练掌握现代化的技术手段，促进档案管理工作效率和质量的提升。而档案管理部门在人员的选用上也要严格要求，不断完善和强化档案管理工作者队伍。在日常的工作中，加强对档案管理人员的培训，使其能够熟悉和掌握现代化的档案管理知识和技术，提升档案的管理质量。

（四）健全完善档案管理制度。不断健全和完善档案的管理制度，为档案管理工作提供方向指引。企业应当立足于自身的具体情况制定完善的档案管理规定，建立有效的管理机制和程序，建立健全档案人员岗位责任制，对档案管理人员的责任和义务予以明确；建立健全档案管理的收集、归档、移交、管理和利用制度，尽可能地细化、明了和具有可操作性，使档案管理工作做到有章可循、有章可守。

四、结语

针对档案管理工作的杂乱现象，我们还应当制定出切实可行的统一标准。对于档案管理的未来发展来说，要想提升档案管理质量和水平，促进档案信息化建设，制定相应的规范和标准是必要的前提。目前档案管理信息化正处于初级阶段，很多方面仍然有待完善和提升，而规范和标准则是所有工作的依据，并且规范和标准的建设方面也正属于档案管理工作上的薄弱项。因此，在未来的发展中，我们应当着重于档案信息化管理的标准制定上，改善不足，实现优化。

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参考文献:

[1] 李多. 市场经济下的信用档案及其管理和利用[D]. 安徽大学,2012.

[2] 乐利珍. 浅谈我国档案管理的现状及对策[J]. 科技风,2013（24):56~57.