当前企业兼职档案员队伍中存在的问题及解决对策

文/ 陕西中烟工业有限责任公司宝鸡卷烟厂　王新华

【摘要】本文针对兼职档案员现实存在的问题，建议从提高档案意识、明确岗位职责、提供培训机会和完善监管措施等方面提升兼职档案员队伍的认知水平、工作技能和参与能力。

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关键词 企业档案；管理；解决对策

档案工作是企业的一项基础性工作，兼职档案员作为企业档案管理网络的主要组成部分，负责部门内部档案资料的日常收集和保管工作。目前一些企业中兼职档案员工作问题突出，严重制约档案工作的持续开展，主要表现在：企业缺少投入、个人能力差异和监管措施乏力。

一、当前企业兼职档案员队伍现状

（一）在认识上，对档案工作缺乏足够的重视。一些兼职档案员档案知识匮乏、档案整理技能生疏、缺乏工作兴趣，在部门内档案工作开展时间短、工作少、人员参与率低，全员档案意识不强，档案资料滞留个人手中，遇到部门职能调整或人员岗位变更，容易造成档案资料散失。

（二）在宣传上，企业投入低、宣传少、实效差。企业是以生产经营为主体，很多企业档案宣传组织乏力、形式单一、宣传面窄、频次较少，业务人员对档案工作缺乏深刻认识，难以建立本职工作和档案工作之间的联系，档案交流和档案移交与兼职档案员缺乏共鸣。

（三）在人员素质上，个体差别较大。兼职档案员一般由部门负责人指定，对兼职档案员的入职条件要求较为宽松，因此兼职档案员在意识、技能、协作和学习等方面个体差别较大，一些人并不具备完全承担档案工作的能力。

（四）在培训上，兼职档案员缺乏指导性和针对性。当前档案知识的更替更为频繁，但一些企业对专兼职档案员的学习培训缺乏有效计划和组织，档案培训缺乏持续性、连贯性和渐进性，兼职档案员将主要精力放在本职工作上，忽视提升档案的综合知识和技能。

（五）在团结协作上，人员之间工作相对独立。档案工作相关人员缺乏密切联系，专职档案员、兼职档案员和部门业务人员信息渠道不畅通、传递不及时。而档案无论是从文件到档案的进程上，或是从部门业务人员形成到向档案部门移交，是一个不间断的传递过程，任何环节出现问题，都会影响归档档案资料的完整性和系统性。

针对以上问题，要从企业和个人两方面入手，从营造宏观环境和提升个人能力两方面创造出档案气氛浓厚、各司其职、各当其责、协同配合的档案工作条件。

二、加强兼职档案员队伍建设的对策

（一）提高全员档案意识是前提。专兼职档案员要深入挖掘档案信息资源，对能够反映企业历史进程，视觉感强烈的内容进行档案展览，特别是要挖掘同职工个人密切相关的典型事例，通过宣传广播、LED屏、条幅、国际档案日宣传等形式多频率、宽领域、受众多地进行宣传，同时举办档案专题辅导、培训班、答题等多种形式，宣传档案工作的历史、地位和作用。

（二）明确人员岗位职责，加强团结协作能力。对部门业务人员而言，作为文件形成的主体，要实现文件到档案的平稳过渡，首先要在归档时积极配合，做到资料齐全完整，保持材料的继承性和一致性。二要根据部门职能的变化或具体业务的变化，及时向专职档案员反馈归档条目信息。兼职档案员要注重日常的勤于收集和积累，有效分解工作量。对专职档案员而言，要加强对兼职档案员和业务人员的业务指导，主动解决他们在工作中遇到的疑惑和难题。要增强接触业务人员的频率，主动了解他们的工作内容，提升档案工作的主动性和参与性。

（三）加强对兼职档案员培训和交流、指导。通过举办档案培训班，聘请专家讲解有关档案知识，让兼职档案员掌握归档要求、归档范围、规定方法和整理流程。积极创造条件为兼职档案员提供互相交流学习的平台，定期组织召开兼职档案员经验交流会，邀请工作出色的部门介绍先进经验和做法，组织兼职档案员到先进单位档案馆（室）参观学习。

（四）完善监管措施，凸显监管效果。一是建立专职档案员、兼职档案员和部门具体经办人员层层衔接的沟通机制。在档案收集移交过程中，要积极探索建立专职档案员、兼职档案员、各部门业务人员传递及时、表意准确、沟通流畅、反馈有效的档案信息沟通交流机制，形成以制度规范行为，以行为提高效率、以效率展现态度、以态度成就自我的良好自觉行为风尚。二是发挥部门负责人的监管职能。部门负责人要将档案工作列入部门工作计划，将档案职能列入相关人员的岗位职责，在项目结束或工作阶段节点，及时督促各相关人员向兼职档案员移交文件资料，禁止私自留存档案。三是加大考核力度和范围。档案部门每年对档案收集情况进行总结检查，对发现的问题建立追溯机制，确定责任部门和责任人，要求提出整改方案及时督促改进，避免今后类似事件的发生。对档案工作有亮点、有贡献的部门和个人，要予以积极鼓励和推广。

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参考文献：

[1] 付文伟，刘丽. 稳定兼职档案员队伍及发挥其作用的对策. 黑龙江档案，2008（3）.

[2]李晓娟. 浅析企业兼职档案员队伍建设.兰台世界，2013（z4）.

[3] 李建忠. 发挥档案网络兼职档案员作用的研究. 城市建设理论研究，2013（7）.