关于手工填写会计凭证的几点思考

刘东辉

笔者长期从事会计教学，在教学过程中十分关注行业发展动态，经常与一些从事会计实务工作的人士交流，在谈到手工会计凭证的填写时，对于几个细节之处存在不同看法，在此提出与财会同行进行探讨。

一、关于金额栏空行的划线注销

无论是原始凭证还是记账凭证，金额栏均有多行，为有效地防范造假行为，通常要对金额栏的空行进行划线注销。根据财政部《会计基础工作规范》第五十一条的规定，记账凭证填制完经济业务事项后，如果有空行，应当自金额栏最后一笔金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销。而对于划线的式样以及原始凭证的空行划线注销并没有具体的规定。

对于外来原始凭证，由于要在不同单位不同人员间进行传递，凭证数据被改动的风险较大，人们在设计凭证式样时充分考虑到这一点，要求在填写小写金额的同时要填写大写金额。由于大写金额很难改动，那么小写金额被改动的可能性也相应减小，金额栏空行进行划线注销的必要性并不大。

对于单位内部自制原始凭证，上述情形同样存在。如果填制的原始凭证只有小写金额栏而没有大写金额时，那么对小写金额栏存在的空行就有必要进行划线注销，以防他人随意添加。注销时应由金额栏空白行的左下角划线至右上角。至于是划“S”型的波浪线还是划一条斜直线所起的作用都是一样的，应该都是可以的。

对于记账凭证而言，尽管《会计基础工作规范》规定应当对金额栏空行划线注销，但笔者认为也不尽然。首先记账凭证通常只有小写金额没有大写金额，但金额栏数据有合计金额的控制，并且所附原始凭证也能充分保证记账凭证数据不能轻易被篡改。其次，在实务中记账凭证的格式并不完全统一，有些格式的记账凭证金额栏分为借方金额和贷方金额，由于填写的借贷方金额不在同一行，如果要对空行划线注销，就需要分别对借贷方金额栏进行空行的划线注销，既不美观也不必要。再次，记账凭证由单位内部财会人员编制，制单人如果想更改数据完全可以按自己的想法重新填写一张记账凭证，既使划线注销空行也起不到防范的作用。

因此笔者认为，只有在填制仅有小写金额栏且没有合计项的原始凭证时，对存在的空行才有必要进行划线注销。

二、关于人民币符号的写法和使用

对于人民币符号的写法，有人认为是“Y”字上加一横“￥”，主要理由是书本上印刷的人民币符号多为“￥”，使用电脑打字时在WORD 中使用插入特殊符号显示为“￥”，各个网站转载的《中国银行关于统一使用人民币货币符号的通知》中显示出来的人民币符号也是“￥”。其实，“￥”是由于软件的原因造成的错误，因为电脑系统字库里设置的特殊字符为“￥”，所以显示出来为“￥”，人民币符号的正确写法是“Y”字上加两横而写成“￥”。

1955 年3月1日，中国人民银行发行第二套人民币时首次正式确定人民币的符号。因为人民币单位为“元”，而“元”的汉语拼音是“yuán”，因此，人民币符号就采用“元”字汉语拼音首字母的大写“Y”。为了防止与“Y”和阿拉伯数字误认、误写，就在“Y”字上加上两横而写成“￥”，读音为“元”。这是对人民币符号写为“￥”的非常明确的说明。

此外，RMB、CNY 也是人民币的标识符号，RMB 是汉语“人民币RENMINBI”这三个字拼音开首字母组合；CNY是国际标准化组织规定给人民币的国际标准代码。“￥”是以人民币为记账货币时使用的符号，一般用在数字金额的前面，并且紧挨着数字，可以避免数字金额被人为地篡改。

《会计基础工作规范》第五十二条规定：“阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写和币种符号。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有币种符号的，数字后面不再写货币单位。”根据这一规定，在会计凭证中用阿拉伯数字逐位填写金额时，应在金额首位之前加一个“￥”符号，既可防止在金额前填加数字，又可表明是人民币的金额数量。由于“￥”本身表示人民币的单位“元”，所以，凡是在金额前加了“￥”符号的，金额后就不需要再加“元”字。

那么，是否所有的数字金额前都要加人民币符号封口呢？由于在数字金额前加人民币符号封口的目的是避免数据被填涂而改变金额，因此是否加填人民币符号应根据风险存在的实际情况确定。早些年，人们只是在原始凭证的数字金额合计栏前必须填加人民币符号，而在记账凭证金额栏前鲜有填加人民币符号的。近些年，由于舞弊现象大量存在，人们的风险意识不断增强，越来越多的人认可在记账凭证金额合计数前加填人民币符号的做法，并且有的已作为一种规范出现在文件、教材中。笔者认为，这种做法有利无弊，应当坚持。在手工填写会计凭证时，虽然不必在每一数字金额前加填人民币符号，但必须在数字金额合计栏前面填加人民币符号。

三、关于数字金额的汉字大写

《会计基础工作规范》第五十二条规定的填制会计凭证的要求之（三）：汉字大写数字金额如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等简化字代替，不得任意自造简化字。

查阅字典可知，“佰”为“百”的大写，“仟”为“千”的大写。司马贞索隐：“仟佰，谓千人百人之长也。”《史记》：“蹑足行伍之间，絻仰仟佰之中。”由此看出，“佰”和“仟”二者的出处和用法是一致的。如果“佰”可以写为“百”，那么“仟”就可以写为“千”。对此笔者以为，由于“千”字笔划少、易涂改，不宜使用，也同样不宜使用“百”字，所以应以《会计基础工作规范》中的写法为准，即大写数字金额时要写带“亻”旁的“佰”和“仟”。

《会计基础工作规范》第五十二条还规定：大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。对于写“整”字或者“正”字，笔者持不同态度。“正”字和“整”字音同意不同，“正”字不是“整”字的简化，也不是“整”字演变而来的。因此，笔者认为这里应写“整”字而不应写“正”字。

上述规定明确指出当金额数字无分或无角、分时，大写金额最后要写“整”字。但是笔者在一些资料中看到这样的提法：“‘角’之后可加也可以不加‘整’或‘正’字”，感觉十分不妥。尽管随着经济社会发展，企事业单位财会部门记录的金额数据越来越大，有时需要以“万”、“百万”作为计量单位，计量到分的情形很少见了。然而，分也是钱，对于财务上来说，“失之毫厘，差之千里”。如果在“角”之后不加“整”字，一旦发生在角之后填加上几分的情况，就会给工作带来很大麻烦。所以，在“元”或者“角”字之后一定要写“整”字。

四、关于附件张数的计算和书写

记账凭证的附件是指所附的原始凭证，填制记账凭证所依据的原始凭证必须附在相应的记账凭证后面，并在记账凭证上标明所附原始凭证的张数。在目前的会计技术方法和处理手段下，不仅在手工填制记账凭证时需要计算确定附件的张数，会计电算化下使用计算机录入记账凭证时也同样的需要计算确定附件张数。

然而，对于记账凭证附件张数的计算一直没有明确的法规制度规定，导致在会计实务工作中存在着不同的做法。有的将所附的单据（包括由若干张原始凭证汇总而来的单据）全部计算在附件张数内，有几张算几张；有的则以签字的报销单据数为准，对于由若干张原始凭证汇总而来的单据只将汇总单据计入附件张数；对于粘贴单有人认为有字的应计入附件，也有人认为不应计入；对于证明、批复、通知等辅助性说明经济业务事项的附件是否计入附件张数也有人持不同观点。由于附件张数计算的不同，给人们利用记载在记账凭证上的这一信息造成了一定混乱。

只有采用明确统一的方法计算确定原始凭证张数，才能够通过记账凭证的记载复核原始凭证的张数，才能够印证原始凭证的完整性和一定程度的真实性，因此笔者认为有必要对此进行规范。

解决这个问题的关键在于明确记账凭证附原始凭证的目的是什么？原始凭证是在经济业务发生或完成时取得或填制的，用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据。它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况，还可以明确经济责任，是进行会计核算工作的原始资料和重要依据，是会计资料中最具有法律效力的一种文件。原始凭证是编制记账凭证的依据。在编制记账凭证之后，附上所依据的原始凭证，便于对经济业务和会计处理情况进行检查。在记账凭证上写明附件张数，就是为了保证原始凭证的完整性，以此为依据能够发现原始凭证不慎失落或人为抽换等情况。

既然如此，计算原始凭证的张数就不必考虑什么逻辑张数，也不必考虑什么正件、副件，而是直接按原始凭证的自然张数计算即可。也就是说，记账凭证附件的张数就是其后面所粘贴原始凭证的张数。附在记账凭证后的与账凭证中的经济业务记录有关每一张证据，都应作为原始凭证，因此都应作为记账凭证附件计算张数。由若干张原始凭证汇总而来的单据（原始凭证汇总表）应按张数与原始凭证一起计入附件张数之内。需要注意的是，原始凭证粘贴单不应计算附件张数，因为其作用只是为了便于零散票券等原始凭证的粘贴，相当于增大或增厚了原来的原始凭证，即使粘贴单上有签字说明，也只是取代了在每一张零散票券等原始凭证上的签字而已，粘贴单本身并不能独立证明什么，所以不应计算附件张数。经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件，所以计算附件张数应包含在内。

那么，附件张数在记账凭证上是大写还是小写呢？实务中，多少年来会计人员都是小写附件张数的，可是近年来却有些教学资料中出现了大写的要求，而笔者认为没有必要大写。与前面述及金额栏空行的划线注销相同的道理，记账凭证由单位内部财会人员编制，制单人如果想更改附件张数完全可以按自己的想法重新填写一张记账凭证，既使大写附件张数也起不到防范的作用。为了防止重复报销或抽换，可以采用已有很多单位实行的做法，将作为附件的原始凭证加盖“注销”或“附件”戳记。所以，附件张数在记账凭证上小写即可。

五、“账”与“帐”是否通用

目前，在日常工作生活甚至是学术领域内，“账”与“帐”两个字一直在混用。大多数人认为“账”字更“规范”，如在《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》、《企业财务会计报告条例》、《金融企业会计制度》、《小企业会计制度》、《事业单位会计制度》、《会计档案管理办法》等法规中均使用“账”字。但也有一些出台较早的法规，如1996 年颁布的《会计基础工作规范》中使用的是“帐”字。在会计实务工作中，很多空白账册在印制时就印成了“记帐凭证”、“帐簿”，财会人员对此司空见惯，逐渐对“账”与“帐”不加区别地混用。而在一些财会方面的论文、教材中大多使用“账”字，偶尔也会出现“帐”字。有人说，文字只是一种语音符号而已，“帐”与“账”只是书写不同，对会计人员而言的含义都是一样的。既然不会产生疑义和偏差，大可不必一定要去区分出哪一个更加的规范，其实不然。

教育部、国家语委发布的《第一批异形词整理表》（2002 年3 月31 日试行）的注释10：“账”是“帐”的分化字。古人常把账目记于布帛上悬挂起来以利保存，故称日用的账目为“帐”。后来为了与帷帐分开，另造形声字“账”，表示与钱财有关。“账”、“帐”并存并用后，形成了几十组异形词。“账”、“帐”二字分工如下：“账”用于货币和货物出入的记载、债务等，如“账本、报账、借账、还账”等；“帐”专表用布、纱、绸子等制成的遮蔽物，如“蚊帐、帐篷、青纱帐（比喻用法）”等。

《现代汉语词典》（2002 年增补本）只有“账户”词条，而无“帐户”词条，对“账户”的解释是：会计上指账簿中对各种资金运用、来源和周转过程等设置的分类。经国家语委等修改而成的《图书编校质量差错认定细则》中的第七条列举了“常见的较难界定的别字”，其中有“欠账（帐）、账（帐）簿”等，并特别说明“括号里的字是错的”。新华社2002 年印发的《新华社采编人员手册》“新闻报道中容易用错的字词”这部分内容中，也明确说明，表示“财物出入的记载”和“债”的义项时，不能写作“帐”。从以上资料可以得出结论，“账”与“帐”不能通用，会计上应使用“账”字，如记账凭证、账簿、结账等等。

（作者单位：哈尔滨金融学院会计系）