高等学校会计档案管理现状与对策探究

赵燕玲

摘要：本文分析了目前高等学校会计档案管理的现状；最后，从观念，技术，人才、制度等几方面提出了加强高等学校会计档案管理的对策。

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关键词 ：高等学校；会计档案；管理；现状；对策

随着高校参与社会活动日益频繁，财务部门业务量逐年加大，各种财务档案快速增加，会计档案工作的新情况、新问题不断出现。如何通过现代化高科技管理手段科学、规范的管理财务档案，将是当前高校档案工作人员面临的新课题。

一、高等学校会计档案管理现状

（一）对会计档案管理的认识不足

长期以来，“重核算、轻管理”意识普遍存在。一方面，忽视手工操作的纸质会计档案的管理，认为财务部门只要资金管好，报账准确，及时报送资料就行，而会计档案只是会计核算的后续工作、内务管理，没有必要设置专人专岗进行管理。另一方面，档案归档移交一般重点关注的往往是传统手工档案，忽视对电子档案的清理和同步归档。电子文档，在保存与维护方面较为复杂，操作人员在思想上容易产生畏难情绪，一些单位对电子档案更是缺乏足够认识，在归档过程中不作任何筛选和分类处理，会计档案常常出现遗漏和重复归档的现象。若归档基础工作不严谨、管理随意，档案利用人常常无法正常进行历史数据的查询、检索其所需信息，这样势必影响高校档案工作的整体质量和服务水平。

（二）会计档案管理制度不健全

高校的财务部门对资金预算、收入、支出等日常业务都制定相应的管理办法，严格的管理制度，但大多缺乏会计档案管理制度。特别是已实施会计电算化后产生的大量电子文件、磁盘、光盘、硬盘、微缩制品等新的会计档案信息载体，没有形成一整套业务标准和技术规范，在管理方法和制度上仍处于混乱和无序状态，致使许多应该归档的电子文件整理不规范，资料收集不完整。尤其是一些重要物件没有集中统一归档保存，正确维护，使之安全、可靠的处于一种可随时被利用状态。没有相应的档案管理制度和标准化的归档程序，势必导致档案归档验收、查阅、借阅、登记、审批等管理都有很大随意性，这样不仅影响档案归档的完整性，也影响整个高校财务档案的信息资源整合与数据共享。

（三）会计档案管理信息化程度不高

目前，高校财务档案管理还未全部实现利用计算机进行处理和存储，传统的储存及归档方式很难适应现代化档案管理要求。因此，加强电子文档的归档和管理显得尤为重要。为了便于用户查询、下载、传输档案信息。档案归档前，需工作人员将原有的纸质的档案通过信息化、数字化的转换，录入到数字档案的数据库，依托数字化校园平台，经过各个系统间的相互链接，用户就可以直接检索到所需资料并得以利用。实际工作中，由于受各种条件因素的影响，在数字档案的归档、管理和服务及领用过程中都存在各种问题。具体表现：管理人员思想观念保守、设备陈旧落后、实际操作和管理存在疏漏，不注重基础数据的挖掘、整理、加工，缺乏对档案界最新动态的关注等。

（四）缺乏专职的会计档案管理人员

目前高等学校的会计档案管理工作大多由会计人员兼职。学校对档案管理工作存在不同程度的忽视，致使学校对档案管理人才的吸纳力度不够，从而导致档案管理人员的素质整体不高。

二、加强高等学校会计档案管理的对策

（一）提高对会计档案管理的认识

高校财务档案是高校档案管理的重要组成部分，更是国家财金、税务检查的重要证据。只有观念转变了，重视了，档案管理工作才能迈上一个新台阶。财务会计档案工作是一项细致严谨的工作，工作中不能有丁点闪失，半点马虎。要实现高校会计档案科学管理，真正做到妥善保管、存放有序、查阅方便，必须按照《关于财务档案管理工作的规定》的办法实行财务档案专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等的日常财务档案工作。对会计电算化核算形成的电子档案，要配置适当规模的库房和档案专柜等专用设施，实行专人负责，做好纸质档案与电子档案按时同步归档，并不断充实和完善档案内容，保证归档材料的齐全、完整，逐步实现高校档案保管的标准化和现代化。

（二）建立健全会计档案管理制度

在大数据时代，电子文档蕴藏着更丰富的信息资源，做好各类财务档案的收集、整理、保护和利用显得越加重要。高校财务电子档案的产生、移交、归档、管理、利用，各应用系统的互联互通和数据信息共享，都是基于网络传输信息而实现。要想系统得以安全运行，技术是保障，管理有方法。首先，要加强网络信息安全管理教育，树立高度的档案信息安全防范意识，强化高校会计电算化档案工作人员的风险识别、防范能力，完善保密措施，对涉密性较高的信息进行分级管理和保护。在财务软件方面，应注重系统自身功能建设，保证数据库数据的真实性和完整性。面对客观的数据相关人员不能随意操作,篡改数据。建立制定痕迹管理制度，定期安全查询制度，档案权限调用制度，做到其行为可管理、控制、可追溯，减少一切不安全因素带来的各种财务隐患。

（三）提高对会计档案管理的信息化程度

传统档案大多以纸质为载体，财务档案管理、财务查账和财务审计烦琐且费时费力，与会计信息化的迅速发展相比，高校档案信息化发展则相对滞后。信息化条件下，要实现高校档案现代化管理，必须依托现有档案，逐步建立完善财务档案数据库，将财务档案资料无缝对接，通过转换进入高校档案管理数据库，实现公共目录查询、远程检索服务和对数据汇总分析、财务档案信息网络交流、查找满足指定条件的会计记录等。海量的财务信息，通过运用计算机技术处理，在很大程度上减轻了档案使用人对档案翻阅的工作量，实现档案信息资源在传输、分析上的便捷和资源的共享。

（四）设置会计档案管理专职岗位

高校档案管理工作除了硬件设备和软件设施齐头并进外，还要坚持以人为本，以科学发展观为指导思想，建立一支与时俱进、素质高、相对稳定的档案管理专业化队伍，有效解决档案管理中存在的矛盾和问题。在信息技术和知识不断更新的时代，定期对档案工作人员进行档案知识、财务知识和相关技能的学习培训或外出交流，帮助他们了解、掌握财务档案工作的新变化、最新动向，开拓眼界，挖掘财务档案的潜在用途和利用价值，使得高校财务档案管理科学化、规范化。

总之，高校财务档案是学校档案的重要组成部分，也是提高高校财务管理工作水平的一项重要方面。加快高校档案建设工作自身的创新发展，合理规避管理风险，采取科学有序的管理的策略，行之有效的管理办法，使高校档案管理工作得到进一步完善和发展。

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参考文献：

[1]张苏彤.法务会计高级教程[M].北京，中国政法大学出版社，2007.

[2]刘明辉.高级审计研究[M].大连，东北财经大学出版社，2009 4.

（作者单位：重庆文理学院计划财务处）