关于高校固定资产管理的内控缺陷及应对方法探究

王静华

摘要：随着我国社会经济的快速发展，特别是教育事业改革的不断深入，对高校的投入不断增加，高校的固定资产总值每年都会快速增长。加强对高校固定资产的管理有利于为高校事业发展提供保障，提供固定资产的利用效率。在高校固定资产管理中，内部控制相对薄弱，影响固定资产管理的整体效果，应该建立完善的高校固定资产内部控制体系，确保高校固定资产的完整性。本文首先分析高校固定资产管理内部控制中存在的缺陷，然后分析高校固定资产管理内部控制制度的建立与评价指标体系的建立，最后提出应对高校固定资产管理内控缺陷的措施，供有关人员参考。

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关键词 ：高校固定资产管理；内部控制；缺陷；应对措施

高校固定资产是国有资产中重要的组成部分，是高校行政管理工作以及教研工作的基础，固定资产的数量、价值能够有效的反映出高校办校规模以及教学条件。随着我国教育体制改革不断深入，高校固定资产不但增加，做好高校固定资产管理内控工作成为高校管理工作中的重点问题之一。现阶段，我国教育事业正处于快速发展的新时期，高校固定资产还处于不断增加的状态下，加强对高校固定资产管理内部控制问题的研究具有十分现实的意义。

一、高校固定资产管理内部控制缺陷分析

1.缺乏有效的固定资产内部监督评价机制，内控意识相对薄弱

现阶段，绝大部分高校中都成立了内部审计机构，但内部审计机构缺乏独立性，并且内部审计制度缺乏完善性，还没有形成完整的高校固定资产管理内部控制监督评价体系。审计机构往往对资产采购、验收等环节的审计工作较为重视，对资产的管理、使用、资产转移等方面的作用较为忽视。另外，学校相关管理部门对固定资产的增长量以及经费投入量较为重视，却忽视了对固定资产的日常管理。

2.高校固定资产管理体系不够健全

高校固定资产现阶段实行按类别分类管理，然后由财务部门根据资产的价值进行统一核算管理；资产管理单位的主要工作主要集中在对实物的管理，同时管理各个院系中占有使用，形成了多头管理的局面，固定资产的管理者与使用者发生重合，造成管理职权不分等问题，严重影响固定资产管理的内控质量。

3.高校固定资产缺乏畅通的信息沟通渠道

由于高校固定资产管理为归口管理，相关的部门之间缺乏有效的沟通，为了自身资产使用提供方便，各个部门过分的追求小而全的管理，导致固定资产采购前期无法形成有效的方案论证，从而导致高校固定资产缺乏统一的调配，甚至出现重复购置现象。在高校内部，各个院系、办公室之间缺乏有效的沟通渠道，也没有实现真正的资源共享，导致固定资产在采购后的运转效率降低，甚至出现部分资产长时间的闲置，造成高校资产浪费损失。

4.高校固定资产信息记录存在账务不符等问题现阶段，高校财务部在固定资产核算过程中，仅仅核算固定资产的价值，而没有形成有效的台账，导致账物分离。同时由于固定资产管理信息系统还没有形成，使得高校固定资产的使用部门、管理部门、财务管理部门之间的信息存在很大的差异，会计核算滞后现象严重；另外，在固定资产管理日常工作中，管理部门为了节省时间往往不严格执行清查盘点制度，账务不符问题日益突出。

二、完善高校固定资产管理内控制度以及评价指标体系的建立

1.不断的完善固定资产管理内部控制制度，提升责任管理意识

在国家相关法律法规要求基础上，高校应该根据自身发展的实际情况，建立完善的固定资产内部控制制度体系，保证制度的安全性、可操作性等，提高高校固定资产的使用效益以及安全完整性。同时实行有效的资产清查、审批、验收、使用、收益处置等管理制度，提倡全员参加固定资产管理内部控制，制定合理的责任制度，将内控责任落实到个人，形成相互配合与制约的全员内部控制体系。

2.实行不相容岗位分离管理制度，提高固定资产管理的有效性

高校固定资产管理中存在岗位不相容问题，包括资产采购与验收、预算编制与预算审批、固定资产处置申请与审批执行、会计核算与业务办理等，因此需要建立不相容岗位管理制度，完善岗位分工责任制，形成相互制约的工作管理控制体系。

对于高校固定资产的购置阶段，必须保证购置的透明性、公正性以及规范性，推行政府采购与公开招标等方式。对于大额固定资产购置，需要采取有效的集体决策，并由集体对购置计划方案进行审批，保证决策的科学合理性。资产采购承担单位需要对资产供应商的具体情况进行详细了解，做好市场调研工作，选择信誉度高、报价低的供应商，并与其签订有效的合同文件。同时加强对中标的厂商，不定期的对其生产产品进行抽查。在资产验收过程中，管理部门应该组织财务部门、使用部门、监察审计部门等一起进行对资产的验收。对购置资产的种类、数量、规格、质量、技术参数等进行检查，并逐一与购置合同中进行对比，还需要对相关的技术参数事项相应的测试。在验收完成后，管理部门需要出具验收报告，并将验收信息发布出去，并做好后续的建卡、登记、入账、手续办理等工作。

对高校固定资产使用的过程中，使用部门应该同时承担对资产的维护保养工作。使用部门应该保证本部门使用的固定资产完整、真实、安全，并将对固定资产的管理归入本部门工作职责范围内，同时作为评价工作绩效的指标，缓解使用部门轻管理的现状。管理部门应该定期对高校固定资产进行盘查，降低固定资产风险。

对于高校固定资产的处理过程，应该严格的遵循分级责任管理的原则，严格按照审批程序办事，将资产处置审批工作当做是资产内部控制的重点。对固定资产处置种类、数量等进行明确，并明确资产处置的权限与责任，同时对资产处置管理资料进行不断的完善。在资产处置前，相关部门还应该对其进行严格的论证与评估，提出处置的意见。在处置阶段中，采取有效的控制措施，保证账物一致性。将学校对外出租收入、对外投资等归入预算管理中。

3.建立完善的固定资产管理内控监督评价指标体系在高校固定资产管理内部控制过程中，需要建立完善的监督评价指标体系，从以下几个方面出发：（1）对固定资产管理内部控制制度的合理性进行评价，保证内部控制方式满足固定资产管理的相关标准，保证各个控制点全部建立相应的内控制度；（2）在评价过程中发现的问题，需要及时采取措施进行政治，及时的消除内控缺陷；（3）对制度的执行情况进行评价，保证制度发挥有效的作用。

4.在加强内部控制的同时加强外部监督

在高校固定资产管理过程中，除了加强内部控制外，还需要加强外部监督力度，两则相结合，更能提高资产管理的质量，提高高校固定资产的利用价值。其中，内部控制工作贯穿于资产购置、验收、使用、处置等各个环节中。同时，高校固定资产属于国有资产的一部分，还需要政府相关部门进行有效的监督控制，有关部门需要不定期的对高校进行抽样调查，委托具有专业资质的会计事务所进行专项审计工作。

三、高校固定资产管理内控缺陷的应对措施

1.加强对高校固定资产组织人员控制

在高校固定资产管理岗位分工过程中，严格的按照不相容滋味分离的原则，并对各个岗位职权范围进行明确，想成人员控制制度。将组织机构、岗位责任等作为组织控制的核心内容。在人员控制中，主要包括不相容岗位分离、专业相关管理等。将归口管理、财务部门管理与资产使用部门管理三方面管理有机的结合起来，有固定资产管理部门组织使用部门、财务部门、监察部门等，对高校固定资产进行有效的控制。

2.高校固定资产授权审批控制

对高校固定资产的审批人员以及经办人员赋予一定的权限，形成经办人与审批人员相互制约控制的局面，并对固定资产管理各个环节工作的责任、权限等进行明确。固定资产经办人以及审批人员需要在其工作权限中工作，审批人员在未经授权的情况下审批的资产，经办人可以拒绝办理，同时需要向上级部门提出报告，起到良好的监督制约作用。

3.高校固定资产会计系统控制

根据我国会计行业的相关规定，高校固定资产管理过程中，需要建立完善的固定资产会计控制系统，并设置专门的会计核算岗位，通过会计控制制度，对高校固定资产实行有效的价值评价，为内部控制提供有力的依据。在会计控制系统中，需要对固定资产会计审核范围、标准等进行明确，并建立资产明细卡以及台账，对新增的规定资产进行及时的核算与归类；对一定年限的固定资产进行折旧计价处理。另外，会计控制系统的建立，形成了固定资产使用部门、管理部门以及财务部门三方面相互制约的关系体系，固定资产使用与管理部门除了设置会计核算总账外，建立了固定资产卡与资产保管明细卡等，上面详细的记录了高效固定资产的相关信息，包括资产购置时间、验收时间、使用部门名称、资产数量、类型、价值金额等。

4.高校固定资产预算控制

高效固定资产购置、使用、处置与资产预算编制与质量属于一个统一的过程。高效固定资产主要包括建筑楼、教学设备、实验设备等，对学校资金占用量比例较大，所以应该加强对其的管理。学校新增的固定资产需要经过严格的预算编制、申请、审批、招标购置、验收等，保证固定资产管理工作有据可依、有账可查。固定资产的管理部门，应该与财务部门一起，对已有的固定资产进行审核，并根据高校整体的经费预算、发展规划等，进行科学合理的年度预算编制工作，对各个预算控制点要求进行明确，并坚持节约型高校校园的理念，理顺高校库存量与增长量之间的关系。

5.高校固定资产日常管理控制

高校固定资产日常管理工作的实施，主要是为高校固定资产的安全与完整提供保障。学校应该成立资产清查小组，有固定资产管理部门人员、使用部门人员、财务部门人员共同组成，不定期或定期对高校固定资产进行清查，如果发现问题需要及时的进行解决，避免高校固定资产流失。另外，固定资产的使用部门应该承担起资产维护保养的责任，定期对其进行检查与维护。同时，相关部门应该做好固定资产管理的记录工作，妥善保管好相关的资料，做好资料安全备份工作。

6.加强高校固定资产管理队伍建设

高校固定资产不管是一般设备、专用设备，还是图书、标本及陈列物，对固定资产管理人员的专业要求都是很高的。高校领导要认识到资产管理人员素质的高低对固定资产管理质量起着关键性的作用。学校要高度重视固定资产管理队伍建设，按照工作需要和内控制度要求足额设置岗位，配备高层次、高素质专业人员。学校各资产使用、保管基层单位应设专职或兼职的资产管理人员，采取走出去请进来方式，让更多的资产管理者参加培训学习。培养提高人员的素质和能力，应明确每人的工作职责，不得越权行事。对于一些诸如采购、保管、登记等重要岗位的工作人员，应定期或不定期轮换工作岗位，不断挖掘员工的潜力潜能。固定资产管理队伍控制就是要提升资产管理人员综合素质，促进资产管理队伍整体素质和业务水平不断提高。

四、总结

综上所述，高校固定资产属于国有资产的一部分，现阶段我国高校固定资产管理内部控制中存在一定的问题，导致高校固定资产使用效率低下，无法发挥其应有的价值。因此，应该不断的加强固定资产管理的内部控制，避免高校资产浪费，提高固定资产的使用效率，实现高校固定资产增值的目的，促进其更好的为高校教科研活动提供服务。

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参考文献：

[1]吴海英.高校固定资产管理内控缺陷及对策研究[J].金融观察，2012,23(4):124-125.

[2]刘富强.高等学校固定资产管理中存在的问题及对策研究[J].高校园地，2013,26(7):99-100.

[3]孙晓华.高校固定资产管理中存在的问题与应对策略[J].辽宁科技大学学报，2013,26(2):34-35.

（作者单位：三门峡职业技术学院）