如何做好工程总承包项目档案管理工作

金育勇

（内蒙古电力勘测设计院有限责任公司，内蒙古 呼和浩特　010020）

摘　要：工程总承包是个庞大的系统工程，需要各方齐心协力方能完成。工程总承包项目在建设的过程中会产生大量的文件材料，如何使这些杂乱无章的文件材料，能按照档案管理规定的要求收集、整理、保管好并顺利向业主移交，是一个难处理的问题。本文主要论述档案管理是工程总承包项目建设中的一个重要组成部分，提出明确建设项目合同内容、落实参建各方档案管理责任、建立健全工程总承包项目档案管理制度等相关建议。

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关键词 ：工程总承包；档案管理

中图分类号：TM73　　文献标志码：A　　文章编号：1000-8772（2015）08-0181-01

收稿日期：2015-02-10

作者简介：金育勇（1972-），男，河南武陟人，大专，助理馆员。研究方向：档案管理。

一、档案管理是工程总承包项目 建设中的一个重要组成部分

国家档案局、国家发展和改革委员会于2006 年6 月印发《重大建设项目档案验收办法》，为工程档案验收提供了政策依据。电力设计单位开展电力工程总承包工作的动力来源于开拓市场、扩大业务范围、提高企业经济效益的需要，各单位都在工程实践中努力探索如何做好工程总承包管理。在工程建设过程中，及时收集工程档案信息，准确鉴别工程文件材料，规范整理工程档案，保持工程档案的完整和系统性，不仅是建工程前的需要，也是为工程项目投产后开展后续服务与维修工作的需要。

二、明确建设项目合同内容，有利于落实参建各方档案管理责任

电力设计单位要做好电力工程总承包档案管理工作，需要处理好项目管理与内部管理之间、各相关方之间的关系。工程总承包项目从签订合同开始，就应该明确各参建方在工程总承包项目档案管理的职责。

1. 业主方：业主作为投资方，在工程项目委托设计单位总承包之前，已经开展了前期准备工作，前期工作形成的文件材料应该立卷归档，责任需要明确，工程档案整理执行什么标准，业主有责任提出要求。

2. 总承包方：总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积累、整理、归档和保管工作；指导和监督分包方文件材料归档，对分包方提交的文件资料进行汇总、整理；项目竣工后向业主移交完整、系统的档案资料。

3. 分包方：分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包方的检查指导，并对归档文件材料的完整性、准确性、系统性负责，工程结束后及时将工程档案向总承包单位移交。

4. 监理方：项目监理单位除了负责收集、积累项目监理文件，还要完成建设单位委托的项目监理单位负责监督、检查项目建设中文件收集、积累、审核、签署竣工文件，并向建设单位提交有关专项报告、验证材料。

三、建立健全工程总承包项目档案管理制度，是做好工程档案的基础

工程总承包项目档案的管理是个难点、弱点问题，由于电力工程建设项目工期长，这期间将会产生大量工程技术文件资料，妥善保管好这些工程技术文件资料，仅靠少数几个人员是不行的。领导要高度重视，要增强参建单位全员档案意识、建立一套完整而行之有效的档案规章制度，才能做好项目档案管理工作。

四、做好工程总承包项目档案文件质量管理工作，是保证工程档案准确、完整的基础。

1. 施工文件质量的管理

施工文件是整个工程档案的难点，施工单位人员流动性大，做好施工文件的质量管理涉及到档案、资料人员、项目经理、监理工程师等人员，档案管理人员从档案的角度进行把关、检查、指导。从工程的角度把关，保证施工文件的齐全和质量。各参建单位认真执行工程建设标准强制性条文，立足从工程初期原材料进场、工程各重要工序的检验、试验记录严格把关，避免形成“回忆录”。

2. 设备厂商文件质量的管理

设备厂商提供的设备文件，经采购方验核后移交，资料本身复杂、繁多，加之涉及设备厂商多，各设备厂商提供的资料又各有其特点、形势多样、情况复杂，这样给设备厂商文件资料的归档工作增加了不少难度。为此，要求采购部门与使用单位在设备移交时，相关人员参加现场开箱验收并记录，验收清单与实物对应相符，保证设备资料完整，满足施工单位安装使用的同时满足至少一份原件作为档案留存。

五、做好工程总承包项目档案文件质量的措施

1. 加强工程档案的过程管理

在工程建设初期，档案工作要与工程建设同步进行。随着工程建设的进展，档案管理人员就要对文件资料进行收集，如果等到整个工作竣工时再进行档案收集，会给收集工作造成困难，不能保证文件资料齐全完整。

2. 加强档案管理人员在工程建设过程中的监督指导

档案管理人员在工程建设中，依据前期制定的标准对各参建单位的工程档案的形成、积累、整理归档工作，进行定期监督、检查、指导，针对整理过程中出现的问题，及时纠正解决，从开始就规范好工程项目档案的质量，避免重复整改。

如内蒙古电力勘测设计院有限责任公司开展电力工程总承包项目时间不长、项目较少，经验不丰富，只是在参与档案管理工作中有一些体会和看法，很不成熟。工程总承包项目的情况千差万别，很难有一个统一的模式来套用。只有在今后工程实践中不断总结、完善，不断提高档案管理人员素质，注重前期指导与过程控制，确保工程档案的系统、完整、准确，才能使工程总承包档案管理水平不断提高，使工程建设项目能够顺利通过达标验收，以满足建设单位的要求。

（责任编辑：赵媛）