新时期企业人事档案管理的创新问题研究

应红央 宁波杭州湾新区开发建设有限公司

摘要：随着市场经济体制的不断变革，对企业人事档案管理的要求也逐渐增多，企业人事档案管理工作不断出现各种问题，传统的人事档案管理模式已不再适用，企业人事档案管理在新时期下，急需推陈出新。本文首先对企业人事档案管理创新的必要性进行简要介绍，针对新时期下企业人事档案管理出现的主要问题，探讨对其创新的有效措施。

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关键词 ：新时期 企业人事档案 管理创新 创新措施

人事档案是企业用人的重要依据，它记录着一个人的学历信息和个人经历，企业加强对人事档案的管理有着重要意义。然而，随着市场经济体制的不断变革，企业对其管理和利用方面出现了越来越多的问题，企业人事档案管理需要不断地创新，来适应时代发展要求。

一、企业人事档案管理创新的必要性

1.传统人事档案管理模式和体制难以适应时代发展。经济的快速发展，促进了经济体制的不断变革，传统的管理制度需要不断的发展创新，才能紧跟时代发展的步伐。新时期下，传统的人事档案管理制度已难以适应时代的发展，主要表现在如下几个方面：第一，由于人事档案过分保密，其使用范围较小，对人事档案的利用不充分。第二，传统人事档案管理模式，多以企业内部的人事为主，管理较为封闭和内向，往往限制了人才的流动。第三，很多企业对人事档案管理工作不够重视，其管理队伍建设落后，专业管理人员严重缺少，导致工作效率不高。

2.企业人事档案管理创新是企业发展的需要。为了企业的长远发展，新时期下，企业注重人才的储备，会充分利用人事档案进行人员的招聘工作。而目前很多企业采用的高价引进以及猎头招聘等招聘方式，存在一定的弊端，由于缺乏对招聘人员的了解，需要一定的过渡期对其进行观察，这大大降低了工作的实际效率。如果对企业人事档案管理进行创新，完善人事档案管理工作，企业可以通过竞聘和内部选拔等多种方式，对人力资源进行充分利用。通过企业的人事档案，可以全面了解员工的基本情况，根据人事档案提供的信息，可对员工的综合能力进行客观评价，为企业的竞聘选拔节省大量的人力和财力。因此，为促进企业的长远发展，需要加强对人事档案管理的创新。

3.人事档案管理创新增强了社会对人才信息资源的利用。随着社会经济的不断发展，人才的流动性也在日益增强，为了有效保证人事档案在流动中的完整性，必须要创新人事档案管理制度，加强对人事档案的管理和约束。同时对其管理模式进行创新，避免出现因人才流动而出现“无档”或者“死档”现象，减少人才流动的阻碍。新时期下，社会各个部门和领域都都注重对人才的培养和利用，人事档案发挥的作用也越来越大，个人对人事档案的重视也日益明显。要想加强对人才信息资源的利用，人事档案管理需要进一步创新。

二、企业人事档案管理出现的主要问题

1.档案管理部门管理意识淡薄。目前，存在部分企业重视生产经营，却忽视了对人事档案的管理工作，特别是一些小型企业，往往把资金和精力投入到产品的生产经营中，对档案管理的基础建设投入少之又少，甚至没有自己的档案管理部门。大部分企业虽然建立了自己的人事档案管理部门，但其管理工作得不到重视，往往出现粗放管理。

2.人事档案管理内容不完善。人事档案管理是一项复杂的工作，需要管理人员认真负责的对待，然而目前很多在整理档案时，出现了很多档案材料缺失或者档案手续不完备等问题。人事档案管理的内容不完善，主要表现在以下几个方面：第一，重要的档案材料缺失，比如说，干部任免呈报表、职称材料、工资表等。第二，档案内容的填写不规范，时间填写有误或者字迹不清的现象严重。第三，人事档案手续不完备，一是组织审查盖章部分空白，二是部分履历表或登记表内容不全。

3.档案管理机制不完善。新时期下，部分企业的人事档案管理，仍旧沿用原有的管理机制，即有新员工入职时，将档案转入，当有员工离职时，就将档案转出。这种人事档案管理机制十分的僵硬，没有对人事档案进行的充分管理，往往造成档案信息不全面，部分内容不完整等，同时没有完善的档案管理机制，员工在绩效考核和晋升时，往往无法为人事部门提供依据。

4.人事档案信息化管理滞后。随着科技水平的提高，网络信息化已经十分盛行，通过对网络的合理利用，人事档案也可实现资源共享。虽然目前已有部分企业，致力于人事档案的信息化建设，但总的来说，信息化管理水平仍旧滞后，更有很多的企业仍旧采用人工操作，对各类档案进行记录管理，不仅工作效率低下，更阻碍了人才流动。

5.利用人事档案操控员工。传统的人事档案管理，员工的档案往往由企业领导掌握，基于这种内部的封闭性，滋生了部分领导对员工的行政控制。举一个简单的例子，如果员工做出“忤逆”企业领导者的行为，企业领导就有可能会对员工进行操控，在其人事档案上记录不良的行为记录。

三、新时期企业人事档案管理的创新措施

1.提高人事档案管理意识。企业人事档案管理具有重要的意义，要想做好人事档案管理工作，首先应提高相关人员的档案管理意识。一方面，通过不同媒体的力量，加大对人事档案重要性的宣传，提高个人对人事档案的重视程度。另一方面，对档案管理人员进行专业培训，通过典型的档案管理事例，让他们对人事档案管理工作有充分的认识。

2.完善人事档案管理的内容。为更好的将企业员工的个性特点和发展状况充分的展现出来，仅对员工的历史材料进行收集是远远不够的，需要在此基础上对档案内容进行完善。比如说，对员工的个人职业能力、专业技术水平、目前的工作业绩以及思想道德情况等加以记录，只有不断充实人事档案管理的内容，才能更全面的反映员工的实际情况。与此同时，个人的缺点也应如实记录，对于工作失误或者违法乱纪情况，人事档案管理人员也应收集记录，为企业人才选用提供科学有效的参考依据。故人事档案管理的内容逐渐完善，对于企业的人才选用，促进企业的发展有极大的作用。

3.建立健全企业人事档案管理制度。根据企业人事档案管理的新要求、新变化，建立健全企业人事档案管理制度势在必行。首先，对原有的管理制度进行创新和补充，及时收集各类资料信息，保证档案内容的完整。其次，健全检查核对制度，及时对员工的档案信息进行核查，如有缺失及时索要补充。最后，拓宽人事档案的利用途径，结合实际情况需要，将人事档案信息进行公开管理。

4.加强人事档案管理的信息化建设。计算机技术的运用，不仅可以提高工作效率，同时减少了人工管理带来的操作失误。在新时期下，计算机技术得到了广泛运用，利用信息化办公软件，可以将人事档案的信息进行统一管理，通过相关的检索系统，将档案归档收纳，方便相关的管理者进行查阅。与此同时，人事档案信息按照统一形式进行管理，使各种信息系统化、条例化，有利于实现人事档案的动态管理。

综上所述，企业人事档案管理水平，对企业的长远发展具有重大影响，能否实现对人才的充分运用，关键在于管理上的创新。在经济快速发展、网络信息化普及的今天，企业人事档案管理问题也逐渐增多，只有创新新的管理制度和管理模式，运用现代化的企业管理理念，才能更好的提升企业人事档案的管理水平，实现对人才的充分运用，从而推进企业快速健康发展。

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