企业人事档案管理工作中的问题及对策研究

马燕 中国交通通信信息中心

摘要：作为直接关系到个人命运前途的重要资料，人事档案长期以来都备受人们的重视。但是由于现代市场经济的不断发展，人员流动随之不断增加，导致很多企业对人事档案的重视程度和管理方式日趋下降，存在着不同程度的问题。本文阐述了人事档案对企业人力资源管理的作用，系统地分析了当前我国企业人事档案管理工作中存在的问题，并提出了相应的对策。

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关键词 ：人事档案 问题 对策

作为人事管理工作的重要组成部分，人事档案管理工作是人才的发现、使用和管理的重要依据。而在实际的工作生活中，一些人会认为人事档案没有实质性的作用。这表面上不会对档案管理工作带来直接的影响，但随着市场经济体制改革的不断深入，企业人员的调动、辞职、晋升等流动现象极为频繁，就使得原有的人事档案管理相应的会出现一些问题。而只有解决好了这些问题，才能让企业人事档案在申报职称、办理保险、调整工资等多个方面中的积极作用得到充分的发挥，才能为企业的发展提供出更好的服务与保障。

一、人事档案管理工作对企业人力资源管理的作用

1.有利于发现人才和挖掘人才潜能。在企业管理当中，最为积极的因素显然是“人”，一切的事业与工作都是由人来掌控的。因此，从事企业管理的人就必须树立起以人为本的理念，充分调动人的积极因素，并运用到企业的管理工作中，进一步的发现、挖掘人的才能，让每一位员工都能够各尽其才。同时，人事档案能够对每一位员工的品性记录、岗位表现、工作业绩、专业能力等多个方面进行判定。因此，人事档案俨然是正确挑选人才、培养使用人才的重要依据之一。

2.有利于企业人力资源的合理配置。“将合适的人应用在合适的岗位之上”，即是合理配置、有效流动。在日常工作中，通过人事档案信息的参考，能够根据每一个员工独特的性格、专业、兴趣等来对工作任务进行合理的分配。同时，在职级晋升环节中，每一位人员的履职情况是重要的参考依据之一。通过人力资源的合理配置，显然将有利于企业的发展。因此，充分地利用人事档案是势在必行的。

3.有利于人力资源需求的科学化和规范化。作为人力资源的资料库、数据库，人事档案能够让企业根据每一项工作的实际情况以及企业自身的发展潜能来判定出企业自身所需的人力资源。缺乏人事档案支持，人力资源的规划必然盲目、片面。对于企业管理者而言，企业内部人力资源的状况是否能够满足于当前企业实际工作的需要，是否能够适应于产业的调整、管理的变革、战略转型等多方面的要求，这些问题上如果没有人事档案信息的参考，将很难做出正确的判断。因此，只有通过人事档案信息的运用才能够让管理者对人力资源的倾向更加的明确，让人力资源的管理更具合理性。

二、我国企业人事档案管理中存在的问题

1.人事档案管理制度不完善。很多企业的人事档案管理工作都严重地缺乏先进性、科学性。在管理的制度上，人事档案的鉴别、收集、整理、归档、更新、查阅等环节相对滞后，该归档的没有进行归档，流动档案也没有进行及时地清理，该整理装订的也没有及时地进行整理装订，这就直接导致了档案出现“混淆”的问题，一旦需要对某一类档案进行利用时却查不到，无法真实地对一个人的历史全貌进行完整的反映。另外，在管理中还存在着严重漏洞，没有做到严格意义上的借阅登记保密工作，存在着利用职务之便恶意篡改个人档案信息等恶劣现象，造成任用、晋升等关键时候出现信息不对称，无法辨别真伪现象出现。

2.企业人事档案中的延伸信息不全面。目前我国大多数企业的人事档案管理中，依旧沿用了传统计划经济时代的模式与工作的流程，这明显忽视了如今市场经济体制下存在的人员流动频繁的特征。在人事档案的内容上，只有姓名、年龄、性别、民族、入党（团）时间、文化程度、参加工作的时间、工作经理等传统的、简单的材料，而对于个人的技术水平、专业特长、个人业绩、就业经历等动态材料的收集与归档并不完整，特别是能够反映专业技术人员能力、业绩、职称评聘等方面的材料极为缺乏。这样的档案材料明显不能够客观真实地反映一个人的全貌。

3.专职人事档案管理人员配备不到位。在企业的档案管理工作中，尤其是在一些事业单位当中，人事档案管理工作的处境都如同鸡肋，人事档案管理人员通常都会同时兼任其他的工作。一般情况下，在事业单位中，档案的管理主要都设置为科技档案管理、文书档案管理、财务档案管理、人事档案管理这四个方面。而为了节约人力，很多事业单位在档案管理的工作中都主要将人力分配在了文书档案的管理上，人事档案的管理虽然配备了相应的人员，但基本上都身兼多职。这些人员不但要做好档案资料的审核、收集、整理、分类、编目、归档、装订以及维持大量的档案查询、阅读、日常维护等工作外，还需要做好其他的兼职工作。在这样的情况下，就会出现档案管理人员工作量过大、易疲劳、工作精力严重不足的现象，这些现象都难免会对整个事业单位的档案管理水平带来一定程度的影响。

三、发展对策

1.完善企业人事档案内容制度。放弃已不能被社会所利用的传统人事档案内容制度，从人力资源管理与利用的角度出发，将每一个人的技术专长、业务水平、工作业绩、职业培训、违法记录、个人信用等多方面的内容进行真实的反映，并纳入到人事档案中。同时，需要通过定量指标考核的采用来对个人的工作态度、工作业绩进行记录，从而突出个人能力的发展，真正地让人事档案信息的利用价值得到充分的体现。

2.增强服务意识，提升档案的利用价值。“知人、选人、用人、育人”是人力资源管理的核心内容，而准确、完整的人事档案信息则必然是其实现的重要途径。因此，作为档案管理人员，必须认清当前的形势，端正态度，摆正位置，增强服务的意识，改变长期以来的被动服务方式，必须主动、积极地为企业人力资源管理提供出信息服务。同时，不管是员工个人还是整个企业，都必须对自身的观念进行及时地更新，提高对人事档案的重视程度，增强“依法管档”的意识。另外，在管理中必须结合本企业的实际情况与特点，将管理视作服务，积极主动地提供利用，更好地服务于人事管理工作，从而让人事档案的利用价值得到实质性的提升。

3.提高人事档案管理人员的素质。在人事档案的管理中，必须要注重管理人才的培养、高素质管理队伍的建设，以此来提升整个档案管理的水平。首先，管理人员必须具备良好的政治素质与保密意识。因此，必须加强人事档案管理人员的思想学习，提高管理人员的思想水平与政治水平。其次，由于档案管理工作的熟练是来自于长期经验的积累，因此我们需要维护、保持固定的档案管理人员。只有固定了档案的管理人员，才能不断地提高其业务能力、不断地积累档案管理工作的经验，从而让档案管理工作的效率得到实质性的提高。最后，需要加强对人事档案管理人员的业务培训。相应的管理人员必须通过参加学习交流、业务培训来掌握坚实的档案管理论知识，学习档案管理的先进方法，以此来提升整个人事档案管理的水平与管理人员的技术能力。

总之，人事档案的管理必然是企业中各项事业进行的有效依据，因此我们必须加大对人事档案管理的重视程度，通过现代化、科学化的技术手段来完善人事档案的管理，让人事档案的功能与作用能够得到充分的发挥。

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参考文献

[1] 冯小蓉. 新时期企业人事档案管理重要性及策略研究[J]. 兰台世界,2013(S4):118

[2] 阎玉红. 新时期企业人事档案管理的创新思考[J]. 河南科技,2013(9):228

9个习惯让你加速衰老（二）

三：睡前不洗脸

睡前不彻底洗脸有害健康。因为一天下来，皮肤和毛孔会聚集很多污垢、油脂，如果睡前不彻底洗脸，夜间就易发生毛孔堵塞，睡醒后可能会感觉皮肤刺痛，肤色也极不健康。

四：皮肤不保湿

做好皮肤保湿工作，不一定要用价格昂贵的保湿霜，每天涂抹普通面霜护肤即可。不要选择含刺激化学成分的保湿霜。专家建议，每天早上在脸上抹一点椰子油，自然、省钱又能高效保湿。

五：吃太多加工食品

现代美国式饮食是导致早衰的罪魁祸首，而加工食品中含有大量的糖。专家建议，尽可能选择天然的全谷食物，尽量少吃加工食品。

六：天天洗头

每天洗头会导致头发自然油脂减少，更容易让头发变得干枯、分叉和失去光泽。一般而言，每周洗头1~2次即可保持头发柔软亮泽。另外，洗浴时应使用温水，水温过高不但容易导致头发及皮肤干燥，还可能会造成皮肤损伤。

七：忽视眼部防晒

眼部皮肤比脸上其他部位皮肤更细腻，也更容易受伤。如果在大太阳天外出，应戴上墨镜，保护眼部皮肤不被晒伤。专家解释称，不戴墨镜时更可能眯眼看东西，长时间眯眼也会使皮肤皱纹增加。