国库会计档案电子化管理问题刍议

【关键词】国库会计档案 电子化

一，当前国库会计档案管理现状

（一）纸质档案名目规格各异，整理、分类、归档难度较大

国库会计档案因不同时期经办的业务种类不一，如乡（镇）金库设立时的各类档案，国债实物兑付期的各类凭证、报表，各个时期收集、整理、归档的档案名目各异，规格各异，数量庞大，加之国库经办人员的新老更替，现有档案管理人员对历史业务的陌生等因素影响，给国库纸质档案的整理、分类、归档带来的难度较大。

（二）档案管理办法几经更替，持续性、完整性不高

根据中国人民银行新的档案管理办法要求，各极分支机构应按照新办法，新的保管期限，完善会计档案管理流程，组织开展会计档案清理工作，银发(2005) 309号文件印发的《中国人民银行会计档案管理规定》同时废止。至此，人民银行的档案管理办法已几经更替，会计凭证、账簿、报告、登记簿及其他会计资料的保管期限数次变更，部分档案已依据原有的管理办法进行销毁，致使现有国库会计档案的持续性、完整性不高。

（三）部分纸质档案时间久远，字迹模糊，修复难度大，不易长期保管

国库会计档案从人民银行履行经理国库职能时就已产生，至今已有二三十年，时间久远，受当时手工编制、纸张质量、打印和复印的清晰度等因素影响，部分档案字迹模糊，辨认难度大，不易长期保管。另外随着人民银行办公楼的新建、维修、改造项目的实施，国库会计档案多次搬移，纸质档案破损比较大，新的档案管理办法要求，各级分支机构及时修复保管期内有破损的会计档案，但部分档案破损严重，修复、保管难度大。

（四）纸质档案成本高，不符合低碳、环保、绿色的科学发展理念

国库会计纸质档案收集了每个工作日及决算时打印的预算收支日报、月报，原始凭证、机打凭证、余额表、集中支付报表、库存日报、年终决算报表、分析、报告等会计资料，耗费了大量纸张、打印机及耗材，国库工作人员在打印时已投入了诸多工作时间，收集、整理、装订、归档又需花费大量精力，国库会计人员每年1-2月份均忙于本年度档案整理，上年度档案移交工作，纸质档案占用了大量人力、物力成本，不符合国民经济和社会发展倡导的构建资源节约的生产方式、消费模式的低碳、环保、绿色的科学发展理念。

二，国库会计电子档案管理的可行性和适用性

（一）新档案管理办法对加强电子会计档案提出了明确要求

新档案管理办法明确要求核算部门重新设定会计应用系统中电子会计档案的保管期限，根据会计应用系统的实际情况制定补充规定，对符合仅采取电子形式保管要求的会计档案，可不打印相应的会计资料。这为国库会计实现电子档案管理提供了制度依据。

（二）国库信息化系统建设发展为会计档案实现电子化奠定了基础

2000年《国家金库会计核算系统》(TBS)在全国推广上线，开启了国库信息化系统建设进程，2006年国库信息处理系统(TIPS)试点成功，揭开了人民银行国库信息化系统数据集中的序幕，随后国库会计数据集中系统(TCBS)、国库信息管理系统(TIMS)相继在全国上线运行，各级国库的所有业务数据由全国数据处理中心集中存储，国库会计业务纸质凭证大幅减少，国库核算逐渐向无纸化迈进，为会计档案实现电子化奠定了基础。

（三）国库会计档案电子化管理势在必行

随着电子信息技术的发展，电子档案以大容量的数据存储、精确的数据保证、便捷的检索功能促使国库会计档案向电子化管理模式过渡，电子数据的存储、传递、利用等优势使电子档案替代纸质档案成为必然。

三、推动纸质档案向电子档案过渡的意见及建议

（一）建立科学的电子档案管理系统

国库核算数据的高度集中，为各类国库核算数据的电子存储提供了有利条件，国库部门应根据新办法要求，积极开发和建立科学的电子档案管理系统，建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系，使各级国库能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料，高效利用电子会计档案。

（二）设立电子签名审签程序实现电子档案安全管理

电子档案在管理中存在容易销毁、丢失、篡改、破坏等问题，环境影响、意外事故、自然灾害、人为破坏都有可能给电子档案管理带来难度，因此需采取有效措施来避免这些因素给电子档案带来的损害。为此，国库电子会计档案一方面需设定经办、复核、审批等必要的电子程序；另一方面建立电子档案备份制度，分别保存制度，有效防范存储介质失效、自然灾害、意外事故和人为破坏的影响。

（三）建立档案电子化管理制度

电子档案的管理一方面需建立移交、保管、调阅、传递等环节的管理流程，由计算机等电子设备形成、传输的数据和信息整理完成后应按照制度规定刻录光盘、备份，分类进行存放，管理人员应根据介质特性定期检查复制、维护，确保档案的完整性和安全性；另一方面制定严格的管理制度，如法律、法规授权的外部单位查阅国库会计档案时，应持有效证件和文件，经国库核算部门、档案保管部门负责人审核并报单位负责人或其授权人批准后，在专人陪同下查阅，管理人员要严格执行电子签名审签制度，规范管理电子档案。

（四）实现纸质历史档案与电子信息并存

国库顶层管理部门应尽快依据新办法，出台国库会计档案管理补充规定，完善新办法中没有涉及的档案内容和管理期限，以便于基层国库及时清理销毁到期纸质档案，减少国库纸质档案储存量，及时对破损、变质的长期档案，以图片、扫描件等形式复制和修复处理，实现纸质历史长期档案与电子图片并存保管。