人事代理和档案管理工作存在的问题及对策

张庆华 湖南省卫生计生委人才交流服务中心

摘要：人事代理制度在人事制度改革中发挥至关重要的作用，人事档案管理作为人事代理制度不可或缺的组成部分，在人力资源开发、提高医院管理水平、增强人事代理功效等方面都起到不可忽视的作用。随着社会发展，事业单位改革，工作岗位流动性加快，人事代理工作也得到了迅猛发展，但同时也暴露出一些问题。本文以湖南省卫生计生委人才交流服务中心人事代理工作为例，分析实行人事代理制度下的人事档案管理存在的问题，并针对存在问题提出相应的建议。

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关键词 ：人事代理 档案管理 问题 对策

人事代理制度是在我国经济体制转型时期衍生的一种过渡的创新的人力资源管理方式，它在人事制度改革和维稳环节发挥着至关重要的作用，优化了事业单位和企业在人事管理方面的资源配置。通过经政府人事部门批准或授权指定的人才中介服务机构，为单位或个人提供有关人力资源管理业务和社会化服务，有利于人才的合理流动和潜能开发。人事档案管理是人事代理工作中重要的一环和不可或缺的部分，它包括档案的保存、管理和传递，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录材料的合集，是单位人事、组织、劳资部门在日常工作中记录的第一手材料信息，也是个人升学、流动、晋职过程中的参考依据。

随着社会发展，事业单位改革，企业发展、工作岗位流动性加快，越来越多的单位和个人开始重视人事档案，人事代理工作也得到了迅猛发展，但同时也暴露出一些问题。

一、人事代理和档案管理工作存在不足

1.概念混淆，缺乏有力宣传途径

相当一部分人清楚档案管理但并不了解人事代理，也有一部分人进行过人事代理但没有执行档案管理。人事档案的形成是从就读大中专高校开始，人事代理是从参加工作将档案进行托管获得相应服务开始。通常情况下，大中专高校会对毕业生进行就业指导，宣传人事代理和人事档案，但有些高校则直接将档案退回原籍或存放在大中专毕业生就业指导中心或交由个人存放，如果没有正规单位要求进行档案转递，这部分档案就会一直沉睡。部分人员将档案进行人事代理后就不闻不问，多年不续签，不查档不补充，形成“死档”；部分人员为了申报职称或是开具一些证明，与人才中心签订人事代理协议，之后又不实行档案的转递，造成人才中心存放大量“空白档”。导致“死档”和“空白档”形成的主要原因正是因为整个社会对人事代理了解不够，而人才中介又缺乏有效的宣传途径，致使部分人员将人事代理与档案管理混为一谈、概念混淆。

2.人档分离，不利于人事档案利用

近年来，随着各单位体制改革不断推进，事业单位人事制度改革全面实施，人事管理形成了“传统人事档案模式+人事代理档案委托管理模式”的局面。以湖南省卫计委人才交流服务中心为例，集中管理中南大学湘雅医学院附属3家医院、委直8家省级医院的新进人员、高级职称以下的人事档案，湖南省旺旺医院等5家民营医院的所有人事档案，同时，也为这些单位提供相应的人事代理服务。但是，由于人事代理实行人档分离，客观上造成了用人单位阅档不便，而受聘人员的工资调整、福利待遇、培训、晋升考核、出国政审等都与档案息息相关，因此，人事干部为了调阅受聘人员档案不得不经常往返于单位与人才中心之间，很大程度上加大了用人单位的人事管理工作量，人事干部也需耗费更多精力和时间进行管理对接。

3.信息不全，更新档案材料滞后

档案材料是随着个人生活、工作、学习经历增加而不断充实调整，因此，人事档案也应随着个人生活、工作等因素的调整而发展变化。人事代理的主要任务是帮助代理人员和代理单位收集处理档案材料，以便利用搜集到的档案材料为委托者提供相应服务，而“死档”和“空白档”的存在，使得人才中心无法收集到有效的档案材料。相关信息资料不全，以至于人才中心无法联系本人，从而又造成档案资料补充不及时、不到位，甚至造成许多归档范围内的材料流失，严重破坏了人事档案的完整性。

4.制度不健全，定义界定不清晰

一方面，目前人事档案管理制度还不够健全，很多环节没有形成统一的切实可行的规章制度，各个人事代理机构规定不同、服务权责相异、收费标准有出入；人才交流中心和用人单位的职责范围不明确，权利和义务也不明确；在人事档案收集、查阅、传递等方面的虽制定了一些相应的制度，但贴合实际还不够，还需要进一步完善。另一方面，一些政策文件定义不清晰、概念模糊。以《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》(人社部发〔2014〕90号）为例，《通知》明文规定“不得拒收符合存放政策的流动人员人事档案”，又规定“通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带档案转递”，那么个人自带的档案到底收不收；人才中心向非流动人员收取代理费用的标准和依据是什么；档案转递途径需通过机要交通，又应该怎样收取费用；档案转递一般都有时间要求，机要交通的转递时间较长效率低，又该如何提高档案转递的时效性等等，这些问题都没有一个明确的规定和实操方案，不便于人才中心开展工作。

二、对策与思考

1.广泛宣传，拓展人事代理影响面

大力宣传人事代理重要性，从多角度多方位多渠道加大宣传力度，让更多的人通过宣传渠道进一步熟悉人事代理和档案管理的区别，通过广泛宣传不仅要使人事代理量增加，还要使人事代理逐步走活、走强，使人事档案充满生命。为了实现这个目标，我们必须不断规范人事代理的各种手续，并在人才中心和单位之间进行良好的沟通，签署代理合同，将权责明确划分，只有规范代理过程才能推进人事档案管理工作逐渐走向正轨。

2.科学管理，实行人事档案网络化

要紧跟时代变化发展，充分将电子信息技术引入现代人事代理工作中。一是由多个人事代理机构联合投入经费开发建立人事代理数据软件，并在信息通讯和计算机网络的技术支持下实行远程人事档案信息查询，用人单位借助网络平台，查阅本单位所属人事代理人员的电子档案，切实解决代理人员“人档分离”的问题，推进档案数字化，实现数据向上集中，完善资源共享、异地查阅、统计分析等功能。二是建立流动人员人事档案基本情况定期统计分析和信息报送制度，探索建设诚信档案、业绩档案等，充分发挥人事档案的凭证、依据和参考作用。

3.更新观念，强化档案意识

一是制定详细的宣传手册，通过手册的发放告知档案材料内容、如何补充等；二是加强档案管理，在人事代理期限内形成的人事材料及时定期或不定期地归入本人档案，并要求代理单位及人员按人事档案的管理规定及时送交有关材料；三是完善人事代理模式，简化人事管理程序，坚持按需服务。在维持原来的人事代理业务的基础之上，包括人事档案和人际关系的管理，工龄计算转正定级、职称考评、代缴社保、调整档案工资、开具存档证明、党员关系代理、集体户口落户等，新增为单位提供用人指导、人才交流、岗位评估、年终考核等等，为个人提供个性职业指导等服务。

4.有章可循，深化人事代理新发展

首先，不断的完善人事代理制度，确保代理人员档案管理的规范化、科学化、专业化。制定具有实操性的规章制度，明确各个部门、单位的职责、权利和义务。其次，要健全与人事档案的收集、查阅、转递相配套的服务体系，如机要渠道，规范档案的进、管、出。再次，加强人事档案管理服务人员队伍建设，选配政治可靠、作风正派、责任心强、业务素质好的中共党员从事档案管理工作，定期开展党性教育、理论学习、业务培训、岗位交流等多种形式的教育培训活动，提高人员政治素质、政策水平和业务能力，为人事代理者提供优质、方便、快捷的服务。

总之，人事代理和档案管理工作中存在的问题远不止上述几种，它因地域、文化、经济等因素不同而有所差异，它也势必随着时代发展呈现不同形态，随着人事制度改革的不断深化，必将带来人事代理制度高速发展，对人事代理机构来说既是挑战，也是机遇。倘若管理经营不善，档案管理量能萎缩，人员流失，单位抱怨，必将导致闭门现象发生。因此，应积极转变观念、健全各项规章制度、保证制度的公平性、激励性、有效性，推行人性化管理、建立合理的管理程序，积极开拓创新人事代理内涵与实施环境，更新传统思想观念。只有这样，才能真正发挥人事档案代理制度的优势，打造优质的人才服务平台。

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