基于突发事件的高校行政秘书管理技巧

宋 薇

摘 要：高校行政秘书的管理工作对高校日常运行有着至关重要的作用，因为工作内容的庞杂性，对行政秘书的整体素质越来越高。尤其是近几年，因为一些学生个人或者是集体发生的突发事件越来越多，行政秘书对突发事件的管理能力的提升，又成了目前高校行政秘书的又一个工作重心。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
关键词 ：突发事件 行政秘书

1、前言

目前，在我国高校的院系办公室中，行政秘书往往是行政工作的直接处理者和执行者。行政秘书这一岗位工作内容繁多。在学校院系中担任行政秘书这一岗位不仅担子重，任务又多又杂，同时还往往得不到应有的重视，为大部分人所忽略。但是，在突发事件中，行政秘书的管理能力又往往直接影响着突发事件的进一步发展，所以，行政秘书要切实提升自身管理能力，有效地处理突发事件。

2、突发事件中高校行政秘书工作的重要性

突发事件具有不确定性，而且往往伴随着大范围之内的影响。行政秘书在突发事件发生时，能够快速有效地进行管理，并采取相应的有效措施将事件的影响降低到最小，不仅对当事人，对学校的纪律等也起到维护作用。

行政秘书是负责高校内各种繁杂的事务的直接执行者，往往也是最先得知突发事件的直接管事人，那么，抓住时机，在第一时间内处理突发事件，才能防止突发事件继续进行，并防止扩大其影响范围。

3、突发事件的管理技巧

3.1 应对突发事件的心理准备

由于行政秘书所服务的人员多，且事务杂，因此在工作的开展过程中，往往会出现一些状况外的情景。因此，当行政秘书遭遇此类突发事、紧急事时，必须要存有良好的心态，要做到不慌不忙，处事不惊。这样的心态才能够最终妥善将这些时间进行处理。当遇到突发事、紧急事时，行政秘书必须要全身心投入时间，充分开动脑筋解决问题，想方设法应对问题，并用自己的经验和沟通能力，有效控制事态。这时，行政秘书万万不能被过于惊慌，或是害怕等情绪所左右，必须勇敢站出来。心态的控制非常重要，好的心态可以让行政秘书在处理事件时更为自信以及准确，才能够冷静下来让自己找到解决问题的方式方法。由此可见，开朗乐观的心态，以及沉着细心的个性对行政秘书这一岗位非常重要。

3.2 客观地认识，有效地表达

在遇到突发事、紧急事时，秘书要做的往往并非运用自己的头脑将问题得以解决，然而在理清事件发生的始末后，及时向相应的主管领导汇报事件的来龙去脉，由领导进行决策。秘书在突发事件中所扮演的角色应当是信息的传递者，即在事件发生后第一时间掌握并了解全面、客观的信息，并原原本本告之领导。当然，这就要求秘书在传达事件时对整个事件具备客观、全面的认知。通常来说，突发事件由于其产生具有突然性，往往使处理者感到措手不及，且由于众人好奇的心理喜欢对突发事件进行关注，因此还要面对这些关注的压力。因此，遇到突发事件，行政秘书必须要在事件发生的伊始，就对整个事件的成因等进行深入地了解，并秉持着客观、公正的态度，对牵涉到事件中的各方进行深入询问和了解，同时，行政秘书要根据自己沉着的判断，将所了解到的信息进行系统的归纳，并保留那些客观性强、准确度高的信息。这些信息将最终传达到领导的耳中，以便领导对事件能够做出准确的分析和判断，从而为领导做好决策埋下伏笔。在信息传达的过程中，行政秘书必须要明确两点要求，一是在语言的运用上要尽量言简意赅，一目了然；二是信息传达必须全面、客观，不带偏见，尤其不能将秘书自己的主观意见作为客观事实陈述给领导听。当然，语言表达能力也同样重要，这些因素都会给事件的最终处理造成影响。

3.3 沟通协调技巧

应急事件产生以后，行政秘书所要做的不仅仅是客观了解事情的始末，同样，秘书还肩负着协调事件各方的责任。在同事件的各方进行深入沟通和了解情况的过程中，协调能力的好坏直接影响到信息获取的真实性。同时，当行政秘书了解到整个事件发生的始末之后，假设处理事件的领导和相关部门的负责人尚未赶到事发现场，那么行政秘书还应当起到稳定大局的作用，通过多方协调，暂时有效将事件中的当事人以及周遭围观者的情绪进行安抚，以防发生事件恶化的情况。

3.4 做好参谋工作

当处理事件的领导和相关部门的负责同时赶到现场后，行政秘书的职责此时转变成与领导进行沟通，将该事件发生以及当前情况原原本本告之领导，从而为领导如何处理事件提供依据。在领导做决策的过程中，行政秘书必须扮演好参谋的角色，以协助领导多方面地了解事件，客观公正地处理问题，从而找到有效的解决途径。行政秘书假设对该事件有有建设性的想法和见解，也能够适时地提出，以供领导参考，最终做出使各方信服的决定，从而妥善解决矛盾和问题。在问题解决的过程中，行政秘书可以说是领导的好助手。

3.5 突发事件的总结反思

在突发应急事件解决完毕之后，行政秘书还要协助领导一起，就整个事件的发生进行分析和探究，并从中发现问题，做好总结和反思工作，并用书面形式将相关材料进行汇总。在事件的总结材料中，不仅要包含整个事件的起因、经过，也需要记载事件的处理方式和后续情况。同时，还必须要对事件的发生做好反思，从而为院系今后工作提供借鉴。

4、结语

在我国高校中所设立的行政秘书这一岗位，不但工作任务重，同时所牵涉的事项相当繁琐。因此，要切实胜任行政秘书这一岗位，秘书们不仅要具备很好的能力，能妥善、熟练地解决各类日常工作，同时，还要在工作中抽出一定的时间，加强自身能力建设，提升自我处理问题的能力。只有这样，在遇到突发事、紧急事时，才能够从容不迫地应对问题，才能够冷静地帮领导出主意、想对策，最终将事件妥善、有效地解决。同时，在处理突发事件的同时，行政秘书还要不断进行经验的总结，提炼出好的方式和方法，将自己的工作能力切实得以提高，从而做好领导的好助手、好参谋，同时也成为校园相关事件管理的中流砥柱。

教育期刊网 http://www.jyqkw.com
参考文献：

[1]阎珺 .高校行政秘书参与民主管理的策略分析[J].《网友世界》 2013（09）：45-46.

[2]石风华.高校行政秘书信息素养提高策略[J]..和田师范专科学校学报. 2009(06)：67-68.

作者简介：

宋 薇 （1980.7-），民族：汉，性别：女，籍贯（精确到市）：山东省招远市，职称：讲师。（作者单位：潍坊学院 山东潍坊市 261061）