事业单位财务档案管理探讨

摘要：财务档案真实记录事业单位在各种社会活动中的收入与开支，是事业单位日常社会活动的客观反映，而财务档案管理工作水平的高低，直接影响财务档案资料的真实性、准确性和完整性。通过研究加强事业单位财务档案管理的意义和分析财务档案管理工作存在的主要问题，提出了提升财务档案管理工作水平的建议，进而提高财政资金的使用效率，促进事业单位各项工作和活动的顺利开展。

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关键词 ：财务档案管理；意义；问题；建议

随着改革开放的不断深入，我国事业单位的规模、特点与所处环境都已经发生了不同程度的变化，传统的财务档案管理模式已难以适应现阶段事业单位管理与发展的需要，新的工作内容对财务档案管理工作提出新的要求和挑战。因此，事业单位财务档案管理工作要在树立财务档案管理意识的基础上，提升财务档案管理素质，健全财务档案管理机制，转变财务档案管理方式，成为财务工作的关键着力点，进而提高财政资金的使用效率，促进事业单位各项工作和活动的顺利开展。

一、加强事业单位财务档案管理的意义

1.提升依法治档水平

在实际工作中，事业单位时常面临一些新情况、新问题，而财务档案管理工作作为事业单位整体工作的重要组成部分，是其有效开展各项活动的基础。加强事业单位财务档案管理，依法对财务档案管理工作进行调整与规范，对于贯彻执行《会计法》、《会计档案管理办法》、《档案法》等法律法规、健全完善财务运转机制、提升财务档案管理依法治档水平具有积极作用。

2.推进审计工作开展

事业单位的财务档案可以为主管部门开展财务管理与审核工作提供必要依据。加强事业单位财务档案管理，建立健全财务监督监控体系，确保财务档案资料的真实性、准确性与完整性，让审计人员可以通过调阅财务档案，了解单位的以往财务信息，进而防止审计工作断章取义，及时发现经费挪用、乱用等违纪行为，有效推进审计工作扎实开展。

3.提供科学决策依据

财务档案真实记录事业单位在各种社会活动中的收入与开支，是事业单位日常社会活动的客观反映。目前，各事业单位正在朝着建立现代化管理模式、提高管理水平的方向迈进，加强事业单位财务档案管理，如实记录、分类归档财政档案资料，可为今后编制预算、制定计划、研究问题等提供第一手资料，为单位领导做出科学决策提供依据。

二、财务档案管理工作存在的主要问题

1.重视程度有待提高

档案工作的目标是为了保存历史，服务现在，维护单位的正常运转，但部分档案管理人员法律意识较为薄弱，对档案工作的重要性和责任性认识不足，有的甚至抱着无所谓的态度，或多或少的导致财务档案管理流于形式，档案资料的收集、整理往往被忽视，造成不少重要的财务档案信息流失或失真。此外，有些事业单位的有关领导对财务档案管理工作的重视程度不够，在人员配备及财力方面没有给予足够的支持。在他们看来，单位的财务信息是属于机密文件，需采取相关保密措施进行管理，认为仅要将票据和账簿封存，有的甚至把财务的账单捆成一堆，然后随意地堆放，既没有建立相关档案，也没有进行管理。

2.管理人员不够专业

财务档案管理工作应当依据法律规定的工作规范进行实施全面归档，确保能够对财务信息进行全面具体的管理，然而有些单位的领导认为财务档案管理工作无足轻重，对档案管理岗位未给予足够重视，把一些无法胜任其他岗位工作需要的老弱病残或者是需要照顾的关系户安排到档案管理工作岗位。这些管理人员法律意识淡薄，应用计算机和网络技术能力较弱，既没有专业的档案知识，也没有必须具备的财务知识，无法适应新时期下的财务档案管理工作，容易在档案管理工作中出现错误，造成单位的财务信息混乱，严重时还会导致机密资料外泄，直接影响单位的经济活动。

3.缺少系统管理制度

国家立法部门制定的《会计法》、《会计档案管理办法》和《档案法》对财务档案管理工作做了宏观上的规定，已颁布实施多年。然而许多单位的财务档案管理人员乃至领导对上述法规的认识和遵守的自觉性还比较差，造成法律执行流于形式，且许多单位没有制定系统的财务档案管理制度，造成单位内部日常性的财务档案管理工作无章可循，仅仅依靠经验办事，导致财务档案管理工作滞后。有些单位虽已制定财务档案管理制度，但与法律法规有很大的冲突，造成部分经济项目执行混乱，给财务管理、会计核算等实际工作造成极大不便，进而影响财务档案管理工作的顺利开展。

4.管理方式尚需完善

当今科技发展日新月异，各行各业在建设和管理中逐渐运用一些现代化的管理工具及手段，极大地解放了生产力，提高了工作效率。但在当前许多事业单位的财务档案管理工作尚不能与现代化接轨，未能全面实现财务档案管理的数字化和网络化。有的管理人员仍然采用手工记账，有的配有微机但缺乏输出设备，有的虽设备先进，但人员老化。此外，有些单位的财务档案电算化管理不规范，容易出现财务信息遗漏、丢失或泄密，甚至出现随意操作客观数据、篡改数据，或将收入挂债权债务账户来偷税漏税。这些行为都表明事业单位仍需完善财务档案管理方式，逐步实现财务档案管理工作的规范化。

三、提升财务档案管理工作水平的建议

1.提高认识，树立管理意识

要做好事业单位财务档案管理工作，需要从提高认识入手，逐渐树立财务档案管理工作意识。财务档案管理人员要认识到财务档案管理工作的重要性和必要性，加强自身管理意识，在做好财务档案管理工作的同时，还要成为财务档案的监督者，形成主人翁意识，尽职尽责为单位的财务档案管理工作服务，严格细致的审核、鉴定财务档案，发挥财务档案部门的监督和协调能力。同时，要引起领导的重视，让领导层认清财务档案管理工作对于整个单位持续健康发展的关键作用，深刻体会财务档案管理工作对提高科学决策的积极影响，充分了解财务档案对单位经济活动和生产经营的重要意义，进而提高全体人员的档案管理意识，为财务档案管理工作奠定一个良好的环境基础，确保单位财务档案管理工作的顺利开展。

2.合理配置，提升管理素质

随着社会的发展和科技的进步，许多单位的财务档案管理工作实现了电算化，越来越多的财务档案将以电子形式存在，财务档案管理工作正逐步向网络化、信息化发展，进而实现资源共享。因此，事业单位要根据工作实际，对岗位的设置、人数、人员要求等做出合理的规划，确保人力资源的合理配置。同时，要把好财务档案管理人员素质关。一方面要选用那些原则性强、可信度高，严谨求实，不畏权势，甘于寂寞、不图浮华的管理人员。另一方面要选用具备财务人员从业资格和档案人员从业资格双重标准的管理人员。在此基础上，加强与财政部门或档案部门合作，定期组织财务档案管理人员参加相关业务培训和学习新技术，注重增强档案信息观念和提高档案信息服务能力，掌握和提高应用计算机及运用网络技术的能力，注重在学习过程中把理论与实践有机结合起来，有效提升单位财务档案管理人员素质。

3.抓好落实，健全管理制度

为切实提升事业单位财务档案管理工作水平，各单位要动员财务档案管理人员及有关领导深入学习《会计法》、《会计档案管理办法》、《档案法》等法律法规，认真抓好法律法规的贯彻落实工作。在此基础下，结合单位实际，建立健全各项财务档案管理制度。首先，要制定《财务档案归档制度》、《财务档案保管制度》、《财务档案移交制度》、《财务档案安全保密制度》、《财务档案期满销毁制度》、《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等管理制度，规范财务档案的收集、归档、整理、保管、利用等环节，确保财务档案不丢失、不损坏、不泄密，让财务档案管理工作有法可依，有章可循。其次，要建立健全财务监督监控体系。让监督监控贯穿于经济活动的事前、事中和事后，要消除财务监督的“死角”，包括预算编制、物资采购、资金结算、财产管理等诸多方面，促进单位各项工作和活动的顺利开展。

4.改善硬件，转变管理方式

为提高财务档案管理工作者的工作效率，改善财务档案利用的便利性，事业单位的财务档案管理方式应由传统管理转变为现代化管理，实现财务档案管理的数字化与网络化。一方面，要改善财务档案管理的硬件基础。配备专门的计算机及软件，让财务人员真正从手工记账中脱离出来。同时加大库房建设的资金投入，实现办公、阅档、库房分离。另一方面，要加强财务档案信息化建设。及时采集和整理各种财务数据，将财务会计文档、表格、报告等数据直接输入或转换进入档案数据库，确保财务档案信息的完整性、同步性、实用性。同时，建立固定资产管理、预决算管理、债务管理等子数据库，并及时更新各类数据库信息，有效提高财务档案材料的利用率，促进经济活动有序开展，实现单位财务档案管理工作的再提升。

总之，事业单位财务档案管理人员和领导要紧紧联系时代的发展需求，充分认识和把握财务档案管理工作的性质及内涵；要坚持从实际出发，发挥主观能动性，积极创新财务档案管理工作的思路和方法；要切实加强财务档案管理工作，探索建立现代化的财务档案管理模式，为单位各项工作的扎实开展保驾护航。

（作者单位：泉州市市政工程管理处）