办公室行政管理工作的“角色”与效率提高

1 引言

办公室行政管理工作是企业管理中最为关键的环节， 主要工作就是管理办公室内的数据、 档案及文书等， 不仅使办公室显得干净整洁， 还能有效提高工作效率。 每一个企业的正常运营都会有许多的数据、 档案及文书， 倘若不对其进行管理，会对后期的工作需要带来麻烦，因此，行政管理工作尤为重要。 但就目前多数的企业来看， 办公室行政管理工作存在行政管理制度不严格、行政管理人员素质能力低等问题，除此之外， 还缺乏相关的体系， 导致行政管理工作不到位， 影响了各项工作的顺利进行。

2 办公室行政管理工作的内容与职能

2.1 主要内容

行政管理工作的主要内容可以分为文书类、档案类和会议类这三大类。第一类就是负责收取、 归类、 发放及存档企业中各个部门的所有文书 [1] 。由于文件在格式、 内容等方面会有所不同， 因此， 管理人员采取存档和处理的方式就有所不同，之后， 根据文书的性质分类， 为后期的使用提供帮助， 避免浪费寻找的时间，从而提高工作效率。第二类就是负责档案保存， 在档案保存的过程中， 由于档案类别很多， 比如图片、 视频等， 这就涉及要对档案进行分类、 整理， 使档案充分发挥作用。第三类就是负责管理会议记录等会议类的文件，不仅要规划会议、 记录会议内容、 管理会议的审查制度及报批制度， 还要进行会议出席人员的分工与统计， 节省时间与资源， 提高会议效率与效果。

2.2 主要职能

第一， 扮演了助手 “角色” 。当企业想要推出新方案的时候， 就需要办公室对新方案进行开发与推行。对企业而言， 办公室不但在重大决策时发挥作用，还会在平时工作中给予意见。 第二， 扮演了参谋 “角色” 。 当企业想要出台政策的时候， 就需要办公室进行工作的调研， 提供有利的依据， 保障政策的正确性。与此同时， 办公室还要收集所需要的资料信息， 在综合决策时出谋划策。第三， 扮演了执行 “角色” 。当企业已经做出决策的时候， 就需要办公室将政策贯彻执行到各个部门中， 再对落实情况进行检查[2]。 提高办公室的执行力， 推进政策的有效执行。 第四， 扮演了协调 “角色” 。 办公室需要协调上下级、 平级间的关系， 使其保证良好的关系， 从而使企业内部工作顺利进行。第五， 扮演了后勤 “角色” 。办公室需要为企业提供所需要的物品， 不仅要做到在有需求的时候去购买， 更要做到未雨绸缪， 使得企业工作更加顺利的进行。

3 办公室行政管理工作中存在的问题

3.1 严格行政管理制度的缺乏

办公室行政管理工作纷繁复杂， 千头万绪。 随着经济的不断发展，办公室行政管理工作在不断发展的同时也暴露出许多不足之处。现阶段办公室行政管理工作的发展与社会的发展严重脱节， 由于缺乏严格的行政管理制度， 行政管理人员的工作表现与工作作风都差强人意， 导致工作效率不高， 企业内部管理经常会出现各种问题， 阻碍企业发展。

3.2 行政管理人员能力水平不高， 且办公室作风建设存在问题

办公室行政管理人员的素质与能力决定了行政工作是否可以有效执行， 但目前， 多数企业单位的行政管理人员的整体素质及专业水平都不高，导致无法有效执行协调行政管理工作[3]。除此之外， 随着形势的发展， 办公室行政管理人员在作风建设上依然存在不容忽视的问题。 比如， 有些管理人员自我进取意识低， 有些管理人员缺乏求真务实的精神， 有些管理人员自律意识差， 给办公室行政管理工作增添了很大的难度。

4 提高办公室行政管理工作的效率措施

4.1 完善办公室行政管理体系

我国多数企业关注的焦点都是贪污问题， 其实归根结底，这些问题的出现就是行政管理工作的失职。 因此， 要对办公室行政管理进行改革， 建立科学的办公室行政管理体系 [4] 。而首先就要构建疾控机构行政管理权利体系， 涉及疾控机构类型、概念、 行政管理内容、 行政管理流程结构等。 其中， 对于专项资金的管理， 要建立健全的专项资金管理制度， 包括设立项目、制定计划、 确定实施方案、 具体执行方案、 实施项目、 监督项目及验收项目， 这些过程都需要认真完成。 只有完善科学的管理制度， 才能提高管理水平。

4.2 提高行政管理人员能力， 重视团队协作

前文说到， 办公室工作烦琐复杂， 那么， 在复杂的工作中，有必要提高办公室行政人员的素质与能力，来提高其工作效率。办公室行政人员需要具备以下素质： 首先要有奉献精神，无论事情大小， 都要一丝不苟， 在处理过程中牺牲小我。其次要有精益求精的品格，看似简单的工作也需要细致入微的思考与行动， 高质量高效率的完成每一项工作。 还要有量化处理的水平， 在执行决策时既要做到原则性， 又要做到灵活性。最后， 要有良好的心态， 无论遇到什么情况都可以积极面对， 及时调节。 而办公室本身就是一个大的团体， 若想完成好每一项工作，不能仅依靠自己的能力，还需要有团队观念和协作精神， 只有良好的合作关系， 取长补短， 才可以发挥出最大的效益。这样不仅提高了工作效率， 还增强了办公室的凝聚力， 创造了和谐的工作氛围。

4.3 发现重点， 把握难点

办公室的行政管理工作有很多，在工作的过程中不能盲目工作， 要发现重点， 在同等时间达到事半功倍的效果， 有效提高工作效率。但任何的工作都不会一帆风顺， 每一个工作都会有难点， 而行政管理工作中最大的难点就是服务， 行政管理工作中的服务工作包含很广的层面与范围，需要的能力也很多， 比如收发文件需要细致性、 上传下达需要协调性、 出谋划策需要创新性， 只有把握好工作中的难点， 及时进行相应的处理， 才可以提高工作的效率。

4.4 创新管理理念， 提高水平

若想改变办公室行政管理工作的现状，最重要的就是要及时创新办公室行政管理， 做到与时俱进。而管理上的创新不仅仅是管理方式的创新， 更是理念的创新。随着社会的发展，办公系统也在快速发展，给办公室的行政管理人员带来了严峻的考验与巨大的挑战，办公室行政管理人员要随着信息化时代的到来， 创新管理理念， 同时结合企业现状与办公室行政管理问题制定出适合的科学的管理模式， 提高管理水平， 实现管理的有效性， 促进办公室行政管理工作的顺利进行。

5 结论

随着我国经济水平的提高， 市场竞争日益激烈， 办公室行政管理工作作为企业内部管理的重要组成部分，提高其工作效率尤为重要。但通过前文可知， 在办公室行政管理工作中，仍存在缺乏严格的行政管理制度、管理执行者能力不高等问题， 这些问题的存在， 严重影响了管理工作的工作效率。因此，有必要也必须通过完善办公室行政管理体系，提高行政人员能力及创新管理理念与方式， 提高行政管理工作效率， 全面推动行政管理工作的顺利进行。

【参考文献】

【 1 】 罗睿.新时期企业行政管理工作的定位及发展研究[J].中国商论,2017,17(19):95-96.

【 2 】 丁强.公司行政管理工作的信息化建设若干思考[J].现代经济信息,2017,15(12):48-49.

【 3 】 赵娜.做好办公室行政管理工作的思考与建议[J].企业改革与管理,2016,13(10):49-51.