社区计划生育档案的动态管理

温晓岩

（龙口市计划生育服务站，山东龙口265701）

摘　要：社区能够在计划生育档案管理中发挥自身的优势，成为最为活跃的管理因子，是动态化管理体系中比较关键的环节。因此，需要积极探索社区计划生育档案的动态管理问题。

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关键词 ：社区；计划生育

中图分类号：F590文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）22-0265-02

收稿日期：2014-07-15

作者简介：温晓岩（1982-），女，山东龙口人，本科，助理馆员。研究方向：档案管理。

计划生育是我国的基本国策之一，是实现我国人口数量控制的关键措施，强化其档案管理工作势在必行。社区与人民群众的距离最近，对于计划生育的管理也最为直接，最为有效。因此，有必要积极构建社区计划生育档案的动态管理体系。

一、社区计划生育档案动态管理的概况

1.社区计划生育档案动态管理的含义

所谓社区计划生育档案动态管理，是指充分发挥基层社区在计划生育档案备案、档案变更、档案修正等方面的作用，实现现实计划生育情况与档案备案体系的相互吻合，以实现动态化跟踪，实现计划管理工作质量的提高。

2.社区计划生育档案管理的主要内容

社区计划生育档案管理工作的主要内容分为以下几个方面。其一，社区内部常住人口资料和流动的登记，如人口数量、结婚与否、怀孕信息、避孕信息、节育数据等。其二，社区内部常住人口以及流动人口计划生育信息的上报，如街道、社区、居民组的名称；人口数量；计划生育负责人，以及工作时间信息等。其三，生育指标的审批和档案管理工作，主要是依据目前执行的计划生育法律法规，做好生育管理和审核工作。其四，调查访问日常资料的记录和存档工作，相关专业人员的培训工作等信息的备案。

3.社区计划生育档案动态化管理的必要性

综合上述社区计划生育档案管理的内容可知，社区计划生育档案信息变化性较强，计划生育档案管理任务量比较中，存在很多不确定性因素。因此，需要以动态化管理的方式去强化控制和管理，以保证档案管理的质量和效益。其一，社区计划生育档案动态化管理，有利于促进社区计划生育档案管理质量和效益的提高，将成为促进我国计划生育工作质量提高的关键环节；其二，社区计划生育档案动态化管理，有利于实现计划生育管理的信息化，数字化和现代化发展，是促进社区计划生育管理方式调整和优化的重要举措；其三，社区计划生育档案动态化管理，有利于全面掌握社区范围内计划生育工作的动态，是制定下一步计划生育管理战略的信息基础。

二、社区计划生育档案动态化管理中的问题

综合多个社区的计划生育档案管理情况调查来看，现阶段社区计划生育档案动态化管理还存在很多的问题和不足：其一，动态化管理意识不足，很多情况下的档案都缺乏实时更新，出现了很多与实际情况不吻合的情况，使得档案管理工作质量大打折扣；其二，动态化管理缺乏信息共享平台，不利于档案管理工作效率的提高；其三，动态化管理人才素质不高，难以借助现代化的信息技术去促进管理质量的提高，使得档案管理的信息难以实现动态化；其四，社区计划生育动态化管理缺乏制度支撑，由于制度内容中存在很多与动态化管理不相适应的条款，制约了动态化管理工作的开展。如果上述存在的各种问题，长期得不到解决的话，势必会影响到社区计划生育档案动态化管理的质量，因此，我们应该积极采取有效的措施进行改善和调整。

三、社区计划生育档案动态化管理体系的构建

构建社区计划生育档案动态化管理体系，需要统筹兼顾，处理好档案管理过程中，人力、物力、财力之间的关系，使得都处于运转状态，以构建动态化管理体系。

1.做好社区计划生育档案的教育宣传

社区计划生育档案的动态化管理，是在良好的计划生育档案管理的意识氛围中开展的。据此应强化教育和宣传工作：其一，积极对于社区领导层开展计划生育工作教育和宣传，使得其意识到计划生育档案管理工作的开展，是计划生育工作的重要内容；其二，积极在社区范围内开展计划生育档案管理工作重要性宣传工作，使得其积极的参与到社区计划生育档案管理工作中去；其三，积极针对于社区计划生育档案管理人员开展教育，使得其以高度的责任感去开展各项工作。

2.加强社区计划生育档案的投资力度

良好的现代化社区计划生育档案工作环境，是提高计划生育档案管理动态化运作效率的基础和前提。从这个角度来讲，我们应该积极做好以下几方面的工作：其一，积极构建社区计划生育档案管理系统，采购相应的硬件和软件设备，为开展社区计划生育档案管理工作奠定信息平台基础；其二，积极开展有针对性的社区计划生育档案管理技术应用培训，使得工作人员熟悉系统运作原理，保证档案管理工作朝着信息化的方向发展和进步；其三，做好社区计划生育档案管理数据库的维护和管理，保证其处于安全、稳定、科学的运转状态，为后期计划生育档案管理和应用打下基础。

3.不断提高社区档案管理人员的素质

只要当社区计划生育档案管理人员，意识到档案管理的重要性，明确自身的权利和责任，不断学习和进步，秉持高度的责任感去参加工作，才能够促进社区档案管理的动态化发展。因此，社区档案管理人员应该不断提高自身素质：其一，积极参与到企业组织的社区档案管理理论、系统、技术学习活动中去，不断熟悉使用技巧，为促进档案管理的信息化水平做出贡献；其二，积极学习上级档案管理方面的规章制度、文件精神，切实的培养自我严谨工作作风，保证将各项社区档案管理工作做到实处；其三，不断开展自我批评活动，以此去总结和归纳自身档案管理工作中的缺陷和不足，为不断完善社区档案管理规范打下基础。

4.建立健全社区档案管理制度体系

由于社区档案的动态化管理，涉及面比较广泛，牵涉内容多样化，需要在社区动态化管理制度的基础上来开展。具体来讲，可以从以下几个角度来进行：其一，针对于目前社区档案管理制度中存在的不合理的情况，进行改善和调整，以展现出条款的时效性，及时性和高效性为基本原则，使得制度运行得更加高效，更加符合动态化管理体系构建；其二，建立健全社区档案监督管理机制，在社区档案管理制度的基础上，制定相应的检查制度，保证对于社区档案管理的情况进行监督和管理，以保证社区计划生育档案管理工作的有序开展。

四、结语

计划生育不仅仅利国利民，而且是提高人口素质少生优生的有力手段。社区的计划生育工作是最基础的计划生育工作，只有搞好社区的计划生育工作，才有可能搞好整个社会的计划生育工作。以社区动态化档案管理体系构建的方式，将使得社区计划生育管理工作质量和效益不断提高。

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（责任编辑：赵媛）