ERP系统在企业财务管理中的应用探讨

于巧玲

（黑龙江名远会计服务有限公司，黑龙江哈尔滨150000）

摘　要：世界经济全球化使得企业的业务发展以及竞争环境变得复杂化，企业财务管理面临着各种挑战。erp系统已经成为企业财务管理的必然趋势，但是其在应用过程中还存在着诸如“人机不和”、财务信息失真、风险管控不足等问题。本文将分析ERP在财务管理中的应用，指出应用过程中存在的问题，并提出相应对策。

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关键词 ：ERP系统；企业；财务管理；应用

中图分类号：F275文献标志码：A文章编号：1000-8772（2014）22-0112-02

收稿日期：2014-07-10

作者简介：于巧玲（1978-），女，汉族，黑龙江省哈尔滨市人，会计师，主要研究方向为企业财务管理、企业纳税筹划和会计电算化与企业信息化结合。

一、引言

随着经济全球化的发展，我们已经进入了信息时代，无论是从外部的系统应用还是企业发展所需要的角度来看，信息对于企业的发展都有着很重要的作用。财务管理的完善与否对于企业的经营、投资以及筹资活动是否能够达到利益最大化有着相当重要的意义，而其完善与否则是建立在企业所获取、整合的内外部信息是否充足以及准确的基础上。传统的财务信息记录、核算以及信息的整合都存在着太多的不便，工作量大并且效率低下。为了能够适应当下商业社会激烈的竞争，企业必须拥有足够敏捷的反应能力以及最有效的防范措施。ERP系统对内整合企业各个部门的财务信息以及有价值的管理信息，对外则将企业置于横向以及纵向的交易的过程中以获取企业所需要的信息，成为企业财务管理非常重要的工具。海尔、联想、移动等国内大型企业都成功的通过对ERP系统的应用来进行财务管理，但是由于ERP系统是从西方国家引进，并且其发展时间短暂，加上经济的迅速发展，在其应用中还存在着很多问题，亟待我们解决。

在企业进行财务管理的过程中，ERP不仅提供了基本的财务职能，而且为企业经营以及业务提供了一个全新的工作平台，建立了财务与业务一体化的管理与核算的模式，近而达到企业内部财务与业务协同进行，并为企业获取足够的外部信息的效果。在ERP这种信息集成的状态下，其最重要的应用除了收集企业发展所需信息外，还在于其可以自动的对信息进行分析与转化。首先，在经济活动的开始，销售业务员将每笔业务分类进行信息录入，比如销售订单、发票、出库单等，ERP系统可以将这些信息转化为企业所需的财务信息，比如销售业务、入库及付款、内部往来及报销、固定资产购买等。其次，ERP系统可以按照指令分析各项信息，转化为所需要的财务信息。比如，如果企业业务量相当大，而恰巧我们又对系统的运行效率要求非常高，我们就可以通过ERP系统可以选择按照天、周或者月来自动生成凭证。再次，ERP系统的子模块可以将上述形成的信息进行集成，为财务分析提供数据。比如，其报表分析子模块、预算管理子模块、资金子模块等，尤其是其财务系统。最后，ERP系统可以将企业上游供应商、下游客户以及行业内竞争对手的信息进行整合、分析与对比，为企业做出正确的决策提供依据。

二、ERP系统在企业财务管理中的应用存在的问题

（一）ERP系统与企业财务管理的衔接存在一定问题

由于激烈的市场竞争以及信息技术的发展，企业越来越重视财务管理，它们越来越多的应用各种财务管理软件。据统计，我国企业对于财务管理软件的需求每年在200亿人民币以上。近几年，QAD、微软等公司也纷纷在中国出售ERP软件，国内的像用友等软件公司也开展了ERP系统的建设，但是实际上软件本身或多或少的与企业财务管理存在着不协调的问题。一方面，系统本身在应对市场复杂多变的环境下不够灵活。比如，在半自动化下的财务管理信息化的条件下，对于财务管理的数据采集系统存在着一定困难。另一方面，我国企业的种类较为复杂，并且规模大小不一，无论是技术水平还是管理结构都存在着很大的变化，ERP系统无法完全应对这些问题。比如，梅亚公司作为最早应用ERP系统的公司之一，投资了近一亿元来引入ERP系统，在不到两年半的时间内，公司宣告破产，因为系统仅能帮其处理2.4%的当天订单，这要比手工操作还要慢。原因就在于，公司在运营中完全依赖ERP系统，然而该系统并没有适应企业的需要，两者之间的关系并没有协调好。

（二）容易引起财务信息的失真

即使ERP系统能够实现企业财务管理的自动化，但是其信息的录入以及保存仍然需要人工操作，因此不可避免的会出现差错。由于ERP系统所进行的后续分析都是源自于原始数据，一旦原始数据出现错误，会引起“蝴蝶效应”，导致所有的信息出现错误。此外，在数据保存方面，如果系统的权限设置不够完善，那么信息也极容易被不留痕迹的进行更改，进而改变整个信息处理过程。2004年，HP的项目经理曾说：“随着ERP系统的部署，我们出现了很多问题，因为一个销售数据的错误，我们损失了1.6亿美元的订单。”

（三）财务风险加剧

与传统的财务管理相比，由于ERP系统将信息予以集成，因此财务管理风险也同时加剧。传统的财务管理模式之下，由于是手工帐或者是电算化系统进行的会计信息统计，因此会计人员或者相关工作人员在进行查账时，只能看到其中一笔或者一类业务的会计信息。比如，传统模式下，出纳只有权限查看银行存款、与现金有关的账簿。而在ERP系统下，根据不同的检索条件或者不同的指令，相关人员就可以调出其所需要的任何信息，即使这些信息对于其个人而言具有很强的保密性。

三、ERP系统在企业财务管理应用中的建议

（一）双向考虑ERP系统的应用与企业的发展

由于系统本身的局限性以市场多变的经济环境，企业必须在ERP系统与企业的发展之间形成双向考虑。一方面，ERP系统的研发与应用应当从企业财务管理的实际需要出发。一是要针对不同的企业类型以及规模予以研发；二是要在研发过程中不断更新以适应企业的快速发展；三是要尽量完善ERP系统的硬件系统，如权限设置、安全系统等。另一方面，企业在进行财务管理中不能完全依赖ERP系统。市场环境是多变的，企业的经营状况也是多变的，而ERP则仅仅是一个不能灵活改变的系统。海尔集团在运用ERP系统过程中，针对ERP系统本身的局限性，结合企业的发展状况，制定出了一系列文件来规范适用于ERP系统的财务管理项目以及不适用的项目，将传统的财务管理方法与ERP系统形成对接，尽可能降低ERP系统带来的固有风险。

（二）防范财务信息失真现象

对于ERP系统，要防范其出现信息失真现象，企业应当从原始数据开始控制。一方面，加强原始数据录入的内部控制。比如，对销售清单、出库单等原始凭证（纸质单据）的核对与检查，对于金额以及科目、业务录入的录入进行重复核对。此外，还要注意数据的保存。数据的保存对于中后期的财务管理有着重要的作用。由于ERP系统本身的限制，企业可以采取严格限制系统访问权限的方式尽可能避免信息的失真。值得注意的是，在进行硬件管理的同时，要采用各种方式加强财务管理人员的职业道德素养，避免因内部人员的失职而导致财务信息的失真。

（三）加强财务管理风险防范

相对于传统的手工账，ERP系统下的财务管理风险虽然已经得到了降低，但是基于内外部原因依旧存在着一定风险，企业需要采取各种措施降低财务管理风险。首先，全面建立企业内部控制，尤其是上文所述的对原始数据的控制。企业可以建立部门与部门之间的牵制与监督制度，严格实行岗位分离制。比如，数据输入人员要与审核人员相分离，系统维护人员不得进行日常的会计处理等。其次，加强财务信息的保密性。除了要加强系统的权限设置之外，企业还应当对系统进行及时的日常维护，尤其是安全系统，以保证财务信息不外漏。最后，企业应当定期对数据进行清理。ERP系统虽然是一个庞大的数据库，可以有效的处理数据存储与分析，但是数据过多依旧会影响到ERP系统的工作，可能将一个数据分析为另一业务或者另一会计科目等。

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参考文献：

[1]李瑞，ERP在企业管理中的应用分析[J].产业与科技论坛，2014（02）.

（责任编辑：陈丽敏）